Làm thế nào để luyện tập cho một bài thuyết trình quan trọng

Steve Jobs là diễn giả doanh nhân đáng kinh ngạc nhất trong thời đại của ông ta. Bill Gates từng gọi ông ta là một “phù thủy”, là người “làm phép thuật” trên sân khấu của mình. Tạp chí Fortune tuyên bố rằng các ghi chú của ông có thể thiết lập “trái tim cứng rắn đầy nhiệt huyết”. Jobs là một trong số ít các CEO có bài thuyết trình được đăng trên trang Wikipedia chuyên dụng; các chìa khóa của một mình ông ta có thể châm ngòi cho một sự đột biến trong cổ phiếu của Apple.

Nhưng nếu bạn kéo bức màn sân khấu lại, bạn có thể hiểu tại sao bài thuyết trình của ông có thể kỳ diệu đến vậy: thực hành, và lặp lại điều đó rất nhiều lần. “Hầu hết mọi người không nhận ra rằng những gì được trình bày ra bên ngoài thật ra đã được luyện tập rất, rất nhiều lần”. John Sculley, cựu giám đốc điều hành của Apple, nói với tôi. “Steve suy nghĩ và chuẩn bị kỹ càng về mỗi từ, mỗi bước, mỗi phiên bản khác nhau cho bài thuyết trình.”

Những nhà thuyết trình tốt nhất làm cho bài thuyết trình trông thật sự không cần phải quá nỗ lực bởi vì họ đặt nhiều nỗ lực để hoàn thiện cách trình bày của họ.

Trong gần 20 năm tôi đã làm việc với các nhà lãnh đạo của một số thương hiệu lớn trên thế giới-bao gồm Amazon, Coca-Cola, Intel, và McKinsey- để giúp đỡ những người thuyết trình từ tốt thành tuyệt vời hơn. Họ thường ngạc nhiên khi tôi chia sẻ các lời khuyên, nhưng tập luyện là cách sử dụng thời gian tốt nhất trước khi thực hiện một bài thuyết trình quan trọng. Chuẩn bị kỹ càng hơn sẽ làm giảm sự lo sợ và trở nên tự tin hơn.

Hãy suy nghĩ về điều đó theo cách này: Phi hành gia, phi công hãng hàng không, và hải quân SEALS không phải bẩm sinh mà có khả năng giữ bình tĩnh trong các cuộc khủng hoảng. Họ được đào tạo cho các tình huống áp lực cố định trong các điều kiện tương tự mà họ sẽ phải đối mặt. Tương tự như thế, trãi nghiệm nhiều lần việc trình bày trước người khác sẽ làm giảm sự lo lắng khi đứng trước một sự kiện lớn. Khác xa với việc khiến bạn xuất hiện như robot hay bị đóng khung, việc luyện tập sẽ giúp giải phóng bạn để có thể hứng thú với mỗi khoảnh khắc và truyền tải thông điệp của bạn với niềm đam mê và nhiệt huyết. Năm nguyên tắc này sẽ giúp bạn nhận có thể được nhiều nhất từ thời gian diễn tập của bạn.

Cam kết cải tiến 10x

“Phúc âm của 10x” là một triết lý kinh doanh phổ biến có nguồn gốc từ nhà đồng sáng lập Google, Larry Page. Trong trường hợp hầu hết các nhà lãnh đạo đều hài lòng với việc cải tiến 10%. Page kỳ vọng nhóm của mình để tạo ra sản phẩm tốt hơn 10 lần so với đối thủ cạnh tranh. Bất cứ điều gì khiến nó giảm, theo lý luận của Page, có nghĩa là sản phẩm hoặc công ty chỉ tương tự như công ty khác. Chiến lược tương tự cũng áp dụng cho việc trình bày trước mọi người. Nếu bạn muốn thực hiện một bài thuyết trình thu hút tất cả mọi người, tạo nên sự khác biệt đáng kể so với những người cạnh tranh của bạn, nó phải được chuẩn bị sẵn sàng để luyện tập nhiều hơn những gì bạn đã làm trong quá khứ, và chăm chỉ gấp 10 lần so với đồng nghiệp của bạn.
Một giám đốc điều hành tôi đã từng làm việc cùng để chuẩn bị khởi động một cuộc họp bán hàng hàng năm. Ông đã lên kế hoạch luyện tập cho 20 phút trình bày của mình khoảng 15 lần trước khi nó được diễn ra. Tôi nói với ông rằng Jill Bolte Taylor luyện tập bài nói TED Talk dài 18-phút khoảng 200 lần trước khi bước lên sân khấu- đã cho cô ấy một lợi thế gấp 10 lần. Bài phát biểu của cô, “Stroke of Insight”, có 25 triệu lượt xem trên riêng trang Ted.

