Quản Trị Nguồn Nhân Lực Là Gì? 10 Chức Năng Chính Trong Quản Trị Nguồn Nhân Lực

Nhân sự là một trong những yếu tố then chốt để vận hành tổ chức, không có nhân sự tổ chức sẽ không thể hoạt động. Do đó để một doanh nghiệp phát triển bền vững và ổn định, việc quản trị nguồn nhân lực là vô cùng quan trọng. Vậy quản trị nguồn nhân lực là gì? 10 chức năng chính mà nhà lãnh đạo và quản lý cần làm trong quản trị nguồn nhân lực là gì? Hãy cùng GEM Global tìm hiểu trong bài viết này nhé!

I. Quản trị nguồn nhân lực là gì?

1. Định nghĩa quản trị nguồn nhân lực

Quản trị nguồn nhân lực (tên tiếng Anh: Human Resource Management – HRM) gồm các hoạt động liên quan đến hoạch định chính sách, tuyển dụng, triển khai, đào tạo, phát triển, quản lý và duy trì mối quan hệ giữa nhân viên và cấp lãnh đạo trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

Bộ phận quản trị nguồn nhân lực trong một tổ chức hoạt động với tâm thế xem nhân viên là tài sản của doanh nghiệp đó, và cũng như các tài sản kinh doanh khác, mục tiêu hướng đến chính là sử dụng hiệu quả nhân viên, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi tức đầu tư (ROI).

Sự ra đời của quản lý nguồn nhân lực hiện đại có thể bắt nguồn từ thế kỷ 18, khi cuộc Cách mạng Công nghiệp Anh diễn ra, nhu cầu về lượng nhân công vô cùng lớn khiến cho việc quản lý trở nên khó khăn và cấp thiết, đồng thời đặt ra vấn đề hạnh phúc của một người lao động tỉ lệ thuận với hiệu suất của người đó.

Có thể nói, nguồn nhân lực là một lĩnh vực đang trên đà phát triển, các doanh nghiệp ngày càng nhận ra sự khác biệt về nhân sự khi có chiến lược đầu tư đúng đắn. Lập ra một kế hoạch phát triển cho từng nhân sự, khai thác những tiềm năng và dụng người thật tốt, đảm bảo quyền lợi cho họ sẽ giúp gia tăng sự trung thành và mong muốn cống hiến, đồng thời giúp doanh nghiệp ngày càng tiến xa trong lĩnh vực đang hoạt động.

2. Vai trò của quản trị nguồn nhân lực

Vai trò của quản trị nguồn nhân lực có thể được phân chia như sau:

• Vai trò hành chính

Bộ phận phụ trách quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt trong quá trình vận hành doanh nghiệp, trực tiếp thực hiện các vấn đề liên quan đến nhân sự, khắc phục các sự cố xảy ra và thực thi các chính sách từ ban lãnh đạo tổ chức. Những việc làm này giúp cho doanh nghiệp hoạt động được thuận lợi, phù hợp với các chính sách, quy định và luật của Nhà nước.

• Vai trò hỗ trợ người lao động

Quản trị nguồn nhân lực thể hiện vai trò rất rõ ràng trong việc hỗ trợ người lao động trong suốt quá trình công tác tại doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi và đề cao giá trị của họ. Chú trọng việc giải quyết hợp tình hợp lý giữa lãnh đạo tổ chức và người lao động, giảm bớt những mâu thuẫn và những điểm bất hợp lý giữa hai bên.

• Vai trò tác nghiệp

Quản trị nguồn nhân lực đảm bảo thực thi, kiểm soát nguồn nhân lực đầu vào của doanh nghiệp dựa trên những yêu cầu của các phòng ban, của lãnh đạo đang có nhu cầu tuyển dụng. Cần đảm bảo rằng nguồn nhân lực đầu vào đáp ứng được các tiêu chí theo yêu cầu, có trình độ cao, năng lực tốt để phối hợp tạo ra những sản phẩm, thành quả chất lượng, thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng tiến lên.

• Vai trò chiến lược

Những người thuộc bộ phận quản trị nguồn nhân lực cũng đóng vai trò tư vấn cho nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp các chiến lược về nhân sự. Công việc có thể bao gồm phân bố nhân viên với kỹ năng cụ thể đáp ứng mục tiêu hiện tại và tương lai của công ty, đề xuất các chiến lược đào tạo và phát triển để nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên.

II. 10 chức năng chính trong quản trị nguồn nhân lực

1. Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực chính là quá trình đáng giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó. Bao gồm:

• Ước tính số lượng nhân lực cần, và có trình độ như thế nào để đáp ứng yêu cầu công việc
• Ước tính trong số đó sẽ có bao nhiêu người đồng ý đến làm việc tại doanh nghiệp
• Lựa chọn giải pháp để cân đối nhân lực tại các thời điểm trong tương lai hoặc trong các thời hạn khác nhau như dài hạn, trung hạn, ngắn hạn.

