Làm Thế Nào Để Giới Thiệu Nhân Viên Mới Đến Đội Ngũ Của Bạn?

Trong các tổ chức và doanh nghiệp, tuyển dụng là một quy trình đã vô cùng quen thuộc. Khi đã tuyển được một người mới phù hợp với vị trí cần bổ sung, là một nhà lãnh đạo hay quản lý bạn cần làm thế nào để giới thiệu người nhân viên này đến với đội ngũ hiện tại của bạn?

Giới thiệu một nhân viên mới tưởng chừng là chuyện đơn giản, nhưng nếu điều này không được thực hiện một cách chỉnh chu sẽ có khả năng gây bối rối cho những nhân viên hiện tại và cả người mới. Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global tìm hiểu về tầm quan trọng của việc giới thiệu nhân viên mới trong tổ chức cũng như cách thức làm điều này một cách hiệu quả.

Vì sao việc giới thiệu nhân viên mới lại quan trọng?

Một trong những mục tiêu của bạn khi tuyển nhân viên mới là làm cho họ cảm thấy mình là một phần của tổ chức càng nhanh càng tốt. Việc không gửi email giới thiệu nhân viên có thể dẫn đến những cuộc gặp gỡ đầu tiên đầy khó xử giữa các thành viên trong đội ngũ hiện tại và người mới. Họ sẽ bị bối rối bởi sự xuất hiện của một nhân viên khác, đôi khi có thể lo lắng đến mức lo ngại vị trí công việc của mình đang bị đe dọa. Nếu bạn quên mất hoặc quyết định không gửi email sẽ khiến cho việc giới thiệu nhân viên trở nên khó khăn hơn.

Một email giới thiệu được gửi đúng thời điểm và truyền tải tốt thông tin sẽ giúp nhóm của bạn có thời gian xử lý tin tức và chuẩn bị chào đón đồng nghiệp mới của họ. Điều này cũng sẽ giảm thiểu những bất ngờ tiêu cực có thể xảy ra, chẳng hạn như một nhân viên phát hiện ra rằng họ có một người cấp trên hoặc thành viên mới trong bộ phận vào đúng ngày người đó bắt đầu làm việc.

Khi nào và làm thế nào để giới thiệu một nhân viên mới đến đội ngũ?

Cách hiệu quả nhất để thông báo bạn đã tuyển được một nhân viên mới là qua email, giúp đảm bảo mọi người nhận được tin nhắn dễ dàng hơn. Nếu bạn thông báo trực tiếp, cũng sẽ có trường hợp những người không có mặt tại văn phòng ngày hôm đó có thể không nhận được tin tức.

Một thông báo bằng văn bản cũng cho phép bạn chia sẻ những thông tin thú vị và chi tiết về nhân viên mới một cách dễ dàng để nhân viên hiện tại có thể tạo dựng mối quan hệ cá nhân với họ. Những kết nối này được thực hiện càng sớm thì càng tốt cho mọi người.

Bạn nên gửi email giới thiệu nhân viên vài ngày trước ngày làm việc đầu tiên của thành viên mới. Điều này sẽ giúp giảm thiểu yếu tố bất ngờ và các phản ứng liên quan của mọi người trong tổ chức, đồng thời những người đồng nghiệp trong bộ phận có thể phản hồi bằng một thông báo chào mừng. Khi người mới xem được những phản hồi của mọi người vào ngày đầu tiên nhận việc sẽ giúp họ cảm thấy mình là một phần chính thức của công ty.

Phương pháp viết email giới thiệu nhân viên mới

1. Gửi email đến toàn bộ nhân viên trong đội ngũ

Một phần mục đích của email giới thiệu nhân viên là đảm bảo mọi người đều có cơ hội chào đón nhân viên mới. Ngay cả khi những người nhận email làm việc ở các bộ phận khác nhau, bạn hãy vẫn tạo cho họ cơ hội để giúp nhân viên mới hòa nhập và ổn định với vai trò mới. Các nhân viên hiện tại sẽ không thể làm điều này nếu họ không biết về một nhân viên mới ngay từ đầu. Để giới thiệu nhân viên mới một cách suôn sẻ và đảm bảo mọi người đều nhận được thông báo, bạn nên gửi email này cho toàn công ty.

2. Ghi dòng tiêu đề phù hợp, lời chào theo văn hóa công ty

Văn hóa công ty của bạn có thể quyết định một số thành phần trong email giới thiệu. Nếu công ty bạn có văn hóa tương đối trang trọng, bạn nên đặt dòng tiêu đề và phần mở đầu email của mình một cách trang trọng. Ví dụ, dòng tiêu đề có thể là “Thông báo về thành viên mới”, trong khi lời chào có thể là “Gửi nhân viên [tên doanh nghiệp của bạn]”. Phần giới thiệu có thể bắt đầu bằng câu: “Chúng tôi vui mừng thông báo… .”

Nếu công ty bạn có văn hóa ít trang trọng hơn, bạn có thể sử dụng một số câu từ gần gũi và thân thiện hơn. Daniel Seeff – Giám đốc điều hành của Foot Cardigan – nói với Business News Daily rằng dòng chủ đề của tất cả các email giới thiệu nhân viên của công ty là, “Chào mừng đến với công ty, [tên của nhân viên mới]!”. Phần giới thiệu có thể bắt đầu bằng câu “Xin chào gia đình Foot Cardigan.”

Bạn cũng có thể sử dụng tên công ty hoặc phong cách của mình nếu phù hợp. Tuy nhiên bạn cần lưu ý luôn tuân thủ các quy tắc viết email trong mọi trường hợp.

