Quy Trình Phỏng Vấn Đầy Đủ Từ A-Z Mà Các Nhà Tuyển Dụng Cần Nắm Rõ

Phỏng vấn là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình tuyển dụng. Đây là thời điểm mà nhà tuyển dụng thực sự hiểu rõ xem ứng viên có phù hợp với vai trò và tổ chức của mình hay không.

Vậy, những bước cần thiết nào mà nhà tuyển dụng cần thực hiện để đảm bảo quy trình phỏng vấn đang tiến hành vừa có thể quyết định liệu ứng viên có phù hợp hay không, mà vừa tạo trải nghiệm tốt cho ứng viên? Hãy cùng GEM Global tìm hiểu chi tiết qua bài viết bên dưới.

Trước khi phỏng vấn

Lập kế hoạch và gửi lịch phỏng vấn

Hãy đảm bảo rằng ứng viên biết rõ về địa điểm và thời gian cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra. Gửi lịch phỏng vấn cho ứng viên với các thông tin sau:

• Ai là người họ sẽ gặp?
• Địa chỉ là gì? Bạn đã ghi chú văn phòng ở tầng nào chưa?
• Buổi phỏng vấn sẽ diễn ra lúc mấy giờ?
• Dự kiến cuộc phỏng vấn sẽ kéo dài bao lâu?
• Ứng viên cần chuẩn bị gì? (ví dụ: một bài thuyết trình)
• Nếu ứng viên đến bằng ô tô thì có bãi đậu xe không?
• Cách tốt nhất để đến văn phòng bằng phương tiện công cộng là gì?
• Ứng viên sẽ vào tòa nhà như thế nào? Có cần thẻ ra vào không?
• Có cần thẻ ra vào để sử dụng thang máy không?
• Việc truy cập tòa nhà có bị hạn chế cho người ngoài trong một khoảng thời gian nhất định không?

Nếu nhà tuyển dụng thực hiện phỏng vấn qua video, hãy đảm bảo rằng ứng viên đã được cung cấp đường link tham gia và biết phần mềm nào sẽ được sử dụng (ví dụ: Zoom, Microsoft Teams,…)

Sắp xếp người đón tiếp ứng viên

Khi ứng viên đến văn phòng hay điểm hẹn, ở phía nhà tuyển dụng cần phải có một người đón tiếp và hướng dẫn. Các công việc người này có thể đảm nhận như hướng dẫn vào phòng chờ, phòng phỏng vấn; mang nước, trà, bánh,…

Đặt phòng họp

Dù có vẻ đơn giản, nhưng việc đặt một phòng họp vào thời điểm thích hợp thực sự quan trọng. Là nhà tuyển dụng, bạn sẽ không muốn để một người được phỏng vấn là một nhân tài, chuyên gia trong lĩnh vực đã chuẩn bị sẵn sàng nhưng vẫn phải chờ đợi bạn tìm một phòng trống.

Hãy nhớ rằng, cuộc phỏng vấn không chỉ là bạn tiến hành, mà cũng là thời gian để ứng viên hỏi bạn về công ty và vị trí đang tuyển – điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn đang cố gắng tìm người cho một vị trí yêu cầu kỹ năng chuyên môn. Một số vấn đề cần cân nhắc có thể như:

• Có cuộc họp nào được lên lịch ngay sau buổi phỏng vấn không? Nếu có thể, tránh tình huống đó để ứng viên có đủ thời gian để hỏi bạn câu hỏi và không cảm thấy như bạn đang muốn mời họ ra về.
• Phòng được chọn có phải là phòng tốt nhất không? Có cách âm tốt không hay cuộc trò chuyện có thể dễ dàng nghe thấy từ bên ngoài và ngược lại không.