Việc hoạch định nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra, chủ động thấy trước được những thách thức và từ đó cho ra biện pháp khắc phục. Khi hoạch định nguồn nhân lực cần lưu ý kết hợp với các chiến lược khác của công ty để việc lập kế hoạch được hiệu quả hơn.

2. Tuyển dụng và lựa chọn nhân sự

Một trong những công việc quan trọng nhất khi quản trị nguồn nhân lực chính là tuyển dụng. Để có thể đạt hiệu quả cao nhất, trước tiên khoan hãy nghĩ đến việc tìm cho mình những ứng viên giỏi, thay vào đó doanh nghiệp hãy tạo dựng cho mình một thương hiệu tuyển dụng mạnh.

Xây dựng thương hiệu tuyển dụng tốt, sau đó đề ra các chiến lược phù hợp cũng có thể xem như đã đi được nửa chặng đường. Sau đó, người phụ trách việc tuyển dụng sẽ bắt đầu thu nhận hồ sơ ứng viên, lọc lại và lập danh sách những người phù hợp nhất với vị trí công việc đang cần bổ sung.

3. Xây dựng chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự có thể được định nghĩa là những quy tắc liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo và sử dụng nhân sự, nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu. Trong thực tế, chính sách nhân sự có thể hiểu là, ngoài các quy định về tuyển dụng, đào tạo và phát triển, chính sách đãi ngộ và tiền lương, đãi ngộ và thưởng phạt,…

Chính sách nhân sự của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, tùy vào mức độ phức tạp của hệ thống công ty và từ đóng góp của ban lãnh đạo, bộ phận quản trị nguồn nhân lực sẽ đề ra bộ chính sách hoàn chỉnh và kiểm soát toàn bộ, đảm bảo luôn được thực thi đúng đắn.

4. Quy định về an toàn, sức khỏe của người lao động

Bất kỳ người sử dụng lao động nào cũng cần phải tuân thủ theo Luật Lao động như về vấn đề sức khỏe và an toàn của người lao động. Người chủ doanh nghiệp cũng như bộ phận phụ trách quản trị nguồn nhân lực cần phải lưu ý đề cập đến những vấn đề này như một điều kiện quan trọng khi tuyển dụng nhân sự, quy trình hoặc văn hóa của công ty để đảm bảo an toàn cho nhân viên, đồng thời thông qua đó cũng có thể gầy dựng được niềm tin của họ đối với doanh nghiệp.

5. Quản lý hiệu suất

Chức năng tiếp theo trong quản trị nguồn nhân lực chính là quản lý hiệu suất. Chức năng này giúp doanh nghiệp kiểm soát, quản lý hiệu quả công việc của từng nhân viên và mong muốn gắn bó với công ty của họ.

Để quản lý hiệu suất được hiệu quả, nhà lãnh đạo và quản lý cần thiết lập mục tiêu và định hướng cho công việc của từng vị trí thật rõ ràng Một khi điều này được thực hiện tốt, sẽ có thể thu hẹp khoảng cách của người nhân sự ngày hôm nay và người nhân sự doanh nghiệp mong muốn họ trở thành trong tương lai.

6. Quan hệ lao động

Chức năng này đóng vai trò gắn kết và duy trì mối quan hệ giữa nhân viên với các phòng ban khác nhau và với những lãnh đạo cấp trên. Người phụ trách quản trị nguồn nhân lực có thể phát hiện những bất thường và xử lý kịp thời những mâu thuẫn, vấn đề phát sinh, tránh ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công việc và mục tiêu chung của tổ chức.

7. Quyền lợi và phúc lợi

Quyền lợi và phúc lợi là yếu tố mà bất kì người lao động nào cũng quan tâm, là một trong những chức năng có vai trò giữ chân nhân viên. Do đó, người quản trị nguồn nhân lực cần phải đảm bảo các quyền lợi của người lao động được thực thi hợp lý và theo đúng quy định, không để nhân viên phải chịu thiệt thòi, đồng thời thực hiện các chế độ phúc lợi theo chính sách công ty để nhân viên có thêm động lực cống hiến hết mình cho sự phát triển của doanh nghiệp.

8. Đào tạo và phát triển chất lượng nhân sự

Nhân viên có năng lực thôi vẫn chưa đủ, quan trọng là người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải tạo điều kiện để người nhân viên ấy phát huy thật nhiều khả năng mà họ có, cho họ được trau dồi thêm những kiến thức chuyên môn để công việc thêm thuận lợi và hiệu quả.

