Trực quan hóa dữ liệu giúp người làm HR giúp trình bày và truyền đạt thông tin tới các bên liên quan một cách hiệu quả. Trong thế giới ngày nay, các doanh nghiệp khó có thể thành công và phát triển bền vững nếu không sử dụng dữ liệu.

Trong bài viết này, GEM Global mang đến bạn các cách sử dụng trực quan hóa dữ liệu nhân sự, thông qua đó kể câu chuyện tạo ảnh hưởng một cách hiệu quả.

I. Trực quan hóa dữ liệu là gì?

Thế giới của chúng ta đang ngày càng dựa trên data-driven, và để duy trì tính cạnh tranh trong bối cảnh kinh doanh, điều quan trọng hơn hết là bạn cần phải xem và hiểu được dữ liệu. Trực quan hóa dữ liệu nhân sự đặc biệt quan trọng vì bạn sẽ không bị dẫn dắt bởi bản năng hoặc trực giác khi đưa ra bất kỳ quyết định nhân sự nào nữa.

Trực quan hóa dữ liệu có thể được định nghĩa là trình bày thông tin và dữ liệu dưới dạng đồ họa. Việc sử dụng biểu đồ, bản đồ và đồ thị giúp bạn có thể dễ dàng hiểu được các mẫu, xu hướng và các điểm ngoại lai trong dữ liệu.

Bằng việc trực quan hóa, bạn không chỉ có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thông qua thông tin chi tiết thu thập được, mà còn cung cấp cách trình bày dữ liệu cho những người không chuyên về kỹ thuật nhưng cần được truyền đạt rõ ràng về mặt thông tin.

Các chuyên gia và nhân viên nhân sự sử dụng phân tích dữ liệu để giúp định hướng các quyết định về quản trị nguồn nhân lực, khả năng lãnh đạo và tuyển dụng cho tổ chức. Một báo cáo dữ liệu có sử dụng hình ảnh trực quan sẽ mang lại thông tin có sức ảnh hưởng và chuyên sâu, hơn là những bản báo cáo chỉ được thể hiện bằng các dấu đầu dòng hoặc đánh số.

II. Vì sao trực quan hóa dữ liệu lại cần thiết với người làm HR?

Các chuyên gia nhân sự đôi khi thiếu đi kỹ năng trực quan hóa dữ liệu (khoảng cách năng lực – skill gap). Tuy nhiên, trực quan hóa dữ liệu mang đến cho các chuyên gia nhân sự cơ hội đáng kể để cung cấp những hiểu biết có ý nghĩa về nguồn nhân lực tài năng của tổ chức, và hoàn toàn có thể bổ sung bằng các khóa học chuyên sâu.

Bộ phận Nhân sự cũng thường xuyên làm việc với lượng dữ liệu khổng lồ. Hàng ngày, người làm HR cần thu thập dữ liệu về bảng lương và các thông tin về phúc lợi, sự gắn kết của nhân viên, những phản hồi của họ và đánh giá hiệu suất. Ngoài ra, người làm HR cũng cần thu thập các dữ liệu cốt lõi của nhân viên như tên, địa chỉ, số điện thoại, bộ phận được phân công, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, các kỹ năng đặc biệt và bằng cấp, cùng nhiều dữ liệu khác. Tổ chức càng lớn thì càng có nhiều dữ liệu để thu thập.

Trực quan hóa là chìa khóa để truyền tải thông điệp khi có một lượng lớn dữ liệu. Trên thực tế, bộ não của chúng ta xử lý hình ảnh nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản. Bằng cách sử dụng trực quan hóa dữ liệu, người làm HR có thể tăng tác động của nguồn nhân lực đối với doanh nghiệp.