Xem xét hồ sơ ứng viên

Dù bạn đã xem xét hồ sơ trước khi quyết định mời ứng viên tham gia cuộc phỏng vấn, việc xem lại hồ sơ trước khi bắt đầu cuộc phỏng vấn cũng rất cần thiết. Bạn đang cố gắng thu hút người phù hợp cho vị trí, và nếu việc thiếu sự chuẩn bị có thể dẫn đến một trải nghiệm không tốt cho ứng viên thì ứng viên lý tưởng của bạn có thể không muốn chấp nhận lời đề nghị.

Lựa chọn phương pháp phỏng vấn và câu hỏi phù hợp

Phương pháp phỏng vấn nào bạn sẽ thực hiện phụ thuộc vào việc bạn muốn đánh giá điều gì và vị trí bạn đang muốn tuyển.

Xây dựng cấu trúc phỏng vấn: Thường thì bạn có thể bắt đầu bằng việc nói qua về tổ chức của bạn và trình bày các yêu cầu của vị trí đang tuyển dụng.

Lưu ý quan trọng: Nếu bạn đang sử dụng phương pháp phỏng vấn có cấu trúc, hãy đảm bảo giải thích “lý do tại sao” bạn sử dụng phương pháp này.

Câu hỏi phỏng vấn: Người phỏng vấn có kinh nghiệm thường có danh sách riêng về những câu hỏi họ muốn hỏi để đánh giá xem người đó có phù hợp hay không. Nhưng để bạn có một ý tưởng sơ bộ, dưới đây là một số ví dụ về những câu hỏi phỏng vấn tốt có thể dùng:

• “Miêu tả môi trường làm việc mà bạn có thể làm việc hiệu quả nhất.”
• “Kể về một thời điểm bạn đã phải vượt qua một trở ngại lớn ngăn bạn đạt được mục tiêu hoặc cam kết. Bạn đã xử lý tình huống đó như thế nào?”
• “Cho đến nay, thành tựu nghề nghiệp nào khiến bạn tự hào nhất?”

Trong buổi phỏng vấn

Chuẩn bị bài trình bày về tổ chức của bạn

Một trong những phần đầu tiên của việc tiến hành cuộc phỏng vấn là mô tả về công ty và vị trí công việc. Như đã đề cập trước đó, cuộc phỏng vấn công việc diễn ra theo cả hai hướng: ứng viên cũng đang phỏng vấn để xem họ có muốn làm việc cho bạn không, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng để trình bày về công ty của bạn.

Nói về “định vị giá trị nhân viên” (employee value proposition – EVP) của công ty bạn, bao gồm các chương trình lợi ích và phần thưởng, gói bồi dưỡng cũng như môi trường làm việc và văn hóa của công ty. Ngoài ra, hãy xem xét nói về đội ngũ lãnh đạo của bạn và những gì họ đại diện – những gì công ty muốn đạt được. Cân nhắc các ý sau:

• Kế hoạch mở rộng của công ty bạn là gì?
• Nhân viên hiện tại của bạn đánh giá cao nhất điều gì?
• Nhiệm vụ của công ty là gì và làm thế nào để bạn thực hiện nó?
• Vị trí này sẽ phù hợp vào cấu trúc của công ty như thế nào và nó đóng góp vào sự thành công của công ty như thế nào?

Đọc ngôn ngữ cơ thể

Khi bạn đặt câu hỏi phỏng vấn, hãy cố gắng tìm kiếm những dấu hiệu phi ngôn ngữ cụ thể. Khả năng đọc được ngôn ngữ cơ thể của ứng viên có thể gia tăng giá trị cho kỹ thuật phỏng vấn của bạn.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng phỏng vấn tuyển dụng có bản chất có thể khá căng thẳng và các dấu hiệu cười không tự nhiên, bối rối hoặc nói nhanh thường chỉ là dấu hiệu của căng thẳng. Một số yếu tố bạn có thể xem xét như:

• Họ có tự tin không?
• Họ có né tránh tương tác mắt không?
• Họ có tham gia/không tham gia vào cuộc trò chuyện?
• Học cách đọc ngôn ngữ cơ thể của ứng viên (cũng như nhận thức về ngôn ngữ cơ thể của chính bạn) sẽ giúp bạn trong việc tìm kiếm ứng viên thích hợp

Lắng nghe và ghi chú

Dù nghe khá đơn giản nhưng việc lắng nghe và ghi chú lại rất quan trọng. Là một nhà tuyển dụng, bạn thường tập trung vào câu hỏi tiếp theo của mình và có nguy cơ bỏ lỡ thông tin quan trọng mà ứng viên có thể cung cấp cho bạn.

