Mẫu Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự Chuẩn Được Nhiều Tổ Chức Sử Dụng

Quy trình tuyển dụng nhân sự là một bước quan trọng đối với mọi tổ chức – từ các tổ chức lớn đến các công ty khởi nghiệp. Tuy nhiên để quy trình này diễn ra thuận lợi nhất, các tổ chức đều thực hiện theo một mẫu quy trình tuyển dụng để đảm bảo không bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng.

Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global xem xét mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn mà nhiều tổ chức đã áp dụng với hiệu suất cao, rút ra được cấu trúc và các bước cần thiết trong quy trình này.

Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự

1. Mô tả công việc trong mẫu quy trình tuyển dụng

Trưởng các phòng ban có trách nhiệm đo lường hoạt động trong bộ phận mình. Lưu ý mô tả rõ các yêu cầu chi tiết về công việc, khả năng cần thiết để đáp ứng các yêu cầu cho các vị trí do mình đề xuất bổ sung theo mẫu “Position Description” và trình Ban Giám đốc duyệt.

Các hồ sơ này được chuyển cho phòng nhân sự của đơn vị lưu giữ bản gốc. Các phòng ban khác lưu 1 bản copy, làm cơ sở cho công tác tuyển dụng và training.

2. Thiết kế quy trình tuyển dụng người nhân viên

Một quy trình tuyển dụng người nhân viên chuyên nghiệp nên được thiết kế bài bản, đầy đủ nội dung cần thiết.

a. Nhu cầu tuyển dụng

Khi có nhu cầu về nhân viên (cho vị trí mới, bổ sung hoặc thay thế vị trí cũ), bộ phận phát sinh mong muốn điền thông tin vào “Recruitment Requisition Form”, xin phê duyệt và gửi cho phòng ban người nhân viên.

b. Rà soát và tiếp nhận xin bổ sung nhân viên

Bộ phận tuyển dụng rà soát các thông tin trong “Recruitment Requisition Form”. Nếu các thông tin chưa đủ, cần yêu cầu bộ phận phát sinh mong muốn chỉnh sửa hoàn thiện lại “Recruitment Requisition Form”.

c. Thông báo tuyển dụng

Dựa trên bản Position Description cho vị trí cần tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng có nhiệm vụ liên hệ với các doanh nghiệp cung cấp nhân lực và/hoặc đăng tin tuyển dụng trên phương tiện thông tin đại chúng (báo, internet…). Hồ sơ gửi về sẽ được phòng nhân sự tiếp nhận và sơ tuyển.

d. Sơ tuyển hồ sơ

Phòng nhân sự tiếp nhận hồ sơ và tổng hợp thông tin vào “Candidates Shortlist”. Sau đó dựa trên JD tuyển lựa những hồ sơ phù hợp cho vòng phỏng vấn lần 1.

e. Phỏng vấn lần 1

Bộ phận nhân sự tổ chức phỏng vấn lần 1 đối với những ứng viên đạt qua vòng sơ tuyển hồ sơ. Các thông tin và kết quả tuyển mộ vòng 1 của các ứng viên tiếp tục được cập nhật vào “Candidates shortlist”. Bạn sẽ tham khảo mẫu danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn chuẩn để đánh giá ứng viên chính xác hơn.

f. Phỏng vấn lần 2

Phỏng vấn lần 2 do trưởng phòng ban phát sinh nhu cầu tuyển dụng chủ trì. Mục đích phỏng vấn vòng 2 của các ứng viên tiếp tục được cập nhật vào “Candidates Shortlist”.

g. Thông báo tới các ứng viên trúng tuyển

Dựa vào “Candidates Shortlist”, phòng nhân sự gửi “Employment Offer Letter” tới các ứng viên trúng tuyển sau vòng phỏng vấn lần 2.

h. Chuẩn bị cho nhân viên mới

Khi ứng viên trúng tuyển đồng ý “Employment Offer Letter”, phòng nhân sự yêu cầu nhân viên mới chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ thiết yếu khi thực hiện công việc tại công ty, đồng thời gửi cho người mới bản “[Tên Công ty] New Employee Onboarding Checklist” để trao cho nhân viên mới thông tin như:

• Những việc mà người mới phải hoàn thành trong thời gian thử việc.
• Quyền lợi mà họ được hưởng
• Địa chỉ tham khảo cho các thông tin
• Lịch làm việc…

Sau một tháng thực hiện công việc, nhân viên mới gửi lại phòng người nhân viên bản “[Tên Công ty] New Employee Onboarding Checklist” có xác nhận những việc mà họ đã làm được để phòng nhân sự theo dõi và xem xét. 2 tháng sau khi thử việc, nhân viên mới được Quản lý trực tiếp và Giám đốc nhận xét thử việc theo các tiêu chí trong “Probational Evaluation”.

i. Ký hợp đồng lao động

Người làm công thử việc có điểm nhận xét trung bình trên mức điểm quy định của công ty sẽ được ký hợp đồng chính thức thực hiện công việc tại công ty.

Mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự số 2

1. Mục đích

Quy trình này được lập ra nhằm đáp ứng đúng nhu cầu về nhân sự, yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp, dưới hình thức tuyển dụng nhằm cung cấp những công nhân viên có trình độ và tay nghề đúng yêu cầu của các phòng ban trong tổ chức.

2. Phạm vi

Quy trình này áp dụng cho việc tuyển dụng người làm công và quản lý trong tổ chức trừ các nhà quản trị được quy định riêng.

3. Nội dung

a. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của GĐ, Phòng nhân sự đề nghị, theo yêu cầu của các phòng ban sử dụng.

Các bộ phận căn cứ vào sơ đồ sxkd và mong muốn công việc phát sinh để lập sơ đồ tuyển dụng.

• Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì
• Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ưng được về: Tay nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc.
• Số lượng cần tuyển mộ.
• Loại lao động: chính thức hay thời vụ.
• Thời gian cần người nhân viên.

b. Tập hợp nhu cầu

Trưởng Phòng/ban/đơn vị tập hợp nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận trực thuộc vào phiếu đăng ký nhu cầu nhân sự và chuyển cho phòng nhân sự theo biểu mẫu trên. Phòng nhân sự phải tiến hành các bước sau:

• Xác định lại nhu cầu tuyển dụng của các Phòng/ban/đơn vị về số lượng, yêu cầu phục vụ cho hoạt động.
• Nếu xét thấy còn có một vài chi tiết chưa hợp lý thì trao đổi trực tiếp với Trưởng Phòng/ban/đơn vị ảnh hưởng để làm rõ việc tuyển dụng.
• Sau khi thống nhất nhu cầu cần tuyển dụng thì tiến hành tổng hợp theo từng đối tượng lao động, số lượng lao động cần tuyển;
• Lập kế hoạch tuyển dụng chuyển cho GĐ để xin quyết định tuyển dụng lao động (có đo đạc và thuyết minh cụ thể); Nếu không đảm bảo các yêu cầu thì sẽ thống nhất lại với các Trưởng phòng ban theo ý kiến của GĐ, nếu có những điểm chưa đồng ý thì phải thuyết minh cụ thể trình GĐ xử lý.

c. Có quy trình tuyển dụng

Sau khi được GĐ phê duyệt tuyển dụng, Phòng nhân sự tiến hành lên kế hoạch tuyển dụng, bao gồm:

• Số lượng và điều kiện tuyển mộ lao động cho từng hoạt động.
• Nơi cung cấp nguồn nhân lực (thông báo tuyển dụng tại chỗ, báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đào tạo).
• Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
• Dự kiến thành phần tham dự phỏng vấn người lao động (tùy theo từng đối tượng để bố trí người có trình độ chuyên môn để phỏng vấn, khảo sát nghiệp vụ chuyên môn).
• Thời gian phỏng vấn.
• Trình GĐ phê duyệt kế hoạch tuyển mộ bao hàm chi phí tuyển dụng. Nếu GĐ chưa nhất trí thì dựa trên khái niệm của GĐ có sự giải thích của Phòng nhân sự để lên kế hoạch.
• Lập hội đồng tuyển dụng: Đối với các chức danh là quản lý cấp Quản đốc, phó phòng trở lên thì bắt buộc phải lập hội đồng tuyển dụng.

d. Thông cáo tuyển dụng

Sau khi kế hoạch tuyển dụng đã được duyệt, Phòng người nhân viên tiến hành thông cáo tuyển mộ qua báo, đài, các trung tâm giới thiệu việc làm, các trường training hoặc niêm yết thông báo, với các yêu cầu rõ ràng như :

• Các hồ sơ xin việc gồm: Lý lịch (2 bản), đơn xin việc (1), phiếu khám sức khỏe (1), CMND: bản sao có công chứng (1), hộ khẩu, các bằng cấp (tùy theo từng công việc), ảnh, địa chỉ liên lạc bằng điện thoại (nếu có).
• Mức lương khởi điểm;
• Địa điểm làm việc;
• Địa điểm và thời gian tiếp nhận hồ sơ….

e. Tiếp nhận và rà soát hồ sơ

Phòng nhân sự tiếp nhận hồ sơ của ứng viên, hướng dẫn ứng viên về công thức tuyển dụng của công ty. Phòng nhân sự tiến hành sơ kiểm ứng viên xin thi tuyển dụng như sau:

– Kiểm tra ứng cử viên có đủ tuổi không (căn cứ CMND, rà soát và đối chiếu với các giấy tờ khác, trường hợp nghi ngờ ứng viên không đủ tuổi thì có thể kiểm tra qua phỏng vấn, nếu ứng viên không đủ tuổi thì không nhận.

