Kỹ Năng Quản Lý Cấp Trung Hiện Đại: Xây Dựng Nền Tảng Lãnh Đạo Mạnh Mẽ

“Biến đổi, không chắc chắn, phức tạp, mơ hồ” là những từ thường được sử dụng để mô tả thế giới chúng ta đang sống và làm việc, và chúng cũng có thể được sử dụng để miêu tả vai trò của quản lý cấp trung ngày nay. Từ việc làm phẳng cấu trúc tổ chức đến sự thay đổi trong kỳ vọng của nhân viên, mô tả công việc của quản lý cấp trung đã và đang được viết lại.

Trước đây, các quản lý cấp trung thường có trách nhiệm giám sát sản phẩm, theo dõi năng suất và truyền thông tin qua lại giữa quản lý cấp cao và những người đang làm việc trực tiếp. Nhưng hiện nay khi có sự can thiệp nhiều hơn của công nghệ, quản lý cấp trung nhanh chóng đảm nhận một vai trò lớn hơn. Hãy cùng GEM Global tìm hiểu chi tiết về công việc cũng như những kỹ năng quản lý cấp trung cần thiết trong bài viết sau đây!

Kỹ năng quản lý cấp trung là gì?

Định nghĩa quản lý cấp trung

Những người được xem là quản lý cấp trung thường mang danh hiệu giám đốc nói chung, giám đốc nhà máy, giám đốc khu vực, giám đốc phân khu, quản lý phòng ban hoặc chức năng cụ thể, và thường chịu trách nhiệm cho một phòng ban, địa điểm hoặc khu vực địa lý mà họ được phân công. Họ không phải là những quản lý tại tuyến đầu hay cấp quản lý cao. Họ đứng ở giữa, như tên gọi của họ đã nêu lên.

Theo Đại học Harvard, nhà quản lý cấp trung là “những người điều hành công ty hàng ngày.” Họ lãnh đạo các quản lý khác và thông báo cho quản lý cấp cao về những gì đang diễn ra trong tổ chức. Họ kết nối việc thực hiện chiến lược toàn cầu do những người ở cấp lãnh đạo chỉ định và việc thực hiện các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Theo các nhà nghiên cứu trong Tạp chí “International Business Review” cho biết: “Các quản lý cấp trung thực hiện vai trò hỗ trợ từ trên xuống bằng cách thực hiện chiến lược cụ thể thông qua việc mô tả các mục tiêu từ người quản lý cấp cao thành các kế hoạch hoạt động cụ thể cho nhân viên cấp dưới, và đồng thời đóng vai trò ảnh hưởng từ dưới lên bằng cách tổng hợp thông tin từ cấp dưới cho quản lý cấp cao, từ đó lọc ra và tổng hợp những thông tin phản hồi chiến lược quan trọng.”

Trong khi các trách nhiệm và nghĩa vụ của quản lý cấp trung sẽ thay đổi tùy theo từng công ty và phòng ban, nhưng vẫn có một số điểm chung. Những nhiệm vụ điển hình của một người quản lý cấp trung bao gồm:

• Phát triển đội ngũ bằng cách tiến hành đánh giá, cung cấp phản hồi mang tính xây dựng và hướng dẫn, thiết lập và thực hiện kế hoạch phát triển, sắp xếp cuộc họp một cách riêng tư, cùng tham gia đặt mục tiêu và định hướng nghề nghiệp
• Đảm bảo thực hiện công việc liên quan đến các chính sách, thủ tục và các sáng kiến thay đổi mới
• Xác định mục tiêu và đặt kế hoạch cho bộ phận, khu vực, địa điểm quản lý
• Thực hiện quy trình và cải tiến liên tục để giảm chi phí và tăng lợi nhuận, hoặc đóng góp cho đội nhóm đang giám sát
• Thiết lập và theo dõi ngân sách, chi phí và doanh thu, cũng như mục tiêu và chỉ tiêu hàng quý và hàng năm
• Tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng, bất kể khách hàng là bên ngoài hay bên trong tổ chức
• Theo dõi tình hình cạnh tranh, người mới gia nhập và các yếu tố có thể gây sự đảo lộn.

Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ mang tính chiến thuật, quản lý cấp trung còn là mắt xích kết nối quan trọng trong các công ty để kêu gọi mọi người xung quanh họ cùng hợp tác, giải quyết vấn đề và cùng nhau làm việc để tìm ra những giải pháp cho các công việc liên quan đến toàn bộ tổ chức.

Hai giáo sư đến từ Đại học Massachusetts đã tiến hành một cuộc nghiên cứu sâu về vai trò của quản lý cấp trung và cách họ có thể ảnh hưởng đến hiệu suất tổ chức, kết quả nghiên cứu đã cho thấy quản lý cấp trung đóng vai trò quan trọng trong việc:

• Ủng hộ các lựa chọn chiến lược: Là người trung gian giữa ban quản lý cấp cao và thực tế diễn ra hàng ngày, quản lý cấp trung cung cấp thông tin và đổi mới cho các nhà lãnh đạo với những đề xuất về khả năng mới hoặc cách triển khai lại khả năng hiện có theo cách mới.
• Hỗ trợ sự thích nghi: Đứng nơi trung tâm của các hoạt động trong tổ chức, quản lý cấp trung nằm ở vị trí lý tưởng để xóa bỏ các chia rẽ nội bộ và khuyến khích sự thử nghiệm chéo chức năng, đổi mới, giải quyết vấn đề và cải tiến quy trình, từ đó nâng cao khả năng phản ứng và linh hoạt của công ty.
• Tổng hợp thông tin: Nhìn thấy cơ hội và vấn đề từ phía khách hàng, đối tác một cách trực tiếp, quản lý cấp trung có vị trí thuận lợi để kết nối phản hồi và sự kiện phát sinh đến các vấn đề chiến lược, sau đó chia sẻ ý tưởng và hiểu biết này với ban lãnh đạo cấp cao.
• Thực hiện chiến lược chủ động: Quản lý cấp trung là người trung gian xuất sắc, vì họ đảm bảo hoạt động của bộ phận, khu vực hoặc địa điểm mình quản lý phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Mặc dù vai trò quản lý cấp trung đóng một phần quan trọng trong sự thành công của một công ty, nhưng đôi khi họ có thể cảm thấy công việc này không nhận được sự công nhận xứng đáng. Họ phải cố gắng làm hài lòng ban lãnh đạo cấp cao trong khi đồng thời thúc đẩy đội nhóm của mình để mang lại kết quả. Điều này có thể khiến nhiều quản lý cấp trung cảm thấy như họ “bị quá tải”, điều mà chúng ta sẽ thảo luận sâu hơn trong phần tiếp theo.

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý cấp trung

“Kỹ năng quản lý cấp trung” là tập hợp những khả năng và kiến thức mà các quản lý cấp trung cần phải sở hữu để thực hiện tốt vai trò của mình trong tổ chức. Đây là những kỹ năng không chỉ liên quan đến việc quản lý và hướng dẫn đội ngũ làm việc, mà còn bao gồm khả năng định hướng chiến lược, tạo môi trường làm việc tích cực, và thúc đẩy sự phát triển cá nhân cũng như chuyên môn cho cả bản thân và đội ngũ.

Không thể xem nhẹ tầm quan trọng của kỹ năng quản lý cấp trung, vì những quản lý ở cấp độ này đóng vai trò cầu nối giữa quản lý cấp cao và nhân viên cấp dưới. Họ phải thể hiện khả năng lãnh đạo vượt trội, vừa đảm bảo thực hiện chiến lược của tổ chức, quản lý hiệu suất và đội ngũ, vừa giải quyết xung đột và xây dựng môi trường làm việc lành mạnh. Kỹ năng quản lý cấp trung còn giúp họ đảm bảo sự liên kết giữa các tầng lớp trong tổ chức và đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra một cách hiệu quả.