Việc trực quan hóa dữ liệu nhân sự quan trọng còn nằm ở các lý do sau:

• Trực quan hóa dữ liệu nhân sự cung cấp insight và các phân tích quan trọng hơn về quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự tài năng, thông qua đó người làm HR có thể hiểu rõ hơn các yếu tố như năng suất, lương thưởng và văn hóa công ty để cải thiện sự gắn kết của nhân viên.
• Trực quan hóa dữ liệu khai thác kỹ năng xử lý hình ảnh của một cá nhân để giải thích trực quan khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp. Điều này dẫn đến sự rõ ràng hơn trong cách diễn giải dữ liệu đang xem.
• Dữ liệu cho phép người làm HR chuyển từ việc ra quyết định định tính hoặc cảm tính sang những hiểu biết sâu hơn dựa trên dữ liệu. Khi có dữ liệu mới, những người có chuyên môn về dữ liệu sẽ cùng tham gia phân tích. Trực quan hóa dữ liệu cho phép nhân sự và các bộ phận khác nhau trong tổ chức khám phá và xác định ý nghĩa trong dữ liệu.
• Trực quan hóa dữ liệu cải thiện độ minh bạch trên các bộ dữ liệu.
• Người làm HR có thể dễ dàng chia sẻ thông tin chi tiết tìm thấy được từ dữ liệu với những người ra quyết định, những người có thể không có thời gian hoặc hiểu biết nhiều về cách đọc các tập dữ liệu chưa được chỉnh sửa.

III. Lịch sử của trực quan hóa dữ liệu

Ngày nay, chúng ta nhận thấy rằng việc trực quan hóa dữ liệu đã được đề cập đến nhiều hơn. Tuy nhiên sự thật rằng, việc trực quan hóa này đã được sử dụng như một công cụ để truyền đạt thông tin chi tiết trong hàng trăm năm qua, dù không sử dụng bất kỳ công nghệ hiện đại nào.

Trước thế kỷ 17, trực quan hóa dữ liệu chủ yếu tồn tại dưới dạng bản đồ có hình dạng của các ký hiệu đánh dấu như thành phố, đường giao thông, đánh dấu vùng đất và khu vực tài nguyên thiên nhiên. Tuy nhiên, khi con người nhận ra việc cần phải lập bản đồ chính xác hơn thì nhu cầu cần có hình ảnh trực quan tốt hơn tăng lên. William Playfair và Charles Joseph Minard là hai nhân vật lịch sử nổi bật trong thời kỳ này bởi những đóng góp của họ trong việc trực quan hóa dữ liệu.

William Playfair, một kỹ sư và nhà kinh tế chính trị người Anh, được công nhận rộng rãi là người sáng lập ra một số biểu đồ nổi tiếng nhất mà chúng ta sử dụng ngày nay, chẳng hạn như biểu đồ hình tròn, biểu đồ đường và biểu đồ thanh vào cuối những năm 1700 đầu những năm 1800. Lần đầu tiên ông sử dụng các biểu đồ trực quan để giải thích nền kinh tế Anh trong Bản đồ thương mại và chính trị mà ông xuất bản là vào năm 1786.

Một nhân vật quan trọng khác trong lịch sử trực quan hóa dữ liệu là kỹ sư xây dựng người Pháp Charles Joseph Minard, người được cho là đã tạo ra các sơ đồ luồng (flow map). Tác phẩm nổi tiếng nhất của ông là sơ đồ trực quan cuộc chiến tranh Pháp-Nga của Napoléon năm 1812.

Còn nhiều những nhân vật khác có ảnh hưởng đến trực quan hóa dữ liệu trong thời gian này, và thành tựu của họ đã theo chúng ta đến ngày hôm nay.

IV. Cách sử dụng trực quan hóa dữ liệu nhân sự

1. Sử dụng trực quan hóa dữ liệu cho Tuyển dụng (Recruiting)

Trực quan hóa dễ diễn giải và cho phép đội nhóm của bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Ví dụ: bạn có thể tìm được nền tảng tuyển dụng nào mang lại cho bạn những ứng viên đáp ứng yêu cầu công việc nhiều nhất hoặc chi phí cho mỗi đợt tuyển dụng. Nhiều Applicant Tracking System (ATS) – Hệ thống quản lý hồ sơ ứng viên –  đã tích hợp các chức năng báo cáo, nhưng không phải tất cả các công cụ báo cáo đều có chức năng giống nhau, và nhiều ATS chỉ cung cấp những tính năng cơ bản.