Bằng việc tập trung lắng nghe, bạn cũng có thể nhận biết được các câu trả lời nào của ứng viên là đã được chuẩn bị sẵn hoặc ứng biến tại chỗ, thể hiện thái độ và phản xạ của họ.

Tập trung vào vai trò nhà tuyển dụng

Để giảm bớt áp lực, nhiều nhà tuyển dụng cũng thường nói đến các chủ đề khác ngoài công việc. Tuy nhiên, câu trả lời của ứng viên có thể ảnh hưởng nhiều hơn bạn nghĩ. Thông qua các câu hỏi như về sở thích, quan điểm, bạn có thể tạo mối kết nối tích cực với ai đó nếu họ cũng có suy nghĩ giống bạn. Điều này sẽ gây nên sự thiên vị trong quá trình phỏng vấn và chọn lọc ứng viên.

Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không nên bàn luận về sở thích hoặc các mối quan tâm cá nhân hoàn toàn, bởi nó cũng có giá trị trong việc tìm hiểu thêm về người được phỏng vấn. Đôi khi, trong các cuộc phỏng vấn trực tuyến, một hình thức ít có sự tương tác thì bạn nên bắt đầu cuộc phỏng vấn bằng các chủ đề ngoài lề một chút để có thể giúp họ dễ dàng hòa mình vào trước khi bắt đầu với các câu hỏi chính.

Cho ứng viên đặt câu hỏi về công ty

Khi cuộc phỏng vấn sắp kết thúc, hãy cho ứng viên thời gian để đặt thêm câu hỏi về vị trí công việc và công ty. Một ứng viên xuất sắc sẽ sử dụng thời gian và cơ hội này để đặt câu hỏi và hiểu rõ hơn liệu họ quan tâm và có phù hợp với vị trí và công ty hay không.

Sau khi phỏng vấn

Xác nhận các bước tiếp theo

Thông báo cho ứng viên biết các bước tiếp theo là gì và họ có thể mong đợi nghe phản hồi kết quả phỏng vấn từ bạn vào thời gian nào và bằng cách nào – bạn sẽ gọi điện thoại cho họ hay gửi email?

“63% ứng viên nói rằng hầu hết các nhà tuyển dụng không có sự tương tác tốt.” (https://www.thetalentboard.org/) – theo một khảo sát của Talent Board.

Với hơn 60% ứng viên không hài lòng với cách mà một tổ chức truyền đạt thông tin, hãy đảm bảo bạn thực hiện phản hồi tình hình của ứng viên trong thời gian hợp lý. Điều này sẽ giúp bạn nổi bật hơn các nhà tuyển dụng khác.

Đánh giá lại buổi phỏng vấn cùng những người liên quan

Sau cuộc phỏng vấn, hãy xem xét lại các ghi chú và sắp xếp lại các thông tin ứng viên đã cung cấp, đồng thời nhìn nhận và đánh giá lại chất lượng để rút kinh nghiệm cho các đợt phỏng vấn sau.

Nếu có những người khác tham gia cuộc phỏng vấn cùng bạn, hãy dành thời gian để chia sẻ suy nghĩ của bạn với họ. Điều này cũng sẽ giúp bạn giảm bớt sự thiên vị trong quá trình sàng lọc và chọn lựa người phù hợp.

Xem thêm bài viết: Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự: 7 Bước Quan Trọng Để Tìm Kiếm Ứng Viên Tốt Nhất

Nguồn: Morgan McKinley, GEM Global biên dịch và biên tập.