Các kỹ năng quản lý cấp trung quan trọng

Trước đây, quản lý cấp trung dành phần lớn thời gian của họ để giám sát sản xuất, theo dõi nghiêm ngặt hiệu suất và truyền đạt thông tin qua lại giữa lãnh đạo cấp cao và những người tiếp xúc trực tiếp khách hàng, đối tác. Nhưng khi công nghệ đã phát triển và các hình thức làm việc hybrid (kết hợp)/remote (từ xa) đã trở thành xu hướng, rõ ràng việc này không còn phải làm theo cách truyền thống nữa. Công nghệ có thể thực hiện công việc hiệu quả hơn, và nhân viên trong môi trường làm việc đa thế hệ đang khao khát sự thúc đẩy thực sự, chứ không phải là sự chi phối chi tiết.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là vai trò của quản lý cấp trung bây giờ trở nên không còn cần thiết. Điều quan trọng là vị trí này phải cải tiến để đáp ứng sự biến đổi không ngừng của môi trường làm việc. Với sự hỗ trợ của công nghệ giúp thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể, thời gian và năng lượng của quản lý cấp trung được giải phóng để tập trung vào việc thúc đẩy tương tác với nhân viên, tạo kết nối cá nhân, xây dựng và lãnh đạo đội nhóm làm việc hiệu quả, cũng như hỗ trợ phát triển cho từng cá nhân.

Tuy nhiên, Renny Bloch – Giám đốc lãnh đạo toàn cầu và phát triển tổ chức tại Công ty công nghệ sinh học Regeneron Pharmaceuticals – đã chỉ ra rằng “nhiều quản lý thường không được trang bị các công cụ hoặc được đào tạo để quản lý. Họ thường thăng tiến thông qua các bậc trong lộ trình nghề nghiệp và đột ngột họ phải quản lý đội nhóm của mình cũng như được kỳ vọng thực hiện công việc này một cách hiệu quả. Đặc biệt, họ gặp khó khăn trong việc sử dụng các kỹ năng mềm, như đưa ra phản hồi, thiết lập kỳ vọng, phát triển đội ngũ và giải quyết xung đột.”

Một nghiên cứu của Harvard đã ghi nhận điều tương tự, khi những người tham gia khảo sát báo cáo rằng kỹ năng mềm là những khả năng quan trọng nhất đối với quản lý cấp trung trong tương lai:

• Huấn luyện/phát triển tài năng (67%)
• Quản lý sự phức tạp/thay đổi (52%)
• Công cụ thực hiện/điều hành chiến lược (46%)
• Khả năng thích nghi/linh hoạt (45%)
• Lãnh đạo đội làm việc hiệu quả (42%)
• Trí tuệ cảm xúc (42%)

Trí tuệ cảm xúc

Trí tuệ cảm xúc là khả năng nhận biết, theo dõi và quản lý cảm xúc của chính mình, cũng như nhận ra, điều hướng và tác động đến cảm xúc của người khác trong các tình huống căng thẳng, và kỹ năng này có thể tạo sự khác biệt trong khả năng lãnh đạo của quản lý cấp trung. Trong nghiên cứu được thực hiện bởi TalentSmart đã đánh giá 34 kỹ năng làm việc và trong số đó, trí tuệ cảm xúc được xác định là chỉ số mạnh nhất dự đoán hiệu suất làm việc.

Phát triển người khác

Việc chuyển từ việc dựa vào bản thân để hoàn thành công việc và đạt được mục tiêu cá nhân sang việc tạo ra kết quả thông qua người khác đòi hỏi những kỹ năng mới, một sự thay đổi trong tư duy và hành vi. Có một mối liên hệ giữa mức độ thành công của một quản lý cấp trung và khả năng họ truyền đạt những điểm mạnh về chức năng và lãnh đạo của riêng họ cho đội ngũ. Tuy nhiên, để thực hiện điều này một cách hiệu quả, quản lý cấp trung cần phải có những kỹ năng sau:

Phản hồi và tiếp nhận phản hồi

Để thực hiện việc huấn luyện và phát triển khả năng của đội ngũ cũng như khám phá các lĩnh vực cần cải thiện cho chính bản thân, quản lý cấp trung cần phải phát triển và hoàn thiện kỹ năng phản hồi và tiếp nhận phản hồi. Như Bill Gates đã từng nói, “Chúng ta đều cần những người cho chúng ta phản hồi. Đó là cách chúng ta cải thiện bản thân.”

