Phát Triển Kỹ Năng Quản Lý Sự Thay Đổi Hiệu Quả Cho Nhà Quản Lý Cấp Trung

Sự thay đổi là một phần không thể tránh khỏi trong cuộc sống và công việc của mỗi người. Nhưng liệu chúng ta đã sẵn sàng đối mặt với những thay đổi này một cách hiệu quả?

Kỹ năng quản lý sự thay đổi đã trở thành một yếu tố quan trọng đối với các nhà quản lý cấp trung, đặc biệt trong môi trường kinh doanh năng động và biến đổi liên tục ngày nay. Khả năng thích nghi và điều chỉnh trong bối cảnh thay đổi luôn là yếu tố quyết định đến sự thành công của một cá nhân, một tổ chức hay một doanh nghiệp.

Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global khám phá sâu hơn về kỹ năng quản lý sự thay đổi và tại sao nó trở thành một phần thiết yếu trong hành trang của chúng ta trên con đường phát triển và thành công.

Kỹ năng quản lý sự thay đổi là gì?

Kỹ năng quản lý sự thay đổi là những kỹ năng nhà quản lý có thể áp dụng để giúp công ty vượt qua quá trình thực hiện các thay đổi. Quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả có thể có tầm quan trọng quyết định đến sự thành công của một doanh nghiệp. Các loại thay đổi có thể bao gồm:

• Thay đổi chuyển tiếp: Đây là các thay đổi mà doanh nghiệp thực hiện để thay đổi cách hoạt động của mình nhưng vẫn duy trì phần lớn trạng thái hiện tại.
• Thay đổi đột phá: Đây là những thay đổi đột phá liên quan đến việc cải tổ hoàn toàn cách hoạt động hiện tại của một doanh nghiệp.
• Thay đổi phát triển: Đây là những thay đổi mà doanh nghiệp thực hiện để cải thiện hoạt động hiện có.

Quản lý sự thay đổi tốt có thể có tầm quan trọng quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp, bởi vì nó có thể hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện các thay đổi một cách mượt mà và đạt được kết quả mong muốn.

Thường thì việc thay đổi trong tổ chức có hai loại: thay đổi thích nghi hoặc biến đổi. Điều này có thể được thực hiện để cắt giảm chi phí hoặc cải thiện công ty, và cũng có thể hữu ích để triển khai hệ thống mới hoặc giới thiệu sản phẩm mới.

Thay đổi tổ chức cũng có thể là sự thay đổi trong cấu trúc tổ chức, như việc chuyển đổi sang mô hình cấu trúc phẳng (flat organization).

Những thay đổi như vậy trong tổ chức thường được xem xét từ góc độ của chính bản thân tổ chức. Tuy nhiên, thực tế lại cho thấy tổ chức bao gồm những cá nhân làm việc trong môi trường thay đổi đó. Vì vậy, thay đổi này nên được nhìn nhận từ góc độ của từng nhân viên. Do đó, để quản lý thay đổi thành công đòi hỏi bạn đảm bảo rằng tất cả những người trong tổ chức trải qua quá trình chuyển đổi càng nhanh và càng trôi chảy càng tốt, cho phép cả người và tổ chức tận dụng những lợi ích mà thay đổi mang lại.

Vì sao kỹ năng quản lý sự thay đổi lại quan trọng?

Nhiều người nghĩ rằng thay đổi là điều khó khăn. Trên thực tế, nghiên cứu chỉ ra rằng chúng ta thường cho rằng thất bại có khả năng xảy ra nhiều hơn là thành công. Vì vậy, chúng ta đã sai lầm khi xem thành công như một sự tình cờ và xem kết quả không tốt như là bằng chứng không thể bàn cãi cho việc “thay đổi là điều khó khăn”.

Nhiều nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc biết cách lập kế hoạch, phối hợp và thực hiện thay đổi như một kỹ năng quý báu đối với nhân viên, quản lý và cả lãnh đạo của một doanh nghiệp.

