3 Bản Báo Cáo Quan Trọng Mà Các Nhà Quản Lý Cấp Trung Cần Quan Tâm

Trong vai trò của một nhà quản lý cấp trung, việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo sự phát triển và thành công của tổ chức.

Để thực hiện công việc này một cách hiệu quả, có 3 bản báo cáo quan trọng mà các nhà quản lý cấp trung cần quan tâm. Những báo cáo này sẽ giúp cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ làm việc của nhân viên, đánh giá đạt được mục tiêu và phát hiện các vấn đề cần được giải quyết.

Hãy cùng GEM Global tìm hiểu chi tiết về 3 bản cáo cáo này thông qua bài viết sau đây.

Báo cáo Tập trung (The Focus Report)

Báo cáo Tập trung thể hiện hiệu suất của nhân viên liên quan đến tình trạng thực tế của từng chỉ số quy trình mà họ được giao. “Tình trạng” của các chỉ số là con số thể hiện kết quả của chỉ số trong kỳ báo cáo trước đó. Ví dụ, nếu chỉ số trên bảng scorecard là “tỷ lệ trả hàng của khách hàng” và tỷ lệ trả hàng trong tháng 4 là 3%, thì trong Báo cáo Tập trung tháng 5, cột “tình trạng” sẽ hiển thị hiệu suất của nhân viên là 3%. Điều này giúp bạn biết được hiệu suất làm việc của nhân viên đang như thế nào, từ đó bạn có thể hỗ trợ họ để cải thiện chỉ số đó.

Khi xem xét tình trạng, bạn cũng có thể đánh giá dựa trên các tiêu chí được thống nhất từ trước, và có thể xác định xem là “tốt” hay “kém”. Bạn có thể sử dụng mục tiêu để thiết lập các tiêu chí đó. Ví dụ, đối với mỗi yếu tố quan trọng trên bảng scorecard, bạn có thể đặt ba mức mục tiêu: tối thiểu, đạt yêu cầu và xuất sắc. Mức mục tiêu tối thiểu là mức cuối cùng, nếu hiệu suất không đạt thì không được chấp nhận. Mức mục tiêu đạt yêu cầu là mức mà khi đạt được bạn sẽ cảm thấy hài lòng với hiệu suất của nhân viên, và mức mục tiêu xuất sắc là mức cao nhất, đạt đến độ xuất sắc.

Đối với một số yếu tố, ví dụ như “số lượng đơn vị sản xuất” thì càng cao càng tốt. Tuy nhiên, đối với những yếu tố khác như “tỷ lệ phế liệu” thì càng thấp càng tốt. Đây là lý do tại sao bạn cần thiết lập “Mục tiêu Tối thiểu hoặc Tối đa.” Nhờ đó, bạn có thể xác định hiệu suất chấp nhận được là bao nhiêu và phù hợp với từng loại yếu tố. Với các tiêu chí này, bạn có thể xác định ba tình huống khác nhau:

1. Hiệu suất xuất sắc khi chỉ số “tình trạng” vượt qua mục tiêu xuất sắc.
2. Hiệu suất tốt khi chỉ số “tình trạng” vượt qua mục tiêu đạt yêu cầu.
3. Hiệu suất kém khi chỉ số “tình trạng” thấp hơn mục tiêu tối thiểu.

Bên cạnh “tình trạng” và “mục tiêu,” một thông tin quan trọng khác là “xu hướng.” Xu hướng cho biết liệu hiệu suất của nhân viên đang tiến bộ hay đang tụt dốc. Ví dụ, hiệu suất của họ trong tháng trước có thể thấp hơn mức tối thiểu, nhưng xu hướng trong năm tháng gần đây có biểu hiện tích cực. Ngược lại, hiệu suất của họ trong tháng trước có thể tốt hơn mức đạt yêu cầu, nhưng xu hướng có thể là tiêu cực. Điều này cung cấp thông tin hữu ích để đánh giá sự phát triển và tiến bộ của nhân viên.

Việc điền thông tin vào Báo cáo Tập trung cho nhân viên của bạn là một công việc hữu ích. Nó giúp bạn suy nghĩ sâu hơn về những nhiệm vụ mà bạn đã giao cho họ, công thức định nghĩa chúng, dữ liệu được sử dụng để phân tích và những hành động họ cần phải thực hiện để cải thiện công việc.

Báo cáo Phản hồi (The Feedback Report)

Báo cáo thứ hai được gọi là Báo cáo Phản hồi, tổng kết những “tin tốt” và “tin xấu” dựa trên trạng thái của các chỉ số của nhân viên. Nó nhìn nhận các yếu tố nằm dưới mức tối thiểu và những yếu tố vượt qua mức đạt yêu cầu. Các yếu tố nằm giữa hai mức được xem là trong phạm vi chấp nhận.

