Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự – Ứng Dụng Không Thể Thiếu Của Doanh Nghiệp

Nếu bạn là một nhà quản lý hay lãnh đạo, chắc hẳn “hệ thống quản lý nhân sự” không còn là một cụm từ quá xa lạ. Là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời, tuy nhiên vẫn còn rất nhiều người lúng túng trong việc ứng dụng vào thực tế, khiến việc quản lý trở nên vất vả. Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global tìm hiểu chi tiết mọi thứ liên quan đến hệ thống quản lý nhân sự, giúp bạn hiểu được những điều cốt lõi nhất và có thể áp dụng một cách dễ dàng, hiệu quả!

I. Hệ thống quản lý nhân sự là gì?

1. Định nghĩa

Hệ thống quản lý nhân sự, tiếng anh là Human Resource Management System (HRMS) là một bộ phần mềm ứng dụng để quản lý toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp và tất cả mọi thứ liên quan đến vòng đời của một nhân sự. Người thường xuyên sử dụng hệ thống này chính là những nhà lãnh đạo, nhân viên nhân sự, phục vụ cho quá trình điều hành công ty.

Hệ thống quản lý nhân sự có sự chuẩn mực nhất định, thường sử dụng để quản lý việc tuyển dụng, phát triển và đãi ngộ nhân sự. Nhiều doanh nghiệp đến hiện tại vẫn áp dụng các phương pháp thủ công, truyền thống, nhưng điều này đã không còn thích hợp trong thời đại chuyển đổi số hiện nay do tính chất bất tiện và có độ chính xác không cao nếu quản lý một đội ngũ nhân viên lớn.

Áp dụng hệ thống quản lý nhân sự sẽ giúp công tác quản trị diễn ra nhanh chóng, rõ ràng hơn rất nhiều, cho phép công ty hiểu đầy đủ về lực lượng lao động nhưng vẫn tuân thủ luật thuế và quy định lao động. Từ đó sẽ phục vụ cho việc tuyển dụng được nhanh, đúng người đúng việc, bố trí công việc và đãi ngộ hợp lý, phát huy tối đa năng lực của nhân viên. Ngoài ra các nhà lãnh đạo sử dụng hệ thống này để tạo dữ liệu về xu hướng lực lượng lao động và định hướng kinh doanh cho doanh nghiệp.

2. Tầm quan trọng của hệ thống quản lý nhân sự

Mô hình nhân sự trong các doanh nghiệp đang dần thay đổi linh hoạt với thời đại mới, các hình thức làm việc từ xa (Remote), kết hợp vừa làm tại văn phòng vừa làm tại nhà (Hybrid) đang ngày càng được ưa chuộng. Do không thể quản lý trực tiếp nhân viên tại công ty như trước nhưng vẫn phải đảm bảo các chỉ tiêu KPI đã đặt ra cho từng người, hệ thống quản lý nhân sự là ứng dụng đặc biệt không thể thiếu.

Hệ thống quản lý nhân sự không chỉ giúp giảm thiểu quá tải công việc cho bộ phận nhân sự, mà còn giúp không lãng phí nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả điều hành.

II. Chức năng của hệ thống quản lý nhân sự

Trước khi lựa chọn một bộ phần mềm HRMS cho doanh nghiệp, nhà lãnh đạo cũng như bộ phận nhân sự cần xác định các chức năng của hệ thống này. Có thể kể đến các chức năng chính sau đây.

1. Quản lý ứng viên

Chức năng này liên quan đến việc đăng tin mời làm việc và quảng bá thương hiệu tuyển dụng trong công ty – những người có nhu cầu ứng tuyển vào một vị trí khác trong nội bộ – và người mới bên ngoài công ty. Hệ thống sẽ giúp người quản lý kiểm soát từ việc nộp đơn, sắp xếp hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn,…

2. Gắn kết người lao động

Việc nhân viên kết nối với đồng nghiệp và những nhà quản lý trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, vì khi có sự gắn kết họ sẽ có xu hướng tạo ra hiệu suất làm việc cao hơn, chất lượng hơn và sẽ dễ dàng tiếp nhận giá trị và thực hiện tầm nhìn của công ty. HRMS thông thường được dùng để tạo nên và hoàn thành lộ trình đào tạo, giúp nhân viên đạt kỹ năng mới, phát triển con đường sự nghiệp và nhiều khả năng có thể trở thành người cố vấn.