Cam kết tập luyện 10x không đáng sợ như tưởng tượng. Lặp lại vài phút giới thiệu đầu tiên của bạn khi đang lái xe đi đâu đó hoặc lúc đang đi bộ cũng là cách luyện tập để hướng đến mục tiêu. Nếu có một phần đặc biệt phức tạp hoặc cần kỹ thuật để trình bày, hãy dành nhiều giờ để luyện tập  những phần đó.

Bắt đầu và kết thúc một cách mạnh mẽ

Tại thời điểm này, bạn có thể bắt đầu lo sợ rằng mình đã luyện tập quá kỹ. Đây chính là nơi giao tiếp trở nên nghệ thuật hơn so với khoa học. Mục tiêu của bạn là cảm thấy tự tin mà không cần ghi nhớ từng chi tiết, và còn lại là để cho ngẫu hứng.

Hãy nhớ rằng hai phần quan trọng nhất trong phần trình bày của bạn là lúc bắt đầu và kết thúc. Phần giới thiệu là khởi đầu cho phần còn lại của bài trình bày và cho khán giả của bạn một lý do để quan tâm tới nó. Kết luận của bạn xác định những phần nào trong ý tưởng của bạn mà mọi người đã bỏ qua và họ sẽ cảm thấy thế nào về bài thuyết trình nói chung.

TED Talk là một trong số ít trường hợp ghi nhớ từng từ một cách hợp lý, bởi vì nó có giới hạn thời gian nghiêm ngặt là 18 phút. Đối với một cuộc họp kinh doanh nói chung, hãy cố định dành hai phút đầu tiên và hai phút cuối của bài thuyết trình, cũng như các dòng đầu tiên và cuối cùng của mỗi trang chiếu mà bạn chia sẻ. Nếu bạn làm như vậy, bạn sẽ vượt xa các đồng nghiệp của mình trong thời gian thực hành.

Rèn luyện dưới điều kiện căng thẳng vừa phải

Susan Cain, tác giả của Quiet, người đánh giá mình là người hướng nội, đã chiến đấu với nỗi sợ hãi nói trước công chúng gắn với cô ấy từ nhỏ. Chấp nhận lời mời TED Talk, nằm ngoài vùng an toàn của cô ấy. Vào tối thứ Sáu trước buổi nói chuyện của cô, giáo sư Wharton, Adam Grant, một người bạn của Cain, đã tập hợp khoảng 30 sinh viên và cựu sinh viên của mình để theo dõi buổi tập của cô. Việc diễn tập dưới các điều kiện thực tế đã cho Cain cơ hội thử thách bản thân với điều mà cô sợ và đối mặt với nó ở mức độ có thể kiểm soát được. Bài diễn thuyết của Cain, nói về sức mạnh của những người hướng nội đã có được 24 triệu lượt xem, và ngày nay cô ấy đang phát triển sự nghiệp như một diễn giả.

Các nhà nghiên cứu đồng ý rằng cách tốt nhất luyện tập khả năng thuyết trình là thực hành dưới áp lực. Đối với cuốn sách của cô Choke, Sian Beilock kiểm tra những cá nhân có phần thể hiện tốt nhất khi nó được coi nhiều nhất. ” Ngay cả khi tập luyện dưới mức độ căng thẳng nhẹ cũng có thể khiến bạn không bị nghẹt thở khi gặp trường hợp có mức độ căng thẳng cao. “, cô viết.