Bộ phận quản trị nguồn nhân lực cần phải xem xét những nhân sự nào phù hợp, sau đó xây dựng các chương trình đào tạo đáp ứng yêu cầu, có thể nhờ những người có chuyên môn cao trong nội bộ doanh nghiệp đứng ra chia sẻ, hoặc nhờ các đơn vị chuyên cung cấp các khóa đào tạo chuyên nghiệp tổ chức, khuyến khích nhân viên của mình tham gia. Sau khi quá trình đào tạo kết thúc, nhà lãnh đạo và người phụ trách nhân sự có thể xem xét và đánh giá hiệu quả trước và sau khi cho nhân viên tham gia khóa đào tạo, rút kinh nghiệm và lên các kế hoạch đào tạo cần thiết khác trong tương lai.

9. Lập kế hoạch nghề nghiệp

Bộ phận quản trị nguồn nhân lực có chức năng lập kế hoạch nghề nghiệp cho từng nhân sự trong doanh nghiệp, hướng dẫn và giúp họ phát triển các kỹ năng nghề nghiệp. Kết hợp với người phụ trách các phòng ban, vạch ra một lộ trình phát triển và thăng tiến sẽ giúp người nhân viên có cái nhìn rõ hơn về năng lực bản thân, xem xét trong tương lai có phù hợp với vị trí công việc đang theo đuổi hay không.

10. Khen thưởng nhân viên

Khen thưởng nhân viên là một trong những chức năng quan trọng của bộ phận quản trị nguồn nhân lực. Bằng việc đánh giá những nỗ lực, sự cống hiến của người nhân viên, từ đó đưa ra những phần thưởng xứng đáng sẽ giúp họ cảm thấy công sức được tôn trọng, có thêm niềm tin và động lực tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp.

III. Giải đáp một số câu hỏi về quản trị nguồn nhân lực

1. Nhân sự insourcing và outsourcing là gì?

Nhân sự insourcing: là những nhân viên trong tổ chức của bạn. Insourcing là quá trình bạn sử dụng nhân sự trong chính công ty của mình để hoàn thành công việc thay vì một bên thứ ba. Ưu điểm của insourcing chính là nhân sự nội bộ đã có kiến thức và hiểu biết về mọi quy trình, văn hóa của công ty, từ đó việc thực hiện các nhiệm vụ cấp trên đưa ra sẽ tương đối thuận lợi và dễ khớp với các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra insourcing giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí thay vì thuê ngoài. Tuy nhiên insourcing có nhược điểm chính là đôi khi người nhân viên được lựa chọn làm nhiệm vụ có khả năng chưa đáp ứng được nên cần phải đào tạo thêm, không đảm bảo được mặt thời gian hoàn thành nhiệm vụ.

Nhân sự outsourcing: là các nhân sự không trực thuộc công ty, mà được đi thuê ngoài từ các công ty cung cấp dịch vụ, hoặc người làm tự do. Phương án này thường được doanh nghiệp lựa chọn khi không có đủ nguồn lực để thực hiện tốt công việc hoặc muốn tiết kiệm chi phí sản xuất, vận hành. Ưu điểm của outsourcing chính là những người đảm nhận công việc sẽ là những người có trình độ chuyên môn phù hợp với yêu cầu của phía doanh nghiệp. Nhược điểm của outsourcing là tốn kém chi phí thuê ngoài.

2. Tại sao thuê ngoài nhân sự lại quan trọng?

Thuê ngoài nhân sự không hẳn là một yêu cầu bắt buộc, tuy nhiên để các nhiệm vụ mang tính chuyên môn cao cần được thực hiện bởi một người dày dặn kinh nghiệm thì không phải ở doanh nghiệp nào cũng có, đặc biệt là khi trong doanh nghiệp không có sẵn người phù hợp để đảm nhận. Do đó, phương án tối ưu nhất chính là thuê ngoài nhân sự.

3. Tỷ lệ duy trì nhân viên là gì?

Tỷ lệ này đánh giá khả năng giữ chân nhân sự của một công ty theo thời gian, và thường được đo bằng cách chia số nhân viên ở lại với tổ chức của bạn trong một khoảng thời gian nhất định cho tổng số nhân viên. Tỷ lệ duy trì nhân viên đánh giá rất lớn tới mức độ hiệu quả của hoạt động quản lý nhân sự, là mục tiêu hàng đầu của nhà quản trị nhân sự.

GEM Global đã chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết nhất về quản trị nguồn nhân lực, hy vọng qua bài viết này bạn sẽ hiểu hơn về ngành cũng như các chức năng chính mà một nhà quản trị nguồn nhân lực hoặc bộ phận cần đảm nhận, giúp các công việc liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.

GEM Global tổng hợp và biên soạn