3. Quản lý nhân viên

Chức năng này thường được xem như “nhân sự cốt lõi”, giúp nhà quản lý tạo dựng cấu trúc lực lượng lao động thành các bộ phận, đơn vị trong tổ chức một cách logic; xác định tầm quan trọng của việc báo cáo giữa quản lý và nhân viên; sắp xếp bảng lương đầy đủ cho bộ phận kế toán. Đây cũng là chức năng để lưu trữ và giữ gìn các thông tin của nhân viên, tối ưu hóa báo cáo và triển khai dịch vụ nhân sự.

4. Tối ưu hóa

HRMS sẽ giúp phát triển tầm nhìn cho lực lượng lao động trong tương lai. Mặc dù ít được sử dụng, tuy nhiên nếu doanh nghiệp có nhu cầu thì đây chính là một chức năng tốt để kiểm soát trong các trường hợp sáp nhập hoặc mua lại, theo dõi biến động kinh tế hoặc khi các nhà điều hành chủ chốt trong công ty rời đi. Chức năng này giúp việc tiếp cận và tối ưu hóa lực lượng lao động linh hoạt, giữ chân nhân tài và gắn kết nhân viên tốt hơn khi có những sự thay đổi về mặt cơ cấu trong nội bộ doanh nghiệp.

5. Giải quyết lương bổng

Đây cũng là chức năng chính của hệ thống quản lý nhân sự nhằm tính toán các khoản liên quan đến lương bổng của nhân viên. Chức năng bao gồm các lựa chọn lợi ích và chi phí của người lao động cũng như người sử dụng lao động, cung cấp đầy đủ các giải pháp tính lương, tự động hóa nộp thuế. Ngoài ra, chức năng cũng cho phép nhân viên chủ động thực hiện các thay đổi đối với các khoản khấu trừ tự chọn, truy xuất các bản sao báo cáo thu nhập mà không cần sự hỗ trợ từ bộ phận Nhân sự.

6. Quản lý lực lượng lao động

Chức năng này giúp người lãnh đạo theo dõi sự phát triển của nhân viên, nhằm đưa ra những đánh giá và quy định kỷ luật phù hợp; chấm công; đảm bảo công ty đang cung cấp môi trường làm việc lành mạnh và an toàn. Đây cũng là chức năng ứng dụng trong việc lập kế hoạch bồi thường, quản lý hiệu suất công việc và ghi lại nếu có sự cố. Bộ phận nhân sự có thể tạo dựng cấu trúc bảng chấm công, quy tắc tăng ca, chính sách nghỉ phép và phê duyệt bằng cách tự động hóa. đảm bảo đạt hiệu quả tối đa. Quản lý các mục tiêu KPI, đánh giá hiệu suất là cũng sẽ được điều chỉnh trong chức năng này.

7. Quản lý lực lượng lao động dự phòng

Một doanh nghiệp hoạt động không chỉ có những nhân sự chính thức, mà còn có những đối tác, nhân viên bán thời gian, chuyên gia tư vấn, thực tập sinh,… những người cung cấp kiến thức và kỹ năng chuyên môn, hỗ trợ công ty liên kết với bên ngoài ngày càng tăng. HRMS không quản lý toàn bộ vì những nhân viên này không phải lúc nào cũng có tên trong danh sách bảng lương và có thể không đủ điều kiện để nhận trợ cấp; tuy nhiên công việc họ làm cũng góp phần vào sự thành công của công ty và điều quan trọng là phải theo dõi và quản lý có bao nhiêu nhân viên dự phòng đang tham gia vào quá trình vận hành doanh nghiệp.

