Ở cương vị là nhà lãnh đạo và quản lý một tổ chức, sẽ có những tình huống khiến bạn phải truyền đạt những quyết định khó khăn. Quyết định này có thể sẽ ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến cả đội ngũ của bạn, và đương nhiên khi đến thời khắc cần thông báo đến nhân viên, bạn sẽ không khỏi cảm thấy lo lắng và khó xử.

Vậy khi gặp những trường hợp như vậy, bạn cần phải nói như thế nào để nhân viên có thể hiểu và cảm thông cho những quyết định này của tổ chức, hãy cùng GEM Global theo dõi bài viết sau đây!

I. Những điều cần tránh khi truyền đạt quyết định khó khăn 

Trước hết, chúng ta suy xét đến những điều có thể xảy ra khiến việc truyền đạt quyết định khó khăn đi chệch hướng so với những gì bạn thật sự muốn nói:

• Trì hoãn thông báo. Để tránh né sự khó xử và tổn thương, người lãnh đạo có xu hướng đặt cảm nhận cá nhân lên trên nhu cầu của đội ngũ bằng cách trì hoãn thông báo quyết định. Tuy nhiên khi làm điều này, bạn có thể đã cướp đi thời gian quý báu của nhân viên mình trong việc xử lý thông tin và tìm cách giải quyết cho quyết định này.
• Đổ lỗi. Khi người lãnh đạo chia sẻ quyết định bằng việc đổ lỗi hoàn toàn cho người khác (do người đưa ra quyết định không hẳn là bạn mà cũng có thể là người khác). Điều này sẽ chỉ khẳng định bạn bất đồng với những người đưa ra quyết định và đồng cảm với những người bị ảnh hưởng tiêu cực là đội ngũ của bạn. Bạn đang trốn tránh trách nhiệm lãnh đạo của mình để cân bằng giữa nhu cầu của tổ chức và nhân viên.
• Thái độ lãnh đạm. Người lãnh đạo có xu hướng trốn tránh tiếp xúc nhiều với những người mà quyết định khó khăn sẽ ảnh hưởng đến cuộc sống của họ. Bạn sẽ có thể công bố quyết định một cách lãnh đạm, không thiện cảm và tránh né tổn thương mà điều này mang lại cho đội ngũ của mình.

Để tránh những điều như trên khi truyền đạt quyết định, có 6 điều bạn có thể tham khảo để trình bày quyết định một cách có trách nhiệm (làm chủ vai trò của bản thân trong quyết định), trung thực (không biện hộ về logic của quyết định), quan tâm (đánh giá cao công việc trước đây và thừa nhận sự tổn thương mà quyết định có thể gây ra) và kiên nhẫn (tôn trọng nhu cầu của nhân viên và cho họ thời gian để xử lý thông tin từ quyết định).

Xem thêm bài viết: Làm “Đậm” Dấu Ấn Cá Nhân Trong Phong Cách Lãnh Đạo

II. 6 điều giúp truyền đạt quyết định khó khăn hiệu quả

1. Thông báo như một leader đúng nghĩa

Một số ý kiến cho rằng việc trì hoãn và đưa ra những thông báo một cách “nhỏ giọt” sẽ khiến việc truyền đạt đỡ phức tạp hơn. Nhưng điều này hoàn toàn không thể, ngược lại tất cả những gì bạn làm chỉ làm cho nhân viên thêm hoang mang và lo lắng. Giải pháp chính là, nếu có điều gì khó nói thì hãy cứ nói ra, sau đó bắt tay vào việc thể hiện sự thấu hiểu về vấn đề hiện tại và đồng cảm với họ (theo nguyên tắc 3 và 4 bên dưới).

Lấy ví dụ về một tình huống rằng bạn sẽ phải truyền đạt về quyết định cắt giảm nhân sự trong bộ phận. Bạn có thể thông báo với đội ngũ của mình với nội dung: “Sau nhiều tháng cân nhắc về các hướng giải quyết trong tương lai cho vấn đề này, hội đồng quản trị đã đi đến một quyết định khó khăn là cắt giảm nhân sự trong bộ phận chúng ta, và quyết định này sẽ có hiệu lực sau 90 ngày kể từ hôm nay.”

2. Tạm ngừng để nhân viên có thời gian suy ngẫm

Tùy thuộc vào tính chất đột ngột và hậu quả tiềm tàng của quyết định khó khăn, mọi người sẽ có thể không nghe thấy bất kỳ điều gì bạn nói trong một khoảng thời gian. Lúc này, bạn đừng nên nói thêm điều gì mà hãy tạm ngừng, để cho họ có cơ hội được “thở”. Nếu có thể, hãy giao tiếp bằng mắt với mọi người, cho phép họ có một chút thời gian để “tiêu hóa” vấn đề. Khi thấy tình hình đã ổn định, bạn sẽ có thể tiếp tục.