Hãy nhớ rằng, xem qua một bài thuyết trình trong tưởng tượng của bạn không giống như thực hiện các bài thuyết trình trước của một đám đông. Bạn càng thực hành như vậy, bạn sẽ càng ít có nguy cơ bị thất bại dưới áp lực. Lúc đầu, cơ thể bạn có thể phản ứng theo cách nó đã được thiết lập: Nhịp tim có thể tăng lên và lòng bàn tay có thể đổ mồ hôi. Nhưng khi bạn đã quen với việc đứng trước khán giả, ngay cả khi nó chỉ một hoặc hai người, cơ thể bạn sẽ ngừng biểu hiện các triệu chứng chống cự lại. Chẳng mấy chốc, bạn sẽ nghĩ về bài phát biểu của mình như một cơ hội thay vì một mối đe dọa.

Ghi lại buổi diễn tập của bạn

Công cụ thực hành có giá trị nhất nằm ngay trong túi của bạn: chiếc điện thoại thông minh. Đặt điện thoại của bạn trên giá đỡ hoặc chống lên một cuốn sách, nhấn ghi hình, thực hiện bài thuyết trình, và sau đó phát lại.

Bằng việc xem lại bài thuyết trình của bạn, bạn sẽ ngay lập tức phát hiện ra những thói quen gây mất tập trung như bồn chồn, đảo mắt hoặc lật tóc. Tìm kiếm những khoảnh khắc mà bạn có vẻ không chắc chắn về bản thân hoặc còn vụng về trong lời nói của mình. Đó là những phần bạn sẽ muốn luyện tập thêm.

Yêu cầu phản hồi

Trước khi diễn thuyết bài TED Talk đầu tiên của mình, Tim Ferriss đã thực hành trình bày bài thuyết trình của mình cho một nhóm nhỏ những người lạ trong nhà một người bạn để tự tạo áp lực cho bản thân. Nhưng những gì anh ta làm sau đó còn đáng để lưu ý hơn. Anh ấy hỏi ý kiến phản hồi của đám đông và kết hợp các đề xuất của họ trong buổi diễn tập tiếp theo của mình.
John Chambers, cựu CEO của Cisco, cũng có cách làm tương tự. Trong cuốn sách của mình, Connecting the Dots, anh ấy viết rằng nó “khiến mọi người choáng váng” khi biết anh ấy chuẩn bị như thế nào cho mỗi buổi thuyết trình và phỏng vấn truyền thông. Chambers là một huyền thoại của Thung lũng Silicon và được coi là một người giao tiếp hiệu quả trong suốt 20 năm làm việc tại công ty. Anh ấy nói, khiêm tốn là một đặc tính giúp anh ấy tốt hơn. Tất cả mọi thứ về bài thuyết trình của anh ấy đều được luyện tập tỉ mỉ – cử chỉ cơ thể, cách chuyển tải, thông điệp, tương tác với các diễn giả khác trên sân khấu. Anh ấy sẽ dành hàng giờ đồng hồ để luyện tập, ghi lại các phiên bản của mình, xem lại chúng với nhóm của mình và yêu cầu họ phản hồi – và vẫn làm như vậy cho đến ngày nay. Anh viết: “Cũng như trong thể thao, luyện tập luôn mang lại hiệu quả, không quan trọng bạn đã là người chuyên nghiệp được bao lâu”.

Không có phép thuật nào liên quan đến việc mang đến một bài thuyết trình tuyệt vời, nhưng nếu bạn luyện tập hiệu quả, khán giả của bạn sẽ bị mê hoặc. Steve Jobs đã làm cho các bài thuyết trình trông dễ dàng bởi vì ông đã dành thời gian cho nó,và chìa khóa đó đã trở thành vũ khí cạnh tranh của ông.

Một bài thuyết trình hiệu quả cũng có thể là vũ khí cạnh tranh của bạn. Một bài thuyết trình tuyệt vời có thể làm được rất nhiều điều: khởi động sự nghiệp, truyền cảm hứng cho nhân viên, thu hút khách hàng, nhà đầu tư và đối tác. Dành thời gian diễn tập hàng giờ cho bài thuyết trình quan trọng tiếp theo của bạn. Nó sẽ mang lại nhiều hơn những gì bạn có thể tưởng tượng.

Nguồn: GEM Global biên dịch từ Harvard Business Review