2. Sử dụng trực quan hóa dữ liệu đo lường sự thay đổi nhân sự (Employee turnover)

Để tìm hiểu về Employee turnover, hãy theo dõi số lượng nhân viên rời công ty trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một năm. Con số này bao gồm cả những người tự nguyện từ chức và bị sa thải. Bằng cách triển khai trực quan hóa dữ liệu, bạn có thể dự đoán khi nào cần thực hiện tuyển dụng để lấp đầy các vị trí trống, chẳng hạn khi có một lượng lớn nhân viên rời khỏi một bộ phận cụ thể.

3. Sử dụng trực quan hóa dữ liệu cho việc Giữ chân nhân viên (Retention)

Tương tự như Employee turnover, bạn có thể trực quan hóa dữ liệu giữ chân nhân viên để biết lý do và điều gì thúc đẩy họ muốn ở lại tổ chức của bạn ở các quốc gia, phòng ban hoặc thậm chí là các đội nhóm khác nhau. Đây là một cách dùng dữ liệu để giữ chân nhân tài trong tổ chức của bạn.

4. Sử dụng trực quan hóa dữ liệu đo lường năng suất

Có nhiều cách bạn có thể sử dụng trực quan hóa dữ liệu để nâng cao năng suất của nhân viên. Ví dụ: yêu cầu nhóm của bạn sử dụng lưu đồ để trực quan hóa các quy trình hoặc sơ đồ tư duy khi động não. Bằng cách triển khai các hình ảnh đồ họa vào quy trình của bạn, nhóm của bạn có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào những đầu việc quan trọng hơn.

5. Sử dụng để trực quan hóa các xu hướng trong tương lai

Cách tốt nhất để hiểu các xu hướng trong tương lai là phân tích dữ liệu trong quá khứ mà bạn đã thu thập. Phân tích dự đoán là việc sử dụng phân tích dữ liệu để đưa ra dự đoán trong tương lai. Nếu bạn theo dõi các điểm dữ liệu có liên quan, bạn sẽ có thể phân tích các vấn đề có tính liên kết chặt chẽ với nhau như: sự thành công trong tuyển dụng hoặc thậm chí doanh thu thông qua sự tham gia của nhân viên.

6. Sử dụng trực quan hóa dữ liệu trong lập kế hoạch lực lượng lao động

Lập kế hoạch cho lực lượng lao động là quá trình phân tích nhân viên hiện tại của tổ chức bạn, theo dõi dự kiến tăng trưởng hoặc các thay đổi trong quá trình kinh doanh nhằm xác định các bước mà nhóm của bạn phải thực hiện để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng ở hiện tại và tương lai. Điều này cũng giúp bạn xem xét các phương pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất để tuyển dụng và giữ chân nhân tài.

Ngoài ra, người làm HR cũng có thể cung cấp những thông tin có ý nghĩa về doanh nghiệp và hiển thị các kết nối hoặc mối quan hệ giữa các biến như sự hài lòng trong công việc, cam kết của nhân viên, sự gắn kết, động lực và hiệu suất. Những nhân viên hài lòng với công việc thường có hiệu suất làm việc cao hơn những nhân viên không hài lòng và ngược lại. Việc sử dụng các chỉ số này có thể giúp bạn hiểu được nỗ lực duy trì và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Phương pháp tường thuật/storytelling là một yếu tố thiết yếu của trực quan hóa dữ liệu. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng, con người có khả năng ghi nhớ câu chuyện nhiều hơn là dữ liệu, sự kiện hoặc thậm chí là số liệu. Khi sử dụng phương pháp storytelling, dữ liệu sẽ trở nên vô cùng sống động. Người làm HR sẽ có cơ hội để giải thích lý do vì sao thông tin từ dữ liệu thu thập được lại quan trọng, đặc biệt là với các nhà lãnh đạo và người ra quyết định trong tổ chức của bạn.

Hiện nay có nhiều công cụ trực quan hóa dữ liệu cả miễn phí và trả phí mà người làm HR có thể sử dụng. Một trong những công cụ tuyệt vời để bạn bắt đầu tập sử dụng nếu có một số dữ liệu cần theo dõi là phần mềm Excel hoặc Google Sheet. Tuy nhiên, Excel và Google Sheet vẫn còn mang tính thủ công nhiều. Do đó, nếu bạn đang cần xử lý nhiều dữ liệu hơn, tốt nhất nên đầu tư vào các công cụ trực quan hóa dữ liệu như Tableau hoặc Power BI.

