Câu Chuyện Xây Dựng Đội Ngũ Nhân Viên Làm Việc Từ Xa: Luôn Là Thách Thức Với Lãnh Đạo

Theo Diễn Đàn Doanh Nghiệp, kỷ nguyên số và gần đây nhất là đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy hình thức làm việc từ xa, cũng như các nhóm làm việc trực tuyến. Tuy nhiên, sự gia tăng của xu hướng này đã mang lại nhiều thách thức cho lãnh đạo các tổ chức.

Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global tìm hiểu thêm về hình thức làm việc từ xa cũng như những thách thức đối với các doanh nghiệp và giải pháp tối ưu để tiếp nhận xu hướng này.

Hình thức làm việc từ xa là gì?

Theo Gartner, làm việc từ xa (trong tiếng anh là Remote Work) hay làm việc tại nhà (Work From Home – WFH) là một hình thức làm việc linh hoạt cho phép nhân viên làm việc từ một địa điểm xa bên ngoài văn phòng công ty. Đối với những nhân viên có thể hoàn thành công việc ở môi trường không phải công ty, hình thức này có thể giúp đảm bảo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, tiếp cận nhiều cơ hội nghề nghiệp hoặc giảm chi phí di chuyển.

Ngoài việc cung cấp lợi ích cho nhân viên, hình thức này cũng cung cấp cho các doanh nghiệp một số điểm thuận lợi như tăng sự hài lòng và giữ chân nhân viên, tăng năng suất và tiết kiệm chi phí cho các nguồn lực vật chất. Tùy vào khả năng của tổ chức mà có thể cho phép nhân viên sắp xếp làm việc từ xa tạm thời hoặc lâu dài, bán thời gian hoặc toàn thời gian, thỉnh thoảng hoặc thường xuyên. Ngoài ra các doanh nghiệp khi cho phép thực hiện hình thức này cũng sẽ đưa ra các yêu cầu cho nhân viên về chính sách quản lý việc sử dụng thiết bị, an ninh mạng và kỳ vọng về hiệu suất làm việc.

3 thách thức với các lãnh đạo

Theo tiến sĩ Nguyễn Ngọc Cầu – giảng viên ngành Quản trị thuộc Đại học RMIT Việt Nam –  cho biết: “Có vô số lợi ích từ việc làm việc từ xa và các nhóm làm việc trực tuyến. Nhiều số liệu cho thấy những người làm việc từ xa thường hạnh phúc hơn, ít có ý định rời bỏ công ty hơn và làm việc hiệu quả hơn nhân viên làm việc nơi công sở”.

“Các công ty cũng có thể hưởng lợi từ việc nhân viên làm việc hiệu quả hơn, chi phí thuê văn phòng thấp hơn, tỉ lệ nhân viên rời bỏ công ty thấp hơn và khả năng tiếp cận với nguồn nhân tài lớn hơn vì họ có thể tuyển dụng nhân sự từ khắp nơi trên thế giới”, Tiến sĩ Cầu bổ sung.

Xu hướng làm việc từ xa đã trở thành “bình thường mới” của xã hội kể từ sau đại dịch Covid-19. Theo Owl Labs, 16% tổ chức trên toàn thế giới hiện cho phép làm việc từ xa hoàn toàn, 56% sử dụng đội nhóm trực tuyến hoặc cho phép làm việc từ xa trong một số trường hợp. Một nghiên cứu khác của Gallup ước tính rằng hiện nay có 80% nhân sự làm việc hoàn toàn từ xa hoặc kết hợp (ít nhất là một phần từ xa). Đáng chú ý, Global Workplace Analytics cũng chỉ ra rằng số lượng người làm việc từ xa trên toàn cầu đã tăng hơn 150% kể từ năm 2015.

Tuy nhiên, theo Tiến sĩ Hoàng Trường Giang – giảng viên ngành Quản trị thuộc Đại học RMIT Việt Nam – cho rằng, sự gia tăng của hình thức này cũng như các nhóm làm việc trực tuyến cũng kéo theo một số thách thức. “Giao tiếp là một trong những khía cạnh thách thức nhất của hình thức làm việc trực tuyến. Thông tin sai lệch và cảm giác bị thiếu kết nối giữa các thành viên có thể xảy ra do không có tương tác trực tiếp ngoài đời”.