– Rà soát ứng viên có đủ hồ sơ không ? Hồ sơ gồm:

• Sơ yếu lý lịch (bản chính – có xác nhận của chính quyền địa phương)
• Giấy khám sức khỏe (bản chính – 1 bản).
• Đơn xin việc (bản chính – có xác nhận của chính quyền địa phương)
• Giấy tạm vắng (bản sao có chứng thực của doanh nghiệp cấp giấy), hộ khẩu (bảo sao có công chứng – nếu có).
• Giấy CMND bản sao.
• Văn bằng chuyên môn ảnh hưởng (bản sao có công chứng).

Tất cả các giấy tờ được làm không quá 6 tháng tính đến ngày Phòng nhân sự rà soát. Trường hợp ứng viên thiếu hồ sơ thì yêu cầu ứng viên bổ sung sau.

– Rà soát ứng viên có bằng cấp chuyên môn, có kinh nghiệm, có kiến thức đáp ứng được công việc không?

Nếu đạt yêu cầu thì Phòng nhân sự lập danh sách ứng viên. Sau đó phòng nhân sự Thông báo lịch rà soát viết (nếu có) cho ứng viên, trường hợp không đạt thì trả hồ sơ cho ứng viên.

Thông cáo cho ứng viên được làm bằng thư mời (trừ trường hợp không có địa chỉ của ứng viên).

f. Kiểm tra ứng viên:

Kiểm tra kiến thức chuyên môn (bài kiểm tra viết):

• Phòng nhân sự thông cáo lịch kiểm tra cho ứng viên.
• Phòng nhân sự tổ chức cho ứng viên được kiểm tra.
• Trước khi thi, ứng viên ghi vào bản tự khai.
• Sau khi thi xong, phòng nhân sự tổ chức việc chấm thi, thông báo mục đích thi cho ứng viên bằng điện thoại.

Bảng tổng kết kết quả kiểm tra viết được ghi theo biểu mẫu danh sách ứng viên. Đối với các ứng viên không đạt yêu cầu, phòng nhân sự thông cáo kết quả tuyển dụng qua thư/email.

g. Phỏng vấn:

• Đối với những ứng viên kiểm tra kiến thức chuyên môn đạt yêu cầu, Phòng nhân sự lập danh sách ứng viên tham dự phỏng vấn.
• Sau đó Phòng nhân sự có nhiệm vụ thông cáo về lịch phỏng vấn và kiểm tra tay nghề, lịch này được thông cáo cho ứng viên biết rõ. Thông cáo phỏng vấn được gửi qua thư mời.
• Ứng viên không thi viết sẽ ghi vào bản tự khai.
• Phòng nhân sự chuyển ứng viên cho người phỏng vấn để rà soát hồ sơ và chuyên môn, kinh nghiệm thực hiện công việc, cụ thể:

–  Các điều kiện tuyển dụng:

• Các bằng cấp, hoặc tay nghề đã được training như thế nào ?
• Người xin việc đã hiểu gì về doanh nghiệp.
• Đã có kinh nghiệm làm việc hay không? Nếu có thì thời gian là bao lâu ? Đã làm việc ở nơi nào?
• Điều kiện về ăn, ở, đi lại nếu được tiếp nhận;
• Tìm hiểu đôi nét về nhân thân, hoàn cảnh gia đình;
• Nguyện vọng khi được tiếp nhận làm việc.

– Nghiệp vụ chuyên môn

Tùy theo đối tượng người phỏng vấn sẽ phỏng vấn, trắc nghiệm về trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề.

Trên cơ sở duyệt của GĐ, phòng nhân sự lập thư mời ứng viên đến doanh nghiệp để hướng dẫn thời gian làm việc, các quy định của đơn vị, các công việc cần thực hiện….Đối với các ứng viên không đạt yêu cầu, phòng nhân sự gửi thông báo không đạt.

Xem thêm bài viết: Khám Phá 10 Chiến Lược Tuyển Dụng Nhân Tài Hiệu Quả Được Nhiều Tổ Chức Lớn Áp Dụng

Nguồn: GEM Global tổng hợp