Uỷ quyền

Quá trình giao phó trách nhiệm và dự án cho đội ngũ thể hiện sự tin tưởng của nhà quản lý cấp trung và là một cách tuyệt vời để tăng cao tinh thần làm việc, sự tự tin và kỹ năng cho nhân viên. Việc uỷ quyền và việc đào tạo tương ứng đi kèm, giúp quản lý cấp trung truyền đạt những điểm mạnh của chính mình, giải phóng thời gian và phát triển những người xung quanh để đảm nhận trách nhiệm gia tăng.

Train

Một người huấn luyện xuất sắc là người chỉ dẫn, đào tạo, đưa ra ý kiến và giúp cá nhân và nhóm đạt được mục tiêu. Qua việc huấn luyện, người quản lý cấp trung thể hiện cam kết và đầu tư của họ trong việc giúp người dưới quyền đạt được sự phát triển và mục tiêu sự nghiệp của họ, từ đó tạo động lực, tăng cường sự tham gia và tạo ra mối quan hệ làm việc mạnh mẽ. Khi người quản lý cấp trung được trang bị kỹ năng để trở thành một người huấn luyện, những điều tuyệt vời có thể xảy ra vì sau đó những người dưới trướng rồi cũng sẽ trở thành những người huấn luyện tuyệt vời cho đội ngũ mà họ quản lý.

Trách nhiệm

Sự hiểu biết và kỹ năng để đảm bảo nhân viên tự chịu trách nhiệm về công việc của họ là một năng lực cần thiết mà người quản lý cấp trung cần phát triển. John Brown – Chủ biên trang PrettyMotors.com – cho biết tầm quan trọng của việc lãnh đạo đòi hỏi sự chịu trách nhiệm từ nhân viên. Ông nói, “Trách nhiệm là quan trọng vì nó sẽ dẫn đến một đội ngũ hiệu suất cao và năng suất. Điểm cần chú trọng chính là để từng thành viên chịu trách nhiệm đầy đủ về một nhiệm vụ hoặc mục tiêu cụ thể từ A đến Z, điều này loại bỏ sự nhầm lẫn và tiết kiệm rất nhiều thời gian và tài nguyên.”

Lãnh đạo đội ngũ hiệu suất cao

Đội ngũ là xương sống của mọi tổ chức. Người quản lý cấp trung đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho việc hình thành các nhóm làm việc cùng nhau, giải quyết các vấn đề chức năng chéo, tìm kiếm hiệu quả và phát triển đổi mới để phục vụ khách hàng tốt hơn. Tuy nhiên, đội ngũ xuất sắc không chỉ được tạo ra một cách tình cờ mà người quản lý phải nhận thức được việc xây dựng đội ngũ và tạo điều kiện thích hợp để họ có thể phát triển, điều này càng trở nên quan trọng hơn trong môi trường làm việc từ xa và không gặp gỡ thường xuyên tại văn phòng.

Bất kỳ kế hoạch phát triển nào cho người quản lý cấp trung cũng cần dành thời gian để phát triển kiến thức và kỹ năng để lãnh đạo đội ngũ hiệu suất cao. Như Debra Kasowski đã nói trong bài viết của cô đăng trên Forbes: “Những đội ngũ hoạt động hiệu suất cao không tự nhiên hình thành, mà được lãnh đạo bởi những người quản lý tận tụy, tận dụng tất cả những kỹ năng và khả năng của họ đến mức tối đa.”

Giao tiếp

Mọi kỹ năng liệt kê sẽ không thể xảy ra mà không có sự giao tiếp mạnh mẽ, truyền cảm hứng và rõ ràng. Nhà quản lý cấp trung không thể hướng dẫn và phát triển những người khác, lãnh đạo nhóm, xây dựng mối quan hệ, hoặc quản lý sự thay đổi mà thiếu yếu tố này.  Lãnh đạo và giao tiếp là một. Dù tổ chức một cuộc họp nhân viên với nhiều người hoặc một cuộc họp chỉ với một người, phát triển và hoàn thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả là điều quan trọng để trở thành một người lãnh đạo thành công.

Giao tiếp không chỉ đơn thuần là truyền đạt thông tin từ người lãnh đạo cấp cao đến nhân viên và ngược lại. Giao tiếp hiệu quả làm cho người nghe cảm thấy động viên, truyền cảm hứng và sẵn sàng hành động. Kỹ năng như lắng nghe chủ động, kể chuyện, thực hiện cuộc trò chuyện khó khăn, và trình bày thông tin nên được coi trọng trong mọi kế hoạch phát triển người quản lý cấp trung.