Các điều trên dẫn đến một kết luận: kỹ năng quản lý sự thay đổi nên được xem là một kỹ năng mềm. Đó là khả năng một người kết hợp tầm nhìn, chiến lược, kiên nhẫn, lòng thông cảm, hiểu biết về con người, khả năng làm việc nhóm và làm việc hướng đến mục tiêu để đạt được điều gì đó. Đồng thời đây cũng là kỹ năng để áp dụng tri thức, hiểu biết và công cụ một cách đúng đắn để thực hiện những thay đổi.

Các bước luyện tập kỹ năng quản lý sự thay đổi

1. Gắn kết mọi người với sự thay đổi

Tạo nên sự cấp thiết và đảm bảo mọi thành viên đều biết điều gì đang diễn ra và quan trọng nhất là tại sao việc thay đổi này lại xảy ra. Hãy cố gắng thử thách và khích lệ nhân viên đưa ra ý tưởng và giải pháp mới.

Liên kết tất cả mọi người vào các công việc bạn thực hiện để đối phó với sự thay đổi xuất phát từ bên trong tổ chức. Xác định rõ ràng sự thay đổi và đảm bảo mục tiêu được mọi người trong công ty hiểu rõ. Những điều này sẽ giúp quá trình chuyển đổi dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn và có nhiều cơ hội tiến đến sự thành công.

2. Lập kế hoạch thực hiện sự thay đổi

Tương tự như bất kỳ dự án nào khác, một kế hoạch vững chắc sẽ tăng cơ hội thành công cho quá trình thay đổi. Đây là thời điểm mà nhà quản lý cấp trung thể hiện vai trò quan trọng của mình. Có thể xem xét các điểm sau:

• Đặt ra lý do hợp lý: Tại sao việc thay đổi cần được thực hiện? Lý do gì đằng sau quyết định thay đổi của công ty? Một lý do thay đổi rõ ràng mà tất cả thành viên trong tổ chức đồng tình, là một điều kiện cần để đạt được sự thay đổi thành công.
• Phạm vi thực hiện: Cần phải làm rõ những gì thuộc phạm vi của sự thay đổi và những gì không thuộc. Ví dụ, bạn đang thực hiện sự thay đổi nào để tạo ra sự minh bạch hoàn toàn? Làm thế nào bạn có thể đảm bảo các nhân viên có vai trò trong quá trình thay đổi? Cấu trúc tổ chức phẳng mới sẽ trông như thế nào? Sự rõ ràng là yếu tố then chốt ở điểm này.
• Tham số hiệu suất: Để xác định sự thành công của sự thay đổi, cần phải xác định cách đo lường. Cơ sở tham chiếu cũng quan trọng vì bạn cần có khả năng đo đạc xem sự thay đổi ảnh hưởng như thế nào đến hiệu suất, sự hài lòng của khách hàng và sự hài lòng của nhân viên.
• Trách nhiệm: Ai sẽ chịu trách nhiệm và đảm nhận nhiệm vụ chính trong việc thực hiện sự thay đổi? Ai sẽ đảm nhận vai trò lãnh đạo và ai sẽ là người cuối cùng chịu trách nhiệm? Việc có một đội ngũ rõ ràng và chuyên nghiệp, đảm nhận vai trò lãnh đạo và trách nhiệm sẽ vô cùng hữu ích trong quá trình thực hiện thay đổi.

3. Thực hiện các thay đổi

Khi những sự thay đổi được truyền đạt một cách rõ ràng và được chuẩn bị kỹ càng, chúng ta có thể bắt tay vào thực hiện. Bạn có thể thực hiện theo quy trình từng bước một, kết thúc từng giai đoạn rồi đánh giá lại, hoặc chỉ đơn giản là thực hiện toàn bộ một lúc, tất cả đều tùy thuộc vào quyết định của bạn.

Dù bạn quyết định thế nào, hãy đảm bảo rằng mọi người đều biết lý do thay đổi và điều gì được mong đợi từ họ và nhóm của họ để biến sự thay đổi thành hiện thực.

Hãy đảm bảo rằng mọi người nhân viên được biết những sự thay đổi sẽ ảnh hưởng gì đến họ với tư cách là cá nhân. Tất cả các ý kiến của họ đều nên được lắng nghe, và tất cả cảm xúc, ước mơ và nỗi lo sợ cần được giải quyết hiệu quả. Chỉ khi làm những điều này, sự chuyển tiếp sẽ mang lại nhiều lợi thế và cơ hội tốt.

4. Đảm bảo rằng sự thay đổi trở thành thói quen mới

Quản lý sự thay đổi không chỉ là việc giới thiệu một cái mới mẻ, mà là một sự tồn tại để tạo ra những thay đổi lâu dài trong quy trình hoặc văn hóa doanh nghiệp. Hãy đảm bảo rằng sự thay đổi đã được tích hợp vào tổ chức. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo và quản lý tổ chức phải có sự kỷ luật và kiên nhẫn.

Ví dụ về kỹ năng quản lý sự thay đổi

Kỹ năng Lãnh đạo

Lãnh đạo là một kỹ năng quản trị sự thay đổi cần thiết. Việc dẫn dắt nhân viên qua các thay đổi tổ chức và phân công vai trò cho những người phù hợp là rất quan trọng. Một người có kỹ năng lãnh đạo tốt bao gồm các yếu tố sau:

• Tính trung thực và minh bạch: Đảm bảo trình bày rõ ràng với nhân viên về lý do sự thay đổi đang diễn ra trong tổ chức, vì điều này có thể gia tăng sự cam kết của họ đối với sự thay đổi.
• Tạo động lực: Kỹ năng lãnh đạo tốt có thể giúp bạn thúc đẩy nhân viên thực hiện vai trò của họ trong quá trình thay đổi.
• Tầm nhìn: Lãnh đạo thường có tầm nhìn rõ ràng, vì vậy có một tầm nhìn rõ ràng cho sự thay đổi trong tổ chức và diễn đạt mục tiêu mà bạn mong muốn là điều rất hữu ích.

Kỹ năng tổ chức

Kỹ năng tổ chức là một yếu tố quan trọng để cải thiện quá trình quản lý sự thay đổi. Tạo ra một kế hoạch quản lý thay đổi rõ ràng đòi hỏi khả năng sắp xếp thông tin đa dạng, bao gồm vai trò của nhân viên, mục tiêu dự án, hạn chót và các thông tin quan trọng khác. Việc nắm vững cách sử dụng các phần mềm lập kế hoạch để tổ chức chi tiết về sự thay đổi sắp tới của công ty có thể hỗ trợ bạn rất nhiều.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp cũng là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý thay đổi hiệu quả. Việc giao tiếp với nhân viên về lý do mà công ty của bạn đang thực hiện những thay đổi và những gì họ cần biết để thực hiện vai trò của mình là rất quan trọng. Để làm điều này, bạn có thể truyền đạt thông tin chi tiết về sự thay đổi cho tất cả các thành viên trong tổ chức của bạn. Đồng thời, việc kiểm tra tình hình với nhân viên thường xuyên trong suốt quá trình thay đổi để giải đáp câu hỏi của họ và đưa ra phản hồi cũng rất quan trọng.

Kỹ năng Lắng nghe

Lắng nghe tích cực là một kỹ năng quan trọng khác trong quản lý thay đổi. Hãy đảm bảo rằng bạn lắng nghe phản hồi từ nhân viên trong suốt quá trình thực hiện các bước thay đổi trong tổ chức. Điều này có thể giúp công ty của bạn thực hiện sự thay đổi mà tất cả mọi người đều ủng hộ, từ đó làm cho quá trình thay đổi thành công hơn. Việc dành thời gian để lắng nghe phản hồi và tích cực tìm kiếm phản hồi từ nhân viên là rất quan trọng.