Thách thức thứ hai chính là việc làm việc trong các bộ phận, đội ngũ có quy mô toàn cầu ở những múi giờ khác nhau. Không phủ nhận rằng các nhóm này có khả năng thúc đẩy sự sáng tạo bằng cách cho phép thành viên khám phá sự khác biệt về văn hóa và chia sẻ ý tưởng với nhau. “Tuy nhiên, việc hợp tác có thể phức tạp vì các thành viên trong nhóm sẽ làm việc ở những múi giờ khác nhau. Điều này có thể khiến giao tiếp chậm trễ và giảm độ gắn kết của nhóm” – tiến sĩ Giang cho biết.

“Thách thức thứ ba là lỗi kỹ thuật. Khi sự cố kỹ thuật xảy ra nơi công sở, nhân sự phụ trách công nghệ thông tin sẽ hỗ trợ giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, những người làm việc từ xa thường phải dựa vào chính họ để giải quyết các rắc rối kể trên. Nếu không am hiểu về công nghệ, điều này có thể khiến họ mệt mỏi và giảm năng suất làm việc”.

Giải pháp cho câu chuyện làm việc từ xa của đội ngũ nhân viên

Tiến sĩ Cầu chia sẻ: “Với tư cách một lãnh đạo, việc trao quyền cho nhân viên thể hiện niềm tin của bạn vào khả năng của họ, đề cao tầm quan trọng của công việc, đồng thời cho phép họ đóng góp vào việc ra quyết định và loại bỏ các ràng buộc quan liêu. Trao quyền cho nhân viên có thể cải thiện tính kiên cường của các nhóm làm việc trực tuyến theo nhiều cách khác nhau”.

Để bắt đầu việc xây dựng đội ngũ làm việc trực tuyến, bằng cách trao quyền cho nhân viên, người lãnh đạo có thể tăng cường sự tự tin của họ vào bản thân và vào công việc được giao, từ đó tăng thêm sức mạnh của cả đội nhóm.

“Thứ hai, bằng cách loại bỏ những ràng buộc quan liêu đối với thành viên trong nhóm làm việc trực tuyến, có nhiều khả năng họ sẽ sáng tạo đổi mới trong việc tìm kiếm các giải pháp, từ đó cải thiện khả năng ứng biến”, Tiến sĩ Cầu nói.

Thứ ba, việc trao quyền cho nhân viên sẽ tác động đến tâm lý ảnh hưởng đến năng lực và quyết tâm của họ, có khả năng dẫn đến sự gắn kết các thành viên trong nhóm tốt hơn.

“Khi các thành viên trong nhóm tham gia nhiều hơn vào các hoạt động, họ sẽ dần quen biết nhau. Nhờ đó, khả năng làm việc nhóm về mặt tinh thần và hệ thống trí nhớ cộng tác (transactive memory) cũng sẽ được cải thiện” – tiến sĩ Giang giải thích.

Cuối cùng, việc trao quyền cho nhân viên thể hiện thông điệp rằng họ được tin tưởng để đưa ra các quyết định quan trọng. Quyền tự chủ tại nơi làm việc thúc đẩy khả năng học hỏi và đem đến cho nhân viên tâm lý an toàn. Theo Tiến sĩ Giang: “Một trong những thách thức đối với doanh nghiệp Việt Nam là lãnh đạo tổ chức nên điều hướng doanh nghiệp của họ như thế nào trong kỷ nguyên số này”.

Hình thức làm việc từ xa hay làm việc kết hợp đã âm thầm phát triển trong nhiều năm qua, nhưng việc xảy ra đại dịch Covid-19 đã khiến cho xu hướng này trở nên thịnh hành, một phần do hoàn cảnh bắt buộc và một phần do có lẽ mọi người đã nhận ra những lợi ích mà hình thức này mang lại.

Trong thời đại kỷ nguyên số ngày nay, thời đại mà mọi sự thích ứng nhanh chóng và kịp thời với những điều biến động trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, các doanh nghiệp càng cần phải có những giải pháp phù hợp để thích ứng với hoàn cảnh, không để bị thụt lùi và đào thải khỏi thị trường.

Việc xây dựng các đội nhóm kiên cường có thể giúp nhân viên vượt qua nhiều thách thức trong môi trường làm việc trực tuyến của tổ chức. Bằng cách chủ động trong lãnh đạo số, lãnh đạo các tổ chức tại Việt Nam có tiềm năng phát triển doanh nghiệp của họ, đóng góp cho kinh tế Việt Nam và gặt hái thành quả từ xu hướng chuyển đổi số.

Xem thêm bài viết: Nâng Cao Khả Năng Lãnh Đạo Qua Ngôn Ngữ Cơ Thể Và Giao Tiếp Phi Ngôn Ngữ

Nguồn: Diễn Đàn Doanh Nghiệp, GEM Global biên tập.