18 Kỹ Năng Quản Lý Nhân Sự Quan Trọng Các Chuyên Gia Nhân Sự Cần Quan Tâm

Để thành công trong vai trò của mình, những người làm nhân sự cần phải sở hữu một tập hợp đa dạng các kỹ năng. Các kỹ năng cần thiết bao gồm những kỹ năng chuyên ngành và kỹ năng mềm, cùng với khả năng hiểu về hoạt động kinh doanh và sự sáng suốt trong việc sử dụng công nghệ số và làm việc với dữ liệu. Tất cả những kỹ năng này cùng nhau giúp những giám đốc nhân sự, chuyên viên nhân sự phát triển sự nghiệp của họ và góp phần vào thành công của tổ chức.

Nhưng những kỹ năng và năng lực nào là quan trọng nhất, và chúng mang ý nghĩa gì? Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global tìm hiểu chi tiết để có một cái nhìn toàn cảnh về những kỹ năng quản lý nhân sự cần thiết nhất.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quản lý nhân sự được đề cập nhiều nhất trong các công việc liên quan đến nguồn nhân lực (HR). Khả năng giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng với người làm HR vì họ là những người kết nối giữa tổ chức và nhân viên, cũng như đại diện cho cả hai bên.

Việc giao tiếp với các bên liên quan, CEO, quản lý và nhân viên ở các cấp bậc khác nhau về quyền lực và ảnh hưởng đòi hỏi người làm HR phải sử dụng ngôn ngữ và phong cách khác nhau. Đó là lý do vì sao khả năng kết nối tốt với mọi loại người và để lại ấn tượng chuyên nghiệp và tích cực là kỹ năng vô cùng cần thiết.

Khả năng giao tiếp cả trong hình thức chính thống và không chính thống thông qua các phương tiện khác nhau (như giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản, cả trực tiếp và trực tuyến) đều quan trọng như nhau.

Một kỹ năng giao tiếp khác ngày càng trở nên quan trọng đối với những người làm HR là khả năng kể chuyện. Khi dữ liệu đóng một vai trò ngày càng quan trọng trong tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp, người làm HR phải biết chuyển dữ liệu thành các câu chuyện rõ ràng, thuyết phục và có tác động lớn, phù hợp với nhiều đối tượng người nghe khác nhau.

Kỹ năng về chuyên môn hành chính

Dù hình thức quản lý đang ngày càng thay đổi do công nghệ và các công cụ tự động hóa HR được áp dụng, các công việc về hành chính vẫn chiếm một phần quan trọng trong vai trò của người làm nhân sự.

Những công việc này bao gồm xử lý việc nghỉ phép của nhân viên, quản lý tệp tin nghỉ phép, quản lý sự thay đổi trong đội ngũ nhân viên, lương, phúc lợi và nhiều nhiệm vụ khác. Do đó, việc thông thạo kỹ năng về hành chính sẽ mang lại nhiều lợi ích cho người làm HR, một kỹ năng quản lý nhân sự rất đáng đầu tư và học hỏi.

Kiến thức và kinh nghiệm về quản lý nhân sự

Việc có kinh nghiệm làm việc trước đây hoặc nền tảng học vấn trong quản lý nhân sự hoặc tâm lý học nghề nghiệp rất hữu ích cho người làm HR trên con đường sự nghiệp. Kiến thức về quản lý nhân sự là nền tảng cho nhiều kỹ năng và năng lực khác trong lĩnh vực HR, giúp bạn hiểu về quá trình tuyển dụng, sự lựa chọn, thủ tục nghỉ phép, báo cáo dữ liệu và nhiều khía cạnh khác.

Nền tảng học vấn trong tâm lý học hoặc quản lý nhân sự cũng giúp bạn phát triển những kỹ năng mềm, hỗ trợ cải thiện khả năng giao tiếp và huấn luyện người khác.

Xây dựng và thực hiện chiến lược nhân sự

Các chuyên gia HR cần phải áp dụng tư duy chiến lược. Dù cho bạn đang ở vị trí chưa cần có trách nhiệm tạo ra chiến lược HR, thì bạn vẫn cần phải hiểu rõ ý định chiến lược và biến nó thành kế hoạch có thể thực hiện được.