V. Cần làm gì để trực quan hóa dữ liệu hiệu quả?

Một bảng trực quan hóa dữ liệu tốt sẽ kể một câu chuyện tạo ảnh hưởng đã được loại bỏ những thông tin không cần thiết và làm nổi bật các chi tiết hữu ích. Tuy nhiên, việc thực hiện sẽ khá phức tạp nếu như bạn không có phương pháp. Bạn có thể tham khảo các bước sau đây khi cần trực quan hóa dữ liệu:

1. Xác định mục đích

Để có được thông tin phù hợp nhất từ dữ liệu của bạn, bạn nên tìm hiểu mình sẽ phải đặt câu hỏi gì. Bằng việc xác định mục đích cho trực quan hóa dữ liệu của mình, bạn sẽ có thể loại bỏ tất cả số liệu làm nhiễu loạn thông tin trong dữ liệu của mình. Ví dụ: mục tiêu trực quan hóa của bạn có thể là thể hiện sự tác động tài chính của sự thay đổi nhân sự đối với lợi nhuận của doanh nghiệp.

2. Hiểu đối tượng xem báo cáo

Bạn sẽ trình bày dữ liệu mình thu thập được cho ai? Nhân sự cấp cao C-level? Hay trong đội nhóm của bạn? Hiểu đối tượng xem báo cáo sẽ cho phép bạn tạo hình ảnh trực quan phù hợp và thời gian tìm ra giải pháp và hành động sẽ được suy ra nhanh hơn. Chẳng hạn, khi giải trình cho nhân sự cấp C-level sự tác động của việc thay đổi nhân sự đối với doanh nghiệp, bạn có thể hình dung được tình huống chi phí tăng nếu số lần thay đổi nhân sự tiếp tục tăng.

3. Xác định dữ liệu nào tạo ra loại trực quan hóa tốt nhất

• Dữ liệu có khối lượng lớn: Không chỉ dữ liệu có khối lượng lớn phù hợp để trực quan hóa hơn dữ liệu có khối lượng thấp, mà càng nhiều dữ liệu phục vụ cho mục đích đã xác định thì dữ liệu sẽ càng chính xác.
• Dữ liệu đa biến: Có thể định nghĩa Dữ liệu đa biến là phân tích liên quan đến nhiều hơn hai biến phụ thuộc dẫn đến một kết quả duy nhất. Một ví dụ thực tế về điều này là xác định giá trị của một ngôi nhà. Để biết giá bán, công ty bất động sản sẽ xem xét các yếu tố như kích thước của ngôi nhà, số phòng ngủ và phòng tắm, và vị trí. Trong quản trị nhân sự, bạn có thể sử dụng dữ liệu đa biến theo nhiều cách. Ví dụ, bạn có thể dự đoán xếp hạng hiệu suất và mức lương của nhân viên. Biết được điều gì tác động đến kết quả là điều cần thiết vì điều này không phải lúc nào cũng giống nhau ở mỗi công ty.
• Nội dung: Triển khai các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn muốn trực quan hóa. Ví dụ: nếu bạn muốn so sánh các giá trị, bạn có thể sử dụng Biểu đồ tròn hoặc Biểu đồ Mekko. Mặt khác, Biểu đồ đường hoặc Biểu đồ đường hai trục sẽ tốt hơn để sử dụng phân tích xu hướng.
• Màu sắc: Chọn đúng màu sắc để thể hiện và phân biệt thông tin là điều quan trọng. Một nghiên cứu gần đây của Salesforce đã phát hiện ra rằng màu sắc ảnh hưởng đến mức độ ra quyết định nhanh chóng và chính xác của người dùng. Ví dụ: các gam màu lặng có thể khiến việc phân tích các biểu đồ trở nên khó khăn hơn.
• Sự chuyển động: Trực quan hóa dữ liệu động mang lại chuyển động hoặc hoạt ảnh để hiển thị các khía cạnh của dữ liệu khó có thể minh họa trong biểu đồ tĩnh. Kiểu trực quan hóa này có lợi khi biểu thị dữ liệu như tăng trưởng lực lượng lao động theo thời gian.