Báo cáo Phản hồi cũng cho thấy số lần trong một chuỗi thời gian mà các chỉ số đã vượt quá mức đạt yêu cầu hoặc dưới mức tối đa/tối thiểu. Một cái nhìn tổng quan, bạn có thể thấy thông tin phản hồi về hiệu suất của nhân viên. Hãy thử tạo báo cáo phản hồi cho mỗi nhân viên, xem xét từng yếu tố trong báo cáo tập trung của họ và so sánh trạng thái với mục tiêu mà bạn đã đặt ra, ghi chú xem liệu nó tốt hơn mức đạt yêu cầu hay dưới mức tối đa/tối thiểu. Bạn cũng nên ghi chú về số lần liên tiếp mà yếu tố này đã vượt quá mức đạt yêu cầu hoặc dưới mức tối đa/tối thiểu.

Báo cáo Quản lý (The Management Report)

Là một nhà quản lý cấp trung, bạn cần nắm bắt thực tế về tình hình hiện tại đang diễn ra trong tổ chức của bạn, từ cấp dưới lên và từ cấp trên xuống. Tuy nhiên, nghiên cứu từng Báo cáo Tập trung của nhân viên trực tiếp và gián tiếp dưới quyền quản lý của bạn có thể tốn nhiều thời gian và không hiệu quả.

Để cung cấp thông tin về hiệu suất một cách tiện lợi hơn, Báo cáo Quản lý sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh chóng về những điểm nổi bật từ các Báo cáo Phản hồi của tất cả nhân viên trong tổ chức của bạn, bao gồm cả những người trực tiếp và gián tiếp dưới quyền quản lý của bạn.

Phương pháp này được gọi là “quản lý theo ngoại lệ.” Điều này có nghĩa là những người làm việc trong phạm vi chấp nhận sẽ không xuất hiện trong báo cáo này – do họ đang làm việc đạt yêu cầu và hiện tại, bạn ít có nhu cầu phải xem xét hiệu suất cá nhân của họ. Tuy nhiên, những người xuất sắc cũng như những người đang gặp khó khăn sẽ xuất hiện trong báo cáo này. Bạn đang tìm kiếm những trường hợp ngoại lệ ở cả hai đầu của giới hạn hiệu suất trong báo cáo này. Đương nhiên, việc báo cáo tất cả các trường hợp ngoại lệ trong Báo cáo Quản lý sẽ làm cho báo cáo này quá tải và làm giảm tính hiệu quả của nó. Do đó, hệ thống báo cáo được tích hợp sẽ xác định những trường hợp ngoại lệ nào được báo cáo lên cấp quản lý cao hơn.

Dựa trên nguyên tắc leo thang (escalation rule), các trường hợp chỉ số theo hướng ngoại lệ tích cực và tiêu cực sẽ được thể hiện trên bản báo cáo khi chúng tái diễn. Một quy tắc được đề xuất rằng cần có hai trường hợp ngoại lệ liên tiếp hoặc nhiều hơn, kém hơn mức tối đa/tối thiểu hoặc vượt qua mức có thể chấp nhận, thì vấn đề sẽ được gửi lên cấp cao hơn để giải quyết. Tuy nhiên, tốc độ tăng tiến lên cấp cao hơn sẽ phụ thuộc vào mức độ quan trọng của vấn đề đó. Một số vấn đề có thể được gửi lên lên cấp cao nhanh hơn nếu xảy ra ba trường hợp ngoại lệ liên tiếp, trong khi một số khác có thể được gửi lên chậm hơn.

Lý do đằng sau nguyên tắc leo thang là, ví dụ, một người quản lý nếu gặp phải vấn đề nào đó sẽ có thể cần một khoảng thời gian ngắn để tìm ra cách khắc phục. Nếu họ không làm được, vấn đề này sẽ được báo cáo lên cấp trên. Người sếp sẽ định ra một khoảng thời gian nhất định và giúp họ giải quyết vấn đề. Nếu vấn đề vẫn quá khó, nó sẽ được báo cáo lên cấp cao hơn trong hệ thống tổ chức. Nếu đó là một vấn đề nghiêm trọng và không ai có câu trả lời, thì vấn đề sẽ được thông tin cho người đứng đầu tổ chức. Điều này có thể là một vấn đề hệ thống nằm ngoài khả năng kiểm soát của người quản lý. Khi vấn đề xuất hiện trong Báo cáo Quản lý của bạn, bạn có thể nắm được những công việc mọi người đã làm để giải quyết vấn đề. Từ đó, bạn sẽ có thể dễ dàng can thiệp và tiếp tục tìm phương hướng xử lý.

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về 3 bản báo cáo quan trọng mà các nhà quản lý cấp trung cần quan tâm. Sắp tới GEM Global sẽ khai giảng Khóa học Phát triển năng lực quản trị cho quản lý cấp trung vào ngày 12/08 tại TP.HCM.

🔻Khám phá chi tiết khóa học TẠI ĐÂY

🔻Đăng ký nhận tư vấn và ưu đãi sớm nhất TẠI ĐÂY

Nguồn: Entrepreneur, GEM Global biên dịch và biên soạn.