Khả năng hiểu và thực hiện một chiến lược HR một cách hiệu quả, hỗ trợ chiến lược tổng thể của tổ chức sẽ giúp các chuyên gia HR tạo ra tác động mạnh hơn trong tổ chức của họ và củng cố vai trò của HR như một đối tác chiến lược.

Kỹ năng quản lý sự ưu tiên

Dù một dự án hay sáng kiến về nhân sự có giá trị và quan trọng đến đâu, khả năng phát sinh những ý kiến, ưu tiên và quan điểm khác nhau từ các bên liên quan là rất cao.

Việc quản lý các ý kiến và ưu tiên đang trái ngược nhau giữa các nhóm liên quan, và khả năng điều hướng vượt qua sự phức tạp này sẽ giúp bạn tránh các rủi ro tiềm ẩn trong dự án, đồng thời đảm bảo có được thông tin và sự hỗ trợ cần thiết để thành công trong dự án của mình.

Sự chủ động

Các chuyên gia quản lý nhân sự là cầu nối giữa nhà tuyển dụng và nhân viên. Trong vai trò này, tính chủ động có thể giúp bạn nhận biết các vấn đề tiềm tàng trước khi chúng xảy ra hoặc trở nên nghiêm trọng hơn. Quản lý nhân sự một cách chủ động và có chiến lược giúp bạn lập kế hoạch và điều chỉnh các nhiệm vụ nhân sự cốt lõi mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp.

Hơn nữa, để thực sự chủ động như một chuyên gia quản lý nhân sự, bạn cần cập nhật thông tin về các xu hướng hiện tại và tiềm năng không chỉ trong lĩnh vực quản lý nhân sự mà còn cả về công nghệ và văn hóa làm việc. Ngoài ra, việc đào tạo kỹ năng quản lý nhân sự nên được thực hiện liên tục trong việc phát triển sự nghiệp của bạn.

Kỹ năng tư vấn

Một trong những kỹ năng quản lý nhân sự quan trọng là khả năng trở thành một người tư vấn đáng tin và uy tín đối với các bên liên quan khác nhau. Bạn cần có khả năng tư vấn hiệu quả cho nhân viên, quản lý cấp dưới và cấp cao về các vấn đề liên quan đến nhân sự.

Những vấn đề này có thể liên quan đến hoạt động vận hành, ví dụ như lập kế hoạch tái hợp cho một nhân viên hoặc giúp một quản lý cấp cao xây dựng nội dung email gửi đến bộ phận. Những vấn đề chiến lược hơn sẽ liên quan đến tổ chức và tư vấn để nỗ lực cải thiện. Lời khuyên chiến lược bao gồm việc điều chỉnh các hoạt động quản lý nhân sự để phù hợp hơn với chiến lược toàn diện của tổ chức.

Tuy nhiên, người làm nhân sự không chỉ tư vấn cho các bên liên quan, mà còn là cách bạn thể hiện điều đó. Để xây dựng bản thân là một người tư vấn đáng tin cậy, bạn cần duy trì sự giao tiếp và tương tác một cách liên tục. Đây chính là lúc kỹ năng giao tiếp xuất sắc trở nên vô cùng quan trọng.

Kỹ năng huấn luyện

Kỹ năng huấn luyện nâng cao khả năng phát triển nhân viên, đồng hành cùng họ trong việc đạt đến tiềm năng tối đa và điều chỉnh kỹ năng của họ với mục tiêu của công ty.

Những kỹ năng này cũng giúp chuyên gia quản lý nhân sự điều hướng hoạt động như đào tạo và phát triển, đưa nhân viên mới vào làm việc, tái tích hợp, giải quyết xung đột và hỗ trợ quản lý cấp dướii trong việc giải quyết vấn đề liên quan đến nhân sự.

Kỹ năng huấn luyện thường được phát triển thông qua công việc thực tế hoặc các khóa đào tạo hướng dẫn từ bên ngoài, và chúng cũng là một trong những kỹ năng quản lý nhân sự chủ chốt.

Kỹ năng tuyển dụng và lựa chọn

Một báo cáo từ PWC đã phát hiện rằng 58% các nhà lãnh đạo HR trong cuộc khảo sát tin rằng việc tìm, thu hút và duy trì nhân tài là thách thức hàng đầu của họ. Do đó, việc tìm kiếm ứng viên đủ năng lực, lựa chọn người phù hợp nhất và xác định xem liệu có sự phù hợp giữa ứng viên, (văn hóa) công ty và quản lý là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của phòng nhân sự.