VI. Các loại trực quan hóa dữ liệu

Có nhiều cách khác nhau để trực quan hóa dữ liệu của bạn. Sau đây là một số loại trực quan hóa dữ liệu phổ biến:

• Các biểu đồ như biểu đồ đường và biểu đồ thanh là các dạng phổ biến để trực quan hóa dữ liệu. Biểu đồ được sử dụng để hiển thị các xu hướng hoặc tiến trình theo thời gian. Bạn cũng có thể sử dụng loại biểu đồ này để so sánh nhiều nhóm khác nhau nhưng có liên quan với nhau. Ví dụ, tỷ lệ thay đổi nhân sự ở các khu vực khác nhau.
• Biểu đồ phân tán (scatter plot) rất hữu ích trong các trường hợp bạn có quá nhiều dữ liệu và khó có thể nhanh chóng nhìn thấy mẫu. Biểu đồ dạng này sẽ hữu dụng nhất khi bạn muốn biểu thị mối quan hệ giữa hai tập dữ liệu lớn, chẳng hạn như số lượng nhân viên và sản lượng sản xuất.
• Biểu đồ tròn (pie chart) biểu thị các số theo tỷ lệ phần trăm và tổng của tất cả các phần phải bằng 100%. Bạn có thể sử dụng biểu đồ này để dễ dàng trực quan số lượng đơn ứng tuyển gửi về cho một vị trí bất kỳ và đến từ nền tảng tuyển dụng nào.
• Bản đồ nhiệt (heat map) biểu thị mối quan hệ giữa hai mục và cung cấp thông tin xếp hạng, chẳng hạn như từ cao đến thấp bằng màu sắc. Bản đồ nhiệt có lợi trong việc phát hiện các mẫu và phân tích xu hướng một cách nhanh chóng.
• Sơ đồ ma trận (matrix diagram) giúp các nhà quản lý nhân sự trực quan hóa và đánh giá các mối quan hệ dữ liệu phức tạp để đưa ra các quyết định sáng suốt hơn. Bạn có thể sử dụng các sơ đồ này để xác định nguồn gốc của vấn đề, đáp ứng các tiêu chí với thông số kỹ thuật hoặc phân bổ tài nguyên dựa trên nhu cầu.

Mẹo khi trực quan hóa dữ liệu

• Quyết định biểu đồ hoặc đồ thị nào là tốt nhất để trực quan hóa dữ liệu của bạn dựa trên mục đích đã xác định và đối tượng người xem đang hướng đến.
• Hãy chắc chắn rằng dữ liệu của bạn được sắp xếp logic và dễ đọc. Điều này sẽ giúp người theo dõi báo cáo xử lý dữ liệu nhanh hơn, đặc biệt khi cần phân tích tập dữ liệu lớn.
• Sử dụng màu sắc phù hợp để trình bày theo phương pháp kể chuyện nhanh hơn bằng cách làm nổi bật thông tin quan trọng.
• Triển khai dữ liệu bằng các hình dạng và thiết kế trực quan theo ý bạn để thể hiện rõ quan điểm của bản thân.
• Thêm những đoạn văn bản cần thiết nếu hình ảnh chưa thể hiện đủ rõ ràng ý tưởng của bạn.
• Đừng cố ý trình bày sai dữ liệu, chẳng hạn như sử dụng tỷ lệ không nhất quán khi so sánh kích thước hoặc sử dụng màu sắc không phù hợp.

VII. Dashboard Nhân sự

Các nhà quản trị nhân sự cần nhanh chóng xem xét và phân tích tất cả dữ liệu về chỉ số hiệu suất chính (KPI) trong cùng 1 bảng. Và đây là lúc dùng đến Dashboard Nhân sự. Dashboard Nhân sự là công cụ sắp xếp dữ liệu liên quan đến nhân sự, ví dụ như các thông tin, báo cáo và KPI thành các hình ảnh trực quan dễ hiểu. Nó cho phép các chuyên gia nhân sự theo dõi và phân tích các số liệu liên quan đến tổ chức, đồng thời cũng giúp trong việc báo cáo, ra quyết định và thu thập thông tin chi tiết có giá trị.