III. Lợi ích của hệ thống quản lý nhân sự

1. Thông tin sâu hơn, chi tiết hơn

Nếu không có hệ thống quản lý nhân sự, các nhà quản lý và nhân viên sẽ tạo dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau, từ các bảng tính, hồ sơ giấy, bảng chi phí, khiến không thể có cái nhìn toàn diện về lực lượng lao động. Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý nhân sự, tất cả dữ liệu đều sẽ được tập trung vào một chỗ, tính toàn vẹn cao hơn, từ đó giúp đưa ra các quyết định xử lý nhanh chóng và hiệu quả hơn.

HRMS cũng đóng vai trò quan trọng với việc sáng kiến lập kế hoạch và phân tích lực lượng lao động, xác định và giải quyết các lỗ hổng về kỹ năng nhân sự trước khi điều đó làm ảnh hưởng đến năng suất; kiểm soát chi phí lao động bằng cách phân tích mức độ ảnh hưởng của việc trả lương tăng ca hoặc gấp đôi thời gian đến tài chính doanh nghiệp.

Ngoài ra, bộ phận nhân sự thông qua đây cũng sẽ nhận biết được những sự bất thường trong doanh nghiệp, từ đó có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ và cải thiện kịp thời.

2. Cải thiện sự gắn kết của nhân viên

Hệ thống quản lý nhân sự hoạt động vô cùng hiệu quả trong việc phát hiện và giữ chân nhân tài, điều mà nhiều nhà lãnh đạo và quản lý quan tâm. Thông qua HRMS, doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình đào tạo, kế hoạch học tập, lộ trình thăng tiến dành cho nhân viên. Tất cả các hoạt động này đều là những điều kiện then chốt giúp nhân viên đi đúng hướng, nắm được sứ mệnh và tầm nhìn công ty, từ đó cống hiến và trung thành hơn.

3. Cung cấp văn hóa tự phục vụ

Trong hệ thống quản lý nhân sự, người làm nhân sự có thể thiết lập kho lưu trữ kiến thức để nhân viên dễ dàng tìm thấy câu trả lời cho các vấn đề thường gặp. Ngoài ra HRSM cung cấp các giải pháp tự động hóa cho vấn đề thường mất nhiều thời gian để hoàn thành như xử lý phiếu chấm công, yêu cầu công việc và yêu cầu nghỉ phép, vừa giảm tải công việc cho người làm nhân sự vừa có độ chính xác cao.

4. Chi phí đầu cuối thấp

Hệ thống quản lý nhân sự hoạt động hoàn toàn dựa trên lưu trữ đám mây – yêu cầu ít phần cứng và không gian trung tâm dữ liệu, không cần quá nhiều nhân viên chuyên môn CNTT phát triển để duy trì, hỗ trợ và đào tạo. Điều này giúp hợp lý hóa chi phí cho nhân sự công nghệ, cải thiện sự hài lòng trong nhóm người thường xuyên dùng hệ thống này – bộ phận nhân sự.

5. Tuyển dụng nhanh hơn

Hệ thống quản lý nhân sự cho phép thu hút nhân tài nhanh và xây dựng thương hiệu công ty là “một doanh nghiệp đáng để làm việc”. HRMS giúp kết nối nhà tuyển dụng và ứng viên thông qua các bảng mô tả công việc và ứng dụng di động, cho quy trình tuyển dụng trở nên thú vị và hiệu quả hơn.

Thông qua bài viết này, GEM Global hi vọng bạn đã có một cái nhìn chi tiết hơn về hệ thống quản lý nhân sự, một bộ phần mềm không thể thiếu trong quá trình điều hành doanh nghiệp trong thời đại kỷ nguyên số. Với sự hỗ trợ tuyệt vời từ ứng dụng này, các công việc quản lý nhân viên của công ty bạn sẽ trở nên logic, quy củ, chỉnh chu, chính xác và cực kỳ hiệu quả.

GEM Global tổng hợp và biên soạn