3. Thể hiện sự thấu hiểu và nhận lấy trách nhiệm, nhưng đừng mong đợi sự đồng ý từ đội ngũ của mình

Sau khoảng thời gian ngừng lại đôi chút, bạn có thể nói “Tôi biết điều này cần phải có thời gian để đón nhận. Tôi biết điều này sẽ gây sốc cho nhiều người. Tôi sẽ dành vài phút để giải thích về lý do vì sao chúng tôi đi đến quyết định này. Tôi không mong đợi mọi người sẽ đồng ý với kết luận này của chúng tôi. Nhưng nếu không trình bày, tôi sẽ nợ các bạn một lời giải thích rõ ràng về nguyên nhân dẫn đến điều này.”

Bạn cần cố gắng hết sức để giải thích những đánh đổi mà các nhà lãnh đạo phải đối mặt cũng như những nguyên tắc và tiêu chí dẫn đến quyết định cuối cùng. Nhìn nhận thực tế rằng sẽ có những người không đồng tình, tuy nhiên bạn đừng đổ lỗi cho người khác về việc ra quyết định này. Là một nhà quản lý, bạn là một đại diện của tổ chức và bạn đã chấp nhận trách nhiệm hoàn thành vai trò đó khi nhận công việc này.

Đừng để mong muốn được mọi người yêu mến làm lu mờ sự chính trực của bạn. Ngay cả khi bạn không tham gia vào việc ra quyết định, nhiệm vụ của bạn là trình bày một cách trung thực những tư duy logic được sử dụng để đưa ra quyết định đó. Nếu bạn không thể làm điều này một cách có đạo đức, thì đã đến lúc bạn cần cân nhắc xem liệu mình còn có thể tiếp tục đảm nhận vị trí này hay không.

4. Thể hiện sự cảm thông

Tiếp theo, bạn cần phải cẩn thận và kiên nhẫn khi có những hành động liên quan đến cảm xúc. Đừng vội vàng, hãy thừa nhận những tác động mà quyết định mang lại và những cảm xúc mà mọi người có thể cảm thấy.

Ở giai đoạn này, bạn có thể nói, “Tôi không thể tưởng tượng được thời điểm nào tệ hơn để thông báo điều này. Tôi cảm thấy rất tiếc khi làm các bạn hụt hẫng trong giai đoạn cuộc sống của các bạn đang ổn định. Tôi thật sự xin lỗi. Khi ban lãnh đạo chúng tôi cân nhắc về thời gian thông báo quyết định, chúng tôi cảm thấy điều quan trọng nhất là cần đảm bảo phần tài chính còn lại của doanh nghiệp luôn sẵn sàng để giúp các bạn trong quá trình chuyển đổi. Nếu đợi lâu hơn, chúng tôi sẽ có càng ít chi phí hơn để hỗ trợ.”

5. Kết thúc bằng sự cởi mở

Bạn có thể kết thúc lời chia sẻ bằng việc sẽ tiếp nhận những thắc mắc và nhu cầu hỗ trợ từ nhân viên. Mọi người sẽ cần thời gian để xử lý quyết định này, và họ cần bạn tập trung vào nhu cầu của họ ở hiện tại.

Bạn có thể nói rằng: “Tôi sẽ dành thời gian cho bất kỳ ai muốn hiểu rõ hơn những gì tôi vừa chia sẻ. Tôi cũng sẽ tìm mọi cách để có thể hỗ trợ các bạn trong các kế hoạch ở tương lai.”

6. Chứng minh rằng bạn thật sự muốn giúp đỡ họ

Điều duy nhất có thể thuyết phục mọi người rằng bạn thật sự chân thành với lời hứa hỗ trợ của mình là những gì bạn làm sau đó. Bạn có thể mời họ cùng ăn trưa, cùng trò chuyện và lắng nghe họ thật nhiều. Cần cho nhân viên biết rằng điều quan trọng đối với bạn là bạn quan tâm đến họ với tư cách là một con người. Những lần giao tiếp này có thể duy trì những mối quan hệ đáng trân trọng, ngay cả sau khi quyết định khó khăn làm thay đổi mọi thứ.

Những tình huống như thế này như thử thách sự trưởng thành về mặt cảm xúc, sự chính trực và lòng trắc ẩn của một người quản lý. Đối mặt với những điều này một cách thận trọng không chỉ là điều tối thiểu mà bạn thể hiện sự quan tâm với những người bị ảnh hưởng bởi quyết định, mà còn là cách để trở thành một nhà quản lý tốt hơn và một con người tốt hơn.

Nguồn: Harvard Business Review, GEM Global biên soạn và biên dịch