3. Đính kèm những thông tin cơ bản

Trong phần nội dung của thông báo, bạn cần đảm bảo có đầy đủ tên của nhân viên mới, ngày bắt đầu làm việc, vai trò công việc và tên của người quản lý họ trực tiếp, ghi rõ bộ phận nơi họ sẽ làm việc và trách nhiệm chính. Sẽ càng tốt hơn nếu bạn nêu rõ văn phòng hoặc bàn làm việc của người mới sẽ ở đâu hoặc liệu họ có làm việc từ xa hay không. Lưu ý ghi chú vị trí đó có phải là mới được tạo hay không và tại sao. Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý bổ sung thành tích học tập, chuyên môn của người đó và cung cấp các thông tin liên lạc của họ.

4. Bổ sung những thông tin đặc biệt nổi bật

Bạn có thể cá nhân hóa thông báo của mình bằng cách đưa vào một vài thông tin thú vị về nhân viên mới. Đây có thể là tài năng đặc biệt, sở thích độc đáo, danh sách những điều người đó yêu thích chẳng hạn như sách, chương trình truyền hình, phim, món ăn hoặc bất kỳ thứ gì tương tự sẽ giúp khơi dậy các cuộc trò chuyện và kết nối với nhân viên hiện tại trong tương lai.

5. Đừng cung cấp quá nhiều thông tin

Một email giới thiệu nhân viên tối đa nên là 300 đến 400 từ. Bạn cần cung cấp cho nhân viên hiện tại của mình thông tin vừa đủ để họ biết nhân viên mới chuẩn bị gia nhập đội ngũ là ai. Bạn không cần chia sẻ quá nhiều về nhân viên mới mà hãy cho đồng nghiệp của họ dành thời gian tìm hiểu họ ngoài đời thực. Thông báo với nhân viên của bạn những điều cơ bản nhất về người mới và cho họ cơ hội đặt câu hỏi khi nhân viên mới đến.

6. Kết thúc bằng lời chào mừng

Kết thúc email bằng cách nói rằng bạn vui mừng hoặc hài lòng như thế nào khi chào đón nhân viên mới và bạn chắc chắn rằng đội ngũ của mình cũng sẽ như vậy. Nếu có thể, hãy đề cập rằng sẽ có bữa trưa chào mừng, hoặc sự kiện tương tự để đích thân giới thiệu nhân viên mới với mọi người. Khuyến khích các thành viên dành thời gian để giới thiệu bản thân với nhân viên mới khi họ bắt đầu.

7. Đính kèm hình ảnh về nhân viên mới

Bạn có thể đính kèm ảnh của nhân viên mới, chẳng hạn như ảnh chụp chân dung chuyên nghiệp của họ trong thông báo giới thiệu nhân viên để mọi người nhận biết. Nếu công ty của bạn cho phép làm việc từ xa và thường xuyên mở các cuộc gọi video, điều này cũng sẽ loại bỏ các câu hỏi của mọi người về những người lạ đột nhiên xuất hiện trên màn hình máy tính.

8. Mẫu email giới thiệu nhân viên mới

Dưới đây là một mẫu email giúp bạn tạo thông báo giới thiệu nhân viên. Bạn có thể chỉnh sửa lại bằng cách điền vào các phần trong ngoặc và thêm, xóa hoặc thay đổi nội dung để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Kính gửi nhân viên [công ty của bạn],

Chúng tôi rất vui mừng được thông báo về việc bổ sung [tên nhân viên mới] vào đội ngũ của chúng ta, người sẽ đảm nhận vị trí [chức danh] trước đây do [tên người tiền nhiệm] nắm giữ/người sẽ tham gia vì [lý do cho vị trí mới]. [Tên của người đó] sẽ bắt đầu làm việc vào [ngày bắt đầu].

[Tên của người đó] có nhiều kinh nghiệm trong [các kỹ năng liên quan đến công việc mới của họ] và đã tốt nghiệp [trường học hoặc các thành tích học tập khác]. [Tên nhân viên mới] đã làm việc tại [tên của công ty trước], nơi họ giữ vị trí [vai trò công việc].

Người quản lý của [tên nhân viên mới] sẽ là [tên người quản lý]. Là một phần của [tên bộ phận hoặc nhóm], [tên nhân viên mới] sẽ [liệt kê các chức năng công việc]. Bạn có thể liên hệ với [tên nhân viên mới] qua [số điện thoại và/hoặc địa chỉ email] hoặc chỉ cần đến [văn phòng/bàn làm việc] tại [địa điểm, nếu có].

Hãy tham gia cùng chúng tôi chào đón [tên nhân viên mới]. Anh ấy/Cô ấy sẽ rất vui được gặp bạn và tôi chắc rằng bạn cũng sẽ như vậy.

Vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào tại [thông tin liên hệ của bạn] — và tham gia với chúng tôi tại [sự kiện] chào mừng tại [địa điểm hoặc URL] vào [ngày và giờ].

Trân trọng,

[Tên và chức danh của bạn]

Khi bạn cố gắng giúp cho nhân viên mới cảm thấy công ty thân thiện như ở nhà ngay cả trước khi họ đến, thì các thành viên trong đội ngũ của bạn cũng sẽ làm theo. Điều này sẽ giúp mang lại trải nghiệm giới thiệu thú vị, chỉnh chu và giảm thiểu sự gián đoạn cũng như xung đột giữa các thành viên trong công ty hiện tại. Email thông báo thành viên mới không chỉ là các bước thủ tục cần phải làm, mà điều này nên là một phần không thể thiếu trong việc duy trì văn hóa công ty và thúc đẩy xây dựng đội ngũ lành mạnh.

Xem thêm bài viết: Câu Chuyện Xây Dựng Đội Ngũ Nhân Viên Làm Việc Từ Xa: Luôn Là Thách Thức Với Lãnh Đạo

Nguồn: Business News Daily, GEM Global biên dịch và biên soạn.