“Các Nguồn dữ liệu nhân sự quan trọng nào thường sử dụng trong phân tích nhân sự? – Đây là một câu hỏi lớn của nhiều nhà Nhân sự đặt ra với chúng tôi. 

Tại bài viết này, GEM Global sẽ liệt kê một số nguồn dữ liệu nhân sự quan trọng và phổ biến trong lĩnh vực nhân sự và mở rộng phạm vi doanh nghiệp nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan, hữu ích cho các nỗ lực phân tích dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp bạn. 

BA NHÓM NGUỒN DỮ LIỆU NHÂN SỰ QUAN TRỌNG 

Thông thường, Nguồn dữ liệu nhân sự được phân loại thành 3 nhóm chính: 

• Nguồn Dữ liệu từ Hệ thống HRIS (Human Resources Information System): Nguồn Dữ liệu Nhân sự từ Hệ thống thông tin nguồn nhân lực hay hệ thống quản trị nguồn nhân lực (HRIS) bao gồm hầu hết bộ dữ liệu về đội ngũ nhân sự của công ty. Một số hệ thống HRIS phổ biến hiện nay như Workday, Oracle, SAP,…
• Nguồn Dữ Liệu khác (Other HR Data): Bao gồm một số Nguồn Dữ liệu Nhân sự cần thiết cho việc phân tích và đưa ra quyết định dựa trên nguồn dữ liệu ấy nhưng không nằm trong hệ thống HRIS. Các dữ liệu này thường được xác định, thu thập thông qua các cuộc khảo sát hoặc kỹ thuật đo lường khác. 
• Nguồn Dữ liệu Kinh doanh (Business Data): Một số dữ liệu doanh nghiệp ngày càng đóng vai trò quan trọng trong phân tích dữ liệu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ không liệt kệ các dữ liệu doanh nghiệp mà chỉ đề cập đến các Nguồn Dữ liệu Nhân sự từ Nguồn Dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp cần thiết nhất được sử dụng cho phân tích dữ liệu nhân sự. 

I. Nguồn Dữ liệu Nhân sự từ Hệ thống HRIS (HRIS Data Sources)

Hệ thống HRIS  của công ty thường chứa các nguồn dữ liệu nhân sự về các chức năng của Nguồn nhân lực (HR Functions) bao gồm tuyển dụng (recruitment), quản lý hiệu suất (performance management), và quản trị nhân tài (talent management). Mặc dù các modules trong Hệ thống HRIS khác nhau tùy công ty (quy mô, lĩnh vực) như thông thường sẽ các module tương đồng chức dữ liệu cần thiết cho phân tích dữ liệu nhân sự. 

1. Tuyển dụng (Recruitment)

Nguồn Dữ liệu Nhân sự Tuyển dụng (Data Recruitment) được thu thập từ Hệ Thống Theo Dõi Ứng Viên (ATS – Applicant Tracking System) được coi là nguồn dữ liệu phổ biến đầu tiên trong HRIS. Nó bao gồm soosl ượng ứng viên đã nộp đơn, CV của họ và các đặc điểm nhân dạng khác, bao gồm cả quy trình tuyển dụng, nguồn tuyển dụng, phân loại và lựa chọn,..v.v. Hệ thống này là nguồn cung cấp thông tin phổ biến cho các Chỉ số Tuyển dụng (Recruitment Metrics). 

2. Dữ liệu Nhân khẩu học (Demographic Data)

Một nguồn dữ liệu nhân sự chính quan trọng khác là các bản ghi (hồ sơ) nhân viên trong HRIS. Nó bao gồm ID Nhân viên, Tên, Giới tính, Ngày sinh, Địa chỉ cư trú, Vị trí, Phòng ban, Cost Center, Ngày kết thúc hợp đồng,… Những dữ liệu nhân khẩu học này được sử dụng trong phân tích như các Biến kiểm soát (Control Variables). Ngoài ra, khi kết hợp với các dữ liệu thủ công, đây thường được coi là cơ sở dữ liệu gốc được bổ sung bằng dữ liệu từ các nguồn khác nhau bằng các tương thích với 1 định danh duy nhất – ID nhân viên.  

3. Quản lý Hiệu suất (Performance Management)

Hệ thống Quản lý Hiệu suất – PMS (The performance management system) là một phần của HRIS và chứa các tệp thông tin về Quản lý hiệu suất. Nó bao gồm các đánh giá nhân viên, xếp hạng hiệu suất. 

4. Quản lý Học tập (Learning Management)

Hệ thống Quản lý Học tập – LMS (Learning Management System) là một nguồn dữ liệu nhân sự khác. LMS chứa thông tin về các khóa học, lịch sử học tập của nhân viên thông qua các chương trình khác nhau. Không phải tất cả các dữ liệu học tập đều được lưu trữ trong LMS. Thông thường, Phòng Tài Chính sẽ giữ thông tin về chi phí đào tạo, trong khi tác động và hiệu quả của Học tập thường được do lường và ghi nhận bằng các cuộc khảo sát. 