Ví dụ về trực quan hóa dữ liệu nhân sự

Hãy đi sâu vào một số ví dụ thực tế các cách mà bạn có thể trực quan hóa dữ liệu nhân sự:

1. Time-to-start

Tổ chức của bạn cần thuê 150 nhân viên bán hàng ở nhiều thành phố để hỗ trợ mùa cao điểm ngày lễ. Đã có sẵn dữ liệu từ những năm trước mà bạn có thể sử dụng để tính toán time-to-start: số ngày mà vị trí tuyển dụng được mở cho đến ngày người mới bắt đầu công việc.

Phân tích dữ liệu này cho biết bạn nên chuyển các nguồn tuyển dụng của mình sớm như thế nào để tập trung tuyển dụng cho những vai trò này. Ví dụ: nếu bạn thấy mất 35 ngày ở một thành phố nhưng 52 ngày ở một thành phố khác, thì giải pháp tốt nhất là nên tập trung vào các thành phố có thời gian bắt đầu lâu hơn trước. Có nhiều cách bạn có thể trực quan hóa dữ liệu này; tuy nhiên, biểu đồ thanh là sự lựa chọn tốt nhất.

2. Thay đổi nhân sự

Bộ phận nhân sự của bạn muốn theo dõi sự thay đổi nhân viên trong 12 tháng qua. Mặc dù bạn biết tỷ lệ thay thế nhân viên tổng thể là 15 phần trăm, nhưng sẽ có nhiều cách hiệu quả hơn để truyền đạt kết quả của bạn hơn là đưa tỷ lệ phần trăm này cho cấp lãnh đạo của bạn. Ngoài ra, việc thể hiện suông bằng phần trăm cũng không thể kể được một câu chuyện thể hiện toàn cảnh vấn đề, từ đó không có được sự tác động lớn để đưa ra những quyết định thay đổi.

Thay vào đó, bạn có thể sử dụng trực quan hóa dữ liệu để chia nhỏ sự thay đổi nhân viên theo từng giai đoạn, vị trí, bộ phận, nhóm hoặc thậm chí cả giới tính. Với tất cả các yếu tố dữ liệu này, bạn có thể cần nhiều hơn một hình ảnh trực quan để trình bày rõ quan điểm của mình. Ví dụ: hiển thị sự thay đổi nhân viên theo giới tính có thể được biểu thị tốt nhất bằng biểu đồ tròn, trong khi các phòng ban thì sử dụng biểu đồ thanh sẽ hiệu quả hơn.

3. Sự đa dạng của nhân sự

Sự đa dạng của nhân sự trong tổ chức là một số liệu tuyệt vời để theo dõi bằng trực quan. Giả sử bạn muốn biết phân bố độ tuổi của lực lượng lao động hoặc tỷ lệ phần trăm giới tính theo bộ phận. Trong trường hợp đó, biểu đồ cột xếp chồng có thể là một cách hiệu quả để trực quan hóa dữ liệu.

Nếu bạn đầu tư vào Dashboard Nhân sự, bạn có thể đã có được những điều này chỉ bằng một nút nhấn. Mặt khác, Excel có một công cụ tạo biểu đồ nơi bạn có thể nhập dữ liệu bạn muốn xem theo cách thủ công.

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Cách sử dụng trực quan hóa dữ liệu nhân sự để kể câu chuyện tạo ảnh hưởng. Sắp tới, GEM Global sẽ khai giảng khóa Analytics In Human Resource Management (Phân Tích Dữ Liệu Trong Quản Trị Nhân Sự) nhằm cung cấp toàn diện tư duy, kỹ năng và phương pháp Phân tích dự liệu trong Nhân sự nhằm nâng cao năng lực phân tích dữ liệu nhân sự và ứng dụng vào công việc thực tế.

🔻Khám phá chi tiết khóa học TẠI ĐÂY

Nguồn: AIHR, GEM Global biên soạn và biên dịch