Kỹ năng Nghiên cứu

Phát triển kỹ năng nghiên cứu có thể hỗ trợ bạn giúp công ty của mình lập kế hoạch cho sự thay đổi. Bạn có thể nghiên cứu các chiến thuật và phương pháp quản lý thay đổi được sử dụng bởi các công ty khác để đưa ra ý tưởng cho các thay đổi trong công ty của bạn. Bạn cũng có thể nghiên cứu lịch sử và xu hướng dữ liệu của công ty để tạo ra kế hoạch thay đổi tổ chức tốt nhất có thể.

Kỹ năng phân tích

Quản lý thay đổi cũng đòi hỏi kỹ năng phân tích. Bạn có thể sử dụng kỹ năng phân tích để đọc hiểu các nghiên cứu và đưa ra những quyết định tốt nhất cho công ty của bạn. Ví dụ, bạn có thể phân tích dữ liệu tài chính của công ty để tính toán đề xuất một sự thay đổi ảnh hưởng đến doanh thu của công ty.

Kỹ năng quản lý dự án

Kỹ năng quản lý dự án cũng có thể hữu ích trong quản lý sự thay đổi. Kinh nghiệm trong việc quản lý dự án có thể giúp bạn hiểu rõ tất cả các yếu tố của việc thực hiện một thay đổi tổ chức, bao gồm kế hoạch quản lý thay đổi, tài nguyên, kết quả, trách nhiệm và các thành phần khác. Kỹ năng quản lý dự án cũng có thể giúp bạn đánh giá sự thay đổi của bạn và xác định cách duy trì nó trên đúng quỹ đạo.

Kỹ năng tư duy chiến lược

Tư duy chiến lược là một kỹ năng quan trọng có thể giúp bạn tạo ra các kế hoạch quản lý sự thay đổi. Việc hiểu rõ nhu cầu của tổ chức và tư duy cách thay đổi có thể đáp ứng chúng là rất quan trọng. Như vậy, bạn có thể phát triển một kế hoạch mạnh mẽ để điều hướng tổ chức của bạn qua quá trình thay đổi. Kế hoạch của bạn có thể bao gồm:

• Một lịch trình thực hiện sự thay đổi
• Một hạn chót để hoàn thành sự thay đổi
• Trách nhiệm của mỗi nhân viên
• Các nhiệm vụ cụ thể cần thiết để thực hiện sự thay đổi

Cách nâng cao kỹ năng quản lý sự thay đổi

Tìm hiểu về các công ty khác

Đọc về những trải nghiệm quản lý sự thay đổi của các công ty khác có thể giúp bạn phát triển kỹ năng của mình. Hãy thử đọc sách, bài viết hoặc bài đăng trên blog về quản lý thay đổi để có thêm thông tin và hiểu biết. Bạn có thể áp dụng những bài học mà các công ty khác đã trải qua vào tình hình của công ty của bạn.

Tìm người hướng dẫn

Bạn cũng có thể xem xét việc tìm một người hướng dẫn để tìm hiểu thêm về quản lý sự thay đổi. Bạn có thể hỏi người hướng dẫn của bạn về kinh nghiệm quản lý thay đổi của họ và cách họ giải quyết các tình huống khác nhau. Họ cũng có thể cung cấp cho bạn giải pháp cụ thể cho công ty, có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn và thành công trong việc thực hiện thay đổi.

Xem xét thuê một tư vấn viên

Nếu bạn đang chuẩn bị cho một sự thay đổi cụ thể trong tổ chức và bạn muốn phát triển thêm kỹ năng quản lý sự thay đổi của mình, bạn có thể xem xét thuê một tư vấn viên để hướng dẫn công ty của bạn trong quá trình thực hiện. Một tư vấn viên chuyên môn có thể cung cấp hướng dẫn và giải pháp để giúp công ty của bạn tạo ra kế hoạch chặt chẽ và thực hiện đảm bảo tiến độ.

Xem thêm bài viết: Kỹ Năng Quản Lý Cấp Trung Hiện Đại: Xây Dựng Nền Tảng Lãnh Đạo Mạnh Mẽ

Nguồn: GEM Global tổng hợp và biên soạn.