Đó là lý do tại sao việc phát triển kỹ năng tuyển dụng như xây dựng mối quan hệ, thương thảo và cộng tác là rất quan trọng đối với các chuyên gia HR.

Một phần quan trọng của quá trình tuyển dụng và lựa chọn là phỏng vấn ứng viên, vì vậy khả năng lắng nghe chân thành cũng là không thể thiếu. Hơn nữa, bạn cũng cần đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng và lựa chọn là công bằng và không phân biệt dựa trên tuổi tác, giới tính, dân tộc hoặc bất kỳ yếu tố nào khác.

Chuyên gia về trải nghiệm của nhân viên

Trải nghiệm của nhân viên là ưu tiên hàng đầu đối với 47% nhà lãnh đạo trong lĩnh vực nhân sự. Hơn 80% nhà tuyển dụng tin rằng trải nghiệm tích cực của nhân viên thúc đẩy sự tham gia, sức khỏe tinh thần, năng suất, và thu hút cũng như giữ chân nhân tài.

Các chuyên gia nhân sự có kiến thức về trải nghiệm của nhân viên có khả năng sử dụng thiết kế tư duy dựa trên con người để đặt nhân viên vào trung tâm quá trình xây dựng cấu trúc nơi làm việc. Điều này bao gồm việc tạo các cuộc khảo sát nhân viên và thực hiện phản hồi, thúc đẩy tích hợp đa dạng, công bằng, bao gồm và thuộc về, phát triển chương trình nhận thức và phần thưởng và đặt sự hài lòng và sự phát triển của nhân viên là ưu tiên.

Họ hiểu về toàn bộ vòng đời của nhân viên: mối quan hệ giữa nhân viên và tổ chức từ quá trình tuyển dụng cho đến khi trở thành cựu nhân viên. Nhờ vào điều này, họ có khả năng tạo ra trải nghiệm nhân viên xuất sắc giúp thu hút và duy trì những tài năng mà tổ chức cần để thành công trong thế giới đang không ngừng thay đổi như ngày nay.

Thành thạo Công nghệ

Các khảo sát cho thấy 80% doanh nghiệp nhỏ tại Hoa Kỳ đã sử dụng hoặc đang dự định sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong tương lai gần. Hơn nữa, 54% các công ty có hơn 500 nhân viên đang tăng chi phí đầu tư vào công nghệ quản lý nhân sự tới mức trung bình là 24%.

Các công nghệ mới bao gồm ChatGPT, thực tế ảo, cùng với sự phát triển của Internet vạn vật (IoT) đang hình thành mô hình quản lý nhân sự trên toàn cầu. Ví dụ, chương trình Vehicles for Change sử dụng tương tác thực tế ảo để đào tạo thợ sửa xe mới, Deloitte tổ chức các chuyến tham quan ảo cho nhân viên mới, và các triển lãm việc làm ảo đang ngày càng được ưa chuộng.

Vì vậy, việc thành thạo công nghệ là điều cần thiết đối với các chuyên gia quản lý nhân sự. Mặc dù bạn không cần phải là một chuyên gia IT hoặc chuyên gia dữ liệu, nhưng việc hiểu và thành thạo trong việc sử dụng loạt công cụ và hệ thống hiện có sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các tổ chức có đội ngũ nhân viên quốc tế hoặc đội ngũ làm việc remote/hybrid.

Các chuyên gia quản lý nhân sự cũng cần làm quen với một loại công nghệ cụ thể: Hệ thống Thông tin Quản lý Nhân sự (HRIS). Hầu hết thông tin liên quan đến tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, lương, phúc lợi và các lợi ích khác của nhân viên cũng như các lĩnh vực khác, đều được đăng ký trên một hoặc nhiều HRIS. Việc chắc chắn rằng việc đào tạo kỹ năng quản lý nhân sự bao gồm hướng dẫn về cách sử dụng HRIS và cách hiểu, diễn dịch dữ liệu được lưu trữ trong đó là rất quan trọng.

Các tổ chức lớn thường sử dụng các nhà cung cấp tiêu chuẩn như SAP (với SuccessFactors) hoặc Oracle. Các công ty nhỏ thường làm việc với các nhà cung cấp nhỏ hơn. Hiểu biết về HRIS là một điều kiện tiên quyết cho hầu hết các vị trí quản lý nhân sự cấp cao và là một trong những kỹ năng về kỹ thuật hàng đầu mà các chuyên gia quản lý nhân sự cần phải nắm vững ngày nay.

Khả năng phân tích dựa trên dữ liệu

Các nhà quản lý nhân sự và doanh nghiệp sử dụng phân tích con người để xác định nhân viên có tiềm năng cao, phân tích các chế độ phúc lợi, thiết lập mức lương hợp lý, cũng như dự đoán nhu cầu về nhân tài trong tương lai. Trên thực tế, không quá ngạc nhiên khi nói rằng dữ liệu hiện nay được xem là còn quý hơn cả dầu.

Những kỹ năng liên quan đến làm việc dựa trên dữ liệu và phân tích đã phát triển nhanh chóng trong vài năm qua. 92% chuyên gia quản lý nhân sự đang dự định sử dụng phân tích con người để định hướng chiến lược quản lý nhân sự của họ. Các chuyên gia quản lý nhân sự phải học cách tận dụng sức mạnh của phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định tốt hơn dựa trên các chứng cứ.

Những năng lực của một người thực hiện quản lý nhân sự bao gồm khả năng hiểu các chỉ số quan trọng của quản lý nhân sự, chẳng hạn như tỷ lệ nghỉ việc, vắng mặt, tương tác và giữ chân nhân viên. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng phân tích dự đoán phức tạp trên dữ liệu quản lý nhân sự hoặc việc sử dụng dữ liệu đơn giản hơn, chẳng hạn bằng cách thực hiện phân tích trên Excel.

Kỹ năng báo cáo nhân sự

Khi phân tích nhân sự ngày càng quan trọng, nhu cầu về kỹ năng báo cáo trong lĩnh vực nhân sự cũng đang gia tăng. Những kỹ năng này bao gồm khả năng tạo, đọc và hiểu các báo cáo nhân sự sử dụng dữ liệu từ các hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS) khác nhau.

Các chuyên gia quản lý nhân sự có kỹ năng báo cáo tốt không chỉ có khả năng hiểu và diễn giải dữ liệu mà còn biến chúng thành thông điệp thuyết phục thông qua cách kể chuyện và thể hiện tác động đến hoạt động kinh doanh.

Khi bạn có khả năng báo cáo một cách hiệu quả về các chỉ số quan trọng, bạn sẽ có khả năng tư vấn tốt hơn cho người quản lý và nhân viên, tạo ra chính sách nhân sự tốt hơn và đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng.

Hiểu biết về khía cạnh kinh doanh

Hiểu biết về khía cạnh kinh doanh là khả năng hiểu cách doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận. Chỉ khi bạn hiểu rõ những ưu tiên về mặt thương mại của tổ chức bạn, bạn mới có thể hỗ trợ chúng một cách thích hợp bằng các chiến lược và chiến thuật quản lý nhân sự được tùy chỉnh, đảm bảo rằng công tác quản lý nhân sự mang lại giá trị thực sự cho tổ chức.

Bạn có thể minh họa giá trị bổ sung này bằng Chuỗi Giá Trị Quản Lý Nhân Sự (HR Value Chain). Đây là một quy trình ba bước bắt đầu bằng các hoạt động quản lý nhân sự, tiếp theo là kết quả quản lý nhân sự và mục tiêu tổ chức. Nó thể hiện cách các hoạt động quản lý nhân sự dẫn đến mục tiêu tổ chức, chẳng hạn như tạo ra lợi nhuận.

Nhận thức về văn hóa và sự nhạy cảm

Kỹ năng này trong lĩnh vực quản lý nhân sự phụ thuộc vào đặc thù của tổ chức. Đặc biệt đối với các tập đoàn đa quốc gia lớn, sự nhận thức và sự nhạy cảm với các yếu tố văn hóa là điều cần thiết, bởi khi bạn tương tác với các quản lý và nhân viên đến từ các quốc gia khác nhau, bạn cần phải hiểu rõ về những khác biệt văn hóa.

Những khác biệt này sẽ ảnh hưởng đến cách bạn thực hiện việc tuyển dụng, giữ chân và thúc đẩy sự thăng tiến của nhân viên, cũng như cách bạn giải quyết các vấn đề liên quan đến lực lượng lao động.