5. Cấp bậc Công việc (Job Architecture)

Được hiểu là một bản phác thảo cung cấp thông tin phân công công việc, mức độ phức tạp công việc, phạm vị tác động, trách nhiệm… Đây còn được coi là bộ khung đánh giá tiêu chuẩn để xây dựng nền tảng cho việc trả lương. Các cấp bậc khác nhau sẽ có mức lương, chế độ, thưởng khác nhau. Các công ty thương mại thường coi thang lương, cấp bậc công việc là một nguồn dữ liệu nhân sự cần ghi nhận. 

6. Lương thưởng và Phúc lợi (Compensation & Benefits)

Nhằm giữ chân nhân viên, họ cần nhận mức lương thưởng và phúc lợi xứng đáng. Dữ liệu về lương thưởng và phúc lợi được lưu trữ trong hệ thống HRIS. Nó bao gồm lương thưởng chi tiết và cũng như các khoản phúc lợi kèm theo. Đây là cơ sở để công ty đo lường và đề xuất các chính xác lương thưởng cần thiết để tuyển dụng, giữ nhân nhân viên. 

6. Kế hoạch Kế nhiệm (Succession Planning)

Số lượng dữ liệu của nguồn này phụ thuộc và mức độ lâu dài của các kế hoạch kế thừa triển khai trong thực tế của tổ chức. Dữ liệu mẫu sẽ bao gồm dữ liệu phát triển lãnh đạo, quyền lực nhà quản lý hay các dữ liệu về những người kế thừa trong đội ngũ. 

7. Phát triển Tài năng (Talent Development)

Nguồn Dữ liệu Nhân sự về phát triển tài năng có thể sẽ lạ lẫm đối với một số công ty. Các chương trình Tài năng bao gồm các khóa học, hội thảo trong hệ thống Quản lý Học Tập (Learning Management System). 

8. Phỏng vấn Thôi việc (Exit Interview)

Tùy thuộc vào tổ chức, thông tin phỏng vấn thôi việc sẽ được lưu trữ trong HRIS. Nó cung cấp lượng thông tin về những lý do tại sao nhân viên đã rời khỏi tổ chức. Dữ liệu này có thể sử dụng cho các phân tích nhằm đề ra giải pháp giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên. 

II. Nguồn Dữ liệu Nhân sự khác (Other HR Data) 

Trong phân loại của chúng tôi, các nguồn dữ liệu nhân sự khác bao gồm các dữ liệu nhân sự thường không được lưu trữ trong hệ thống HRIS. Trường hợp này xảy ra đối với các dữ liệu khó thu thập bằng các phương pháp thông thường. 

1. Học tập (Learning) 

Nguồn Dữ liệu Nhân sự về hiệu quả học tập và đáng giá chương trình học thường được lưu trữ riêng biệt với Hệ thống Quản lý Học tập (LMS) và được quản lý bởi bộ phận L&D. Thường thì dữ liệu đang lưu trữ trong các tệp Excel và công cụ thu thập khảo sát. Tích hợp dữ liệu này vào cơ sở dữ liệu báo cáo và thông tin nhân sự là ưu tiên hàng đầu cho các tổ chức bắt đầu làm với với phân tích học tập hay tăng tính hiệu quả trong báo cáo của họ.

2. Travel (Công tác)

Dữ liệu về các chuyến công tác, đi lại (du lịch…) của nhân viên có thể dự báo tiềm năng của tỷ lệ nghỉ việc nhân viên. 

3. Cố vấn (Mentoring)

Cố vấn là một hạng mục quan trọng đối với những người có tiềm năng cao và được đưa vào các chương trình phát triển tài năng và lãnh đạo. Cố vấn là một nguồn dữ liệu nhân sự trọng trong việc đưa ra các quyết định, phán đoán tính hiệu quả của chương trình đối với đội ngũ và khả năng gắn bó lâu dài, thăng tiến của nhân viên. 

4. Dữ liệu Khảo sát Nhân viên (Employee Survey Data)

Một lượng lớn dữ liệu nhân sự được thu thập thông qua các cuộc khảo sát. Hầu hết các công ty thực hiện các cuộc khảo sát theo cách tập trung – phân tán, dẫn đến việc dữ liệu khảo sát bị rải rác trong tổ chức và gây ra sự mệt mỏi khi thực hiện khảo sát. Việc thu thập và phân tích các dữ liệu này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu khảo sát nhân viên. 

5. Khảo sát mức độ Gắn kết (Engagement Survey)

Các cuộc khảo sát gắn kết thường được thu thập bởi 1 bên thứ 3 nhằm đảm bảo tính ẩn danh. Mặc dù điều này sẽ gây khó khăn trong việc thu thập dữ liệu của bạn. 

6. Dữ liệu về sự vắng mặt (Absence Data)

Dữ liệu vắng mặt bao gồm các ngày nghỉ ốm, vắng không phép – có phép, lý do vắng mặt, nghỉ thai sản, trễ giờ… 

7. Sức khỏe và Phúc lợi (Wellbeing and Wellness)

Tùy thuộc vào tổ chức, sẽ có hồ sơ dữ liệu lưu trữ về (sự tham gia) các chương trình phúc lợi nhân viên. 

8. Dữ liệu Mạng xã hội (Social Network Data)

Nguồn Dữ liệu nhân sự từ MXH của tổ chức hay còn gọi là phân tích tổ chức – ONA (Organizational Network Analytics) bao gồm các cuộc khảo sát mạng lưới, tài khoản MXH, hồ sợ điện thoại hay các hệ thống báo cáo dữ liệu mạng khác. 

III – Nguồn Dữ liệu Kinh doanh (Business Data) 

Phạm vi dữ liệu kinh doanh gần như vô tận, có thể sử dụng nhiều tệp dữ liệu kinh doanh khác nhau cho công việc phân tích nhân sự. Dưới đây là một số nguồn dữ liệu nhân sự quan trọng nhất. 

1. Dữ liệu CRM (CRM Data)

Hệ thống Quản lý Quan hệ khách hàng – CRM (Customer Relationship Management) của công ty chứa rất nhiều dữ liệu về khách hàng bao gồm các cuộc liên hệ của nhân viên với khách hàng, điểm NPS cho những lần tiếp xúc đó, những đánh giá của khách hàng, và một số thông tin khác. Nguồn dữ liệu nhân sự này có thể là kết quả quan trọng để đo lường tác động của các chính sách nhân sự đối với năng lực tiếp xúc, phục vụ khách hàng của đội ngũ nhân viên. 

2. Dữ liệu Tài chính (Financial Data)

Bao gồm nguồn dữ liệu nhân sự về chi phí đào tạo, chi phí nhân sự nhằm đưa ra các phân tích phức tạp về ngân sách nguồn nhân lực, tính toán ROI cho các biện pháp can thiệp nhân sự khác nhau. 

3. Dữ liệu Quản lý Sản xuất (Production Management Data)

Hệ thống kế hoạch, theo dõi, quản lý sản xuất – PMS (Production Management)  bao gồm lich jtrinhf, số lượt gọi dịch vụ, tỷ lệ giao hàng, tốc độ giao hàng,… những dữ liệu này cũng có thể sử dụng làm dữ liệu kết quả để đo lường tác động của chính nhân sự đối với nhân viên làm việc trong lĩnh vực sản xuất và logistic.

4. Dữ liệu Bán hàng (Sales Data)

Nguồn Dữ liệu bán hàng như doanh số bán hàng mỗi cửa hàng có thể sử dụng làm dữ liệu kết quả để đo lượng hiệu quả của các chính sách nhân sự khác như chương trình đào tạo. 

5. Một số nguồn khác (Other Data) 

Bao gồm dữ liệu kinh doanh nội bộ và nguồn ngoại vi. Ví dụ các nguồn ngoại vi có thể là dữ liệu thị trường, có thể là tỷ lệ bệnh tật, thời tiết và tất các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến con người và năng suất lao động. 

---

Như bạn thấy, có rất nhiều nguồn dữ liệu nhân sự có thể tận dụng được cho phân tích nhân sự. Hãy nhớ rằng mỗi tổ chức đã có hệ thống tổ chức dữ liệu nhân sự và kinh doanh theo các của riêng mình. Một số dữ liệu có sẵn, và số khác lại không. Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh, sẽ có những nguồn dữ liệu nhân sự quan trọng khác mà không được liệt kê trong bài viết này. 

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về 21 Nguồn Dữ liệu Nhân sự quan trọng trong Phân tích Dữ liệu dành cho nhà nhân sự. Sắp tới, GEM Global sẽ khai giảng khóa Analytics In Human Resource Management (Phân Tích Dữ Liệu Trong Quản Trị Nhân Sự) nhằm cung cấp toàn diện tư duy, kỹ năng và phương pháp Phân tích dự liệu trong Nhân sự nhằm nâng cao năng lực phân tích dữ liệu nhân sự và ứng dụng vào công việc thực tế.

🔻Khám phá chi tiết khóa học TẠI ĐÂY

Nguồn: AIHR, GEM Global biên soạn và biên dịch