Xây dựng mối quan hệ

Xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ dựa trên sự tin tưởng và giao tiếp mở thực sự trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Ngày nay, người ta đang tìm kiếm những mối quan hệ kết nối, không chỉ trong cuộc sống cá nhân mà còn trong môi trường chuyên nghiệp. Họ muốn cảm thấy được kết nối với cấp trên, đồng nghiệp và tổ chức.

Khả năng của người quản lý cấp trung trong việc truyền tải mục tiêu, thể hiện sự cảm thông, khả năng mở lòng, giải quyết xung đột và thể hiện sự khiêm tốn khi gặp sai lầm, là chìa khóa để xây dựng các mối quan hệ tin cậy với nhân viên. Trong thế giới VUCA hiện nay, việc phát triển kỹ năng tập trung vào con người cho người quản lý cấp trung là điều rất quan trọng.

Khả năng phục hồi và linh hoạt

Khả năng phục hồi sau những trở ngại, thay đổi nhanh chóng và thích ứng khi cơ hội hoặc thách thức nảy sinh, là những kỹ năng mà người quản lý cấp trung cần có để dẫn dắt đội ngũ của họ. Thế giới kinh doanh hiện nay đang thay đổi nhanh chóng, và những người không để những thách thức cản trở mình, có khả năng giải quyết vấn đề trong tình hình phức tạp, ra quyết định nhanh chóng và hiểu rằng sự thay đổi là cách duy nhất để duy trì sự cạnh tranh sẽ là những người thành công.

Trở thành một người lãnh đạo linh hoạt và có khả năng phục hồi, đặc biệt trong thời kỳ khủng hoảng, có thể là sự khác biệt to lớn giữa một tổ chức vượt qua sóng gió hoặc hoàn toàn sụp đổ. Như chúng ta đã chứng kiến trong những năm đại dịch qua, những tổ chức và những người lãnh đạo có khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng và tiếp thu, thích nghi với những thách thức mới là những người đang tiến xa hơn.

Để sẵn sàng, tất cả người quản lý cấp trung nên theo đuổi việc đào tạo về sự phục hồi, linh hoạt, khả năng thích nghi và dẫn dắt sự thay đổi. Được trang bị với những kỹ năng này sẽ đảm bảo rằng họ có khả năng phục hồi lớn hơn, thích nghi và dẫn dắt đội ngũ của họ làm điều tương tự khi khủng hoảng kế tiếp xuất hiện.

Khả năng điều hành, thực hiện chiến lược

Vai trò của quản lý cấp trung trong việc thực hiện chiến lược doanh nghiệp trên tuyến đầu là vô cùng quan trọng. Như Simon Sinek – tác giả và diễn giả người Mỹ – chỉ ra, quản lý cấp trung chính là những người lấy chiến lược theo hướng dẫn của cấp lãnh đạo cấp cao và thực hiện nó cho toàn bộ tập thể. Tuy nhiên, nếu chiến lược gặp khó khăn, khả năng thất bại sẽ nảy sinh tại mức quản lý cấp trung.

Vai trò của quản lý cấp trung yêu cầu họ hiểu và điều hòa hành động với hướng dẫn chiến lược, dẫn dắt quá trình thay đổi để đảm bảo việc thực hiện diễn ra một cách suôn sẻ, thuyết phục tất cả nhân viên về chiến lược và lợi ích của nó, và kết nối vòng lặp thông tin từ tuyến đầu đến cấp lãnh đạo cấp cao. Để thực hiện những nhiệm vụ này, quản lý cấp trung cần phải có kiến thức sâu rộng về các khía cạnh chức năng trong doanh nghiệp để có thể hiểu rõ chiến lược, cũng như cần được đào tạo về quản lý thay đổi.

Xem thêm bài viết: Khám Phá Tầm Quan Trọng của Quản Lý Tiến Độ Ở Vai Trò Nhà Quản Lý Cấp Trung

Nguồn: GEM Global tổng hợp và biên soạn.