Ví dụ, các phương pháp quản lý và giữ chân nhân viên có thể khác nhau rất nhiều giữa các nền văn hóa. Ở Ấn Độ, việc được thăng chức mỗi năm là điều phổ biến, trong khi ở thế giới phương Tây, điều này thường xảy ra trung bình mỗi 3-5 năm. Tương tự, có những trường hợp người lao động Trung Quốc sẽ về quê thăm gia đình trong dịp Tết, và không quay lại nơi làm việc vào năm mới vì họ đã tìm công việc ở nơi khác mà không thông báo cho bạn.

Còn về việc giao tiếp và đánh giá nhân viên, cũng có sự khác biệt trong cách thực hiện. Người Israel, Nga và Hà Lan thường trực tiếp và thẳng thắn, trong khi người Nhật Bản và các nước Đông Nam Á lại thích thể hiện một cách gián tiếp hơn. Sử dụng sai cách giao tiếp có thể dẫn đến việc thông điệp của bạn không được hiểu rõ – hoặc thậm chí gây rủi ro làm xúc phạm những người đến từ các nền văn hóa thích thể hiện gián tiếp hơn.

Nuôi dưỡng sức khỏe thể chất và tinh thần cho nhân viên

Các chuyên gia quản lý nhân sự đóng một vai trò then chốt trong việc đảm bảo nhân viên luôn sống vui vẻ, khỏe mạnh và hiệu quả trong công việc.

Theo McKinsey, căng thẳng tại nơi làm việc có ảnh hưởng xấu đến năng suất, góp phần làm tăng tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện và gây thiệt hại cho các nhà tuyển dụng tại Hoa Kỳ một khoản tiền gần 200 tỷ đô la hàng năm trong chi phí chăm sóc sức khỏe. Trong khi đó, 95% quản lý nhân sự tin rằng sự kiệt sức đang làm ảnh hưởng tiêu cực đến lực lượng lao động của họ, và 77% người lao động khẳng định họ đã từng trải qua tình trạng kiệt sức tại công việc hiện tại.

Tuy nhiên, trong số những người làm việc tại các công ty hỗ trợ các chương trình phát triển sức khỏe tốt, có đến 89% có khả năng có khả năng giới thiệu tổ chức của họ như một nơi làm việc tốt.. Khi tác động của việc phát triển sức khỏe nhân viên trở nên rõ ràng hơn, các tổ chức ngày càng xem trọng sức khỏe của nhân viên hơn.

Kỹ năng lắng nghe chủ động

Các chuyên gia quản lý nhân sự có kỹ năng lắng nghe chủ động có khả năng tập trung lắng nghe người khác mà không có định kiến hoặc đánh giá, và tạo ra một không gian an toàn để người khác chia sẻ.

Kỹ năng lắng nghe chủ động thường đi đôi với sự cảm thông. “Trong môi trường làm việc, lòng thông cảm là khả năng nhìn nhận tình huống từ góc nhìn của tất cả các bên liên quan. Điều này bao gồm nhân viên nội bộ, cổ đông, cộng đồng họ hoạt động và thậm chí môi trường địa chính trị,” – theo Diane Gallo, huấn luyện phát triển lãnh đạo và sự nghiệp.

Làm việc nhóm

Trong vai trò chuyên gia quản lý nhân sự, bạn được kỳ vọng làm việc chặt chẽ với các đồng nghiệp trong bộ phận quản lý nhân sự, cùng với các quản lý và lãnh đạo khác cũng như nhân viên trong tổ chức.

Việc làm việc cùng nhau bên trong tổ chức thông qua việc phối hợp tích cực các hoạt động quản lý nhân sự mang lại lợi ích cho cả tổ chức và bộ phận quản lý nhân sự. Khả năng hợp tác cũng dẫn đến sự tương tác, sáng tạo, tinh thần làm việc và sự hài lòng tăng cao trong tổ chức, và khuyến khích những người khác làm việc cùng nhau.

Xem thêm bài viết: Nhiệm Vụ Của Giám Đốc Nhân Sự: Quan Trọng Trong Định Hướng Và Xây Dựng Tổ Chức

Nguồn: AIHR, GEM Global biên dịch và biên tập.