Như Thế Nào Là Một Dashboard Nhân Sự Và Báo Cáo Nhân Sự Chuẩn Chỉnh?

Dashboard nhân sự và báo cáo nhân sự là một phần không thể thiếu trong việc quản lý nguồn nhân lực. Cả hai công cụ đều đóng vai trò quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt trong nhân sự. Vì sao chúng ta lại có thể nói như vậy? Bởi vì sự thật rằng, sẽ rất khó cho các doanh nghiệp, tổ chức đưa ra quyết định khi thiếu hiểu biết sâu sắc về tổ chức của mình. Tuy nhiên, dashboard và báo cáo nhân sự hoàn toàn có thể giải quyết vấn đề này! 

Trong bài viết này, GEM Global sẽ cùng bạn khám phá những ưu điểm của báo cáo nhân sự cũng như dữ liệu và các chỉ số bạn có thể đưa vào, đồng thời cung cấp một báo cáo tương tác cùng một số mẫu dashboard cho bạn có được hiểu biết thực tế và cách bắt đầu thực hiện.

3 CHỨC NĂNG CỦA MỘT BÁO CÁO NHÂN SỰ

Báo cáo về lực lượng lao động là một trong những nhiệm vụ cần thiết của HR. Khi được thực hiện đúng, nó mang lại ba lợi ích chính cho cả nhân sự và người làm quản lý:

Giám sát Nhân sự. Việc báo cáo thường xuyên cho phép bộ phận nhân sự nắm bắt được nhịp đập của tổ chức bằng cách theo dõi các số liệu chính về lực lượng lao động trong tổ chức. Thông qua báo cáo, người làm nhân sự sẽ có thể phát hiện sớm các xu hướng, cơ hội và các vấn đề mới nổi, từ đó đưa ra phương hướng để giải quyết trước khi chúng tác động đáng kể đến hoạt động kinh doanh.

Thông tin quản lý. Báo cáo nhân sự cũng có thể giúp các nhà quản lý thực hiện công việc của họ tốt hơn. Báo cáo nhân sự có thể thông báo cho người quản lý về những phát triển có liên quan đội nhóm và các bộ phận. Ví dụ, khi bộ phận tiếp thị phải vật lộn với doanh thu và time-to-hire cao, các nhà quản lý sẽ có nhiều khả năng chú trọng đến việc giữ chân nhân viên hơn và sẽ nhận thức được những rủi ro như thời gian thay thế lâu hơn khi ai đó sắp rời đi.

Theo dõi các bộ phận đang có vấn đề. Báo cáo nhân sự giúp người làm nhân sự dễ dàng theo dõi các vấn đề trong tổ chức một cách minh bạch. Sự minh bạch về tỷ lệ doanh thu trên mỗi người quản lý sẽ khuyến khích họ chú ý hơn đến việc giữ chân nhân viên vì danh tiếng của chính họ đang bị ảnh hưởng. Bằng cách theo dõi các bộ phận có vấn đề, HR có thể tận dụng vị trí của mình để thúc đẩy khắc phục và cải thiện hệ thống.

CÁCH TẠO BÁO CÁO NHÂN SỰ

Trước khi bạn bắt đầu tạo báo cáo nhân sự của mình, bạn cần cân nhắc một số vấn đề về “cách thức” và “thời điểm”.

1. Tự động và thủ công

Rất nhiều tổ chức vẫn làm việc với các báo cáo dữ liệu đặc biệt. Ví dụ: khi người quản lý hoặc giám đốc muốn biết một điều gì đó về lực lượng lao động trong tổ chức, họ sẽ yêu cầu bộ phận nhân sự gửi báo cáo cho họ. Sau yêu cầu này, bộ phận dữ liệu nhân sự sẽ làm thêm giờ để đưa ra báo cáo này. Đây là ví dụ về một báo cáo không hiệu quả. Các báo cáo nhân sự cần được triển khai một cách tích cực và chuyên nghiệp, do đó nên được tự động hóa.

Báo cáo nhân sự có thể được tự động hóa bằng cách sử dụng một phần mềm chuyên dụng để tạo báo cáo – chẳng hạn như Excel, Gusto hay BambooHR.

2. Báo cáo tĩnh và dashboard

Như đã nói, vẫn còn khá nhiều tổ chức làm việc với các báo cáo thủ công/giấy tờ. Điều này không hẳn là không tốt, với trường hợp thông tin không có khả năng thay đổi thì các báo cáo trên giấy tờ vẫn có sự hiệu quả nhất định.

Ngoài ra, một email có chứa sẵn báo cáo sẽ có nhiều khả năng được xem hơn là một bản cập nhật không thường xuyên trên dashboard nhân sự. Điều này đơn giản là vì mọi người sẽ không sử dụng dashboard mà không mang lại bất kỳ giá trị nào. David Creelman – Giám đốc điều hành của Creelman Research, chuyên viết sách, nghiên cứu và diễn thuyết về những vấn đề quan trọng nhất trong quản lý nguồn nhân lực – giải thích điều này trong blog của ông ấy “Tại sao bạn lại tạo dashboard mà không ai sử dụng”.

Dashboard nhân sự là công cụ hiệu quả nhất để giám sát, quản lý và theo dõi dữ liệu. Sử dụng công cụ kinh doanh thông minh này, cho phép bạn theo dõi, phân tích và báo cáo về KPI nhân sự (chỉ số hiệu suất chính). Nó cung cấp khả năng đi sâu vào các chi tiết tốt hơn.

Doanh thu có thể là một thước đo thú vị, nhưng bạn có biết rằng sẽ có bao nhiêu trong số doanh thu này gồm những khoản lỗ đáng tiếc? Bạn sẽ không để tâm khi một người nhân viên kém rời đi, nhưng mọi thứ sẽ khác nếu thay vào đó là một nhân viên giỏi rời đi. Những nhân tài này gần như là tài liệu quản lý cấp cao tiềm năng. Dashboard tương tác sẽ cho phép bạn tìm hiểu sâu hơn về dữ liệu của mình và thực hiện những quan sát này.

Bạn có thể cấp cho tất cả nhân viên nhân sự quyền truy cập vào dashboard này hoặc cung cấp quyền truy cập và dữ liệu phù hợp cho nhân viên có liên quan.

Mặc dù các dashboard tổng quan trước đây cung cấp thông tin chi tiết một cách đơn giản, nhưng các dashboard nâng cao hơn sẽ cho phép bạn dự đoán tương lai thông qua các thuật toán. Điều này cung cấp thông tin chi tiết về cách cư xử của nhân viên, chẳng hạn như nhân viên nào có nguy cơ nghỉ việc. Và những thông tin này có giá trị chiến lược tiềm năng vô cùng to lớn.

3. Vấn đề làm sạch dữ liệu

Một lưu ý cuối cùng trước khi GEM cung cấp cho bạn xem một ví dụ về báo cáo nhân sự. Báo cáo nhân sự thường được xem xét về vấn đề làm sạch. Điều này có nghĩa là, giống như việc làm sạch, các báo cáo có nhiều lỗi thường không được đánh giá cao.

Để giải thích khái niệm này rõ hơn, hãy tưởng tượng bạn đang đi ăn trong một nhà hàng. Bạn chắc chắn sẽ không thể nói một nhà hàng có sạch sẽ hay không. Đây là những gì bạn đã dự tính trước! Tuy nhiên, nếu bạn được nhân viên đưa cho dao nĩa bẩn, hoặc nhà vệ sinh bừa bộn – bạn chắc chắn sẽ phàn nàn. Vì vậy, để liên hệ điều này trở lại với HR: một báo cáo sẽ không được chú ý nhiều trừ khi nó xảy ra lỗi. Một báo cáo chuẩn xác, giống như sự sạch sẽ trong một nhà hàng, là điều cần thiết để duy trì uy tín của bạn.

Không phải mọi tổ chức đều có thể ở mức ‘hiệu quả cao và nhanh chóng’. Tuy nhiên, mọi tổ chức cần phải mức độ hiệu quả cao trong báo cáo nhân sự của mình.

NHỮNG SAI LẦM TRONG BÁO CÁO NHÂN SỰ

Có một số sai lầm liên quan đến báo cáo nhân sự. Điều quan trọng là bạn cần phải giải quyết những vấn đề này vì chúng sẽ giúp bạn không bị mắc kẹt trong chu kỳ báo cáo không hồi kết.

– Không tự động hóa báo cáo nhân sự: Đừng cố gắng tạo mọi báo cáo theo cách thủ công bởi điều này rất kém hiệu quả và sẽ làm cạn kiệt năng lực trong bộ phận dữ liệu nhân sự của bạn. Tất cả các báo cáo được mô tả trong bài viết này có thể dễ dàng được tự động hóa và tạo tự động.

– Cung cấp thông tin không liên quan: Đừng cố gắng làm mọi người hài lòng. Nếu bạn có thể khiến 80% số người hài lòng với 20% thông tin, đó có thể là giải pháp tốt nhất. Việc tạo một dashboard quá phức tạp và báo cáo về dữ liệu không liên quan có thể dẫn đến mức độ tương tác thấp với các báo cáo hoặc dashboard, từ đó làm giảm tác động.

– Không sửa lỗi: Dữ liệu nhân sự sẽ có lỗi do con người! Bất kể phần mềm, quy trình và nhân viên của bạn hiệu quả đến đâu cũng sẽ có khả năng xảy ra sai sót. Khi xảy ra lỗi, hãy sửa chúng trong hệ thống nguồn và đảm bảo tạo các thủ tục động khi nhập dữ liệu.

SỐ LIỆU TRONG BÁO CÁO NHÂN SỰ

Có một số số liệu quan trọng cần được đưa vào báo cáo nhân sự. Lưu ý rằng hầu hết trong số chúng là các số liệu cấp cao vì chúng cung cấp tổng quan về tổ chức. Danh sách Chỉ số nhân sự có thể bao gồm chỉ số tuyển dụng và chỉ số hiệu suất, có thể được sử dụng cho các dashboard. Các số liệu nhân sự phổ biến nhất sử dụng trong báo cáo bao gồm:

• Thâm niên
• Giới tính: cho thấy sự khác biệt phổ biến để đi sâu vào dữ liệu đa dạng
• Độ tuổi: tuổi tác ngày càng trở nên quan trọng trong lực lượng lao động đa thế hệ ngày nay, cần thiết đối với việc lập kế hoạch chiến lược nơi làm việc và lập kế hoạch kế nhiệm. Tuổi cũng thường là yếu tố chính cần cân nhắc cho các tổ chức muốn đổi mới và tổ chức lại.
• Trình độ học vấn: Trình độ học vấn chỉ nên được đưa vào nếu có sẵn và phù hợp với các mục tiêu tổng thể của tổ chức. Mặt khác, nó có nguy cơ trở thành một ‘thước đo phù phiếm’ trong báo cáo nhân sự.
• Loại chức vụ: Một số liệu cho loại chức năng hoặc cụm chức năng có thể giúp phân biệt các nhóm khác nhau trong công ty. Một ví dụ có thể là quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, nhân viên sản xuất và nhân viên hỗ trợ.
• FTE: là số giờ làm việc của một nhân viên trên cơ sở toàn thời gian. Số lượng FTE thường thấp hơn tổng số lao động. Điều này đặc biệt đúng nếu có nhiều nhân viên bán thời gian trong tổ chức. FTE cung cấp thước đo chính xác về tổng khối lượng công việc trong tổ chức. Ngoài ra, những người làm việc dưới 1 FTE có thể được coi là lao động bán thời gian.
• Nhân viên đang hoạt động: Số liệu này thể hiện số lượng nhân viên đang làm việc tại tổ chức.
• Doanh thu: Số liệu này thể hiện số lượng và/hoặc tỷ lệ phần trăm nhân viên đã nghỉ việc trong giai đoạn trước. 
• Nhân viên mới: Số liệu này thể hiện số lượng và/hoặc tỷ lệ phần trăm nhân viên mới gia nhập tổ chức trong năm ngoái.
• Tỷ lệ vắng mặt: Số liệu này biểu thị tỷ lệ phần trăm thời gian nhân viên vắng mặt trung bình trong giai đoạn trước. Một đại diện khác của con số này là tổng số ngày vắng mặt của mỗi nhân viên.
• Chi phí vắng mặt: Số liệu này không phải là số liệu tiêu chuẩn nhưng nó có thể làm cho tỷ lệ vắng mặt được đề cập trước đó trở nên rõ ràng hơn bằng cách gắn với một con số tài chính.
• Chi phí lao động: Chi phí lao động là tổng số tiền mà một tổ chức trả cho lực lượng lao động của mình. Con số này bao gồm lợi ích của nhân viên và thuế quỹ lương. Chi phí lao động có thể được chia thành chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp. Chi phí trực tiếp là chi phí lao động liên quan đến những người đóng góp vào quy trình chính (như công nhân dây chuyền lắp ráp). Chi phí gián tiếp không thể bắt nguồn từ một mức độ sản xuất cụ thể (như một nhân viên an ninh bảo vệ nhà máy).
• Chi phí đào tạo: Chi phí đào tạo thể hiện tổng số tiền mà một công ty chi cho việc đào tạo nhân viên mới và lực lượng lao động hiện có.
• Chi phí tuyển dụng: Tổng chi phí cho các nỗ lực tuyển dụng, thông thường bao gồm chi phí của các cơ quan bên ngoài, quảng cáo việc làm và đôi khi là mất năng suất. Còn nhiều chi phí tuyển dụng khác như chi phí thời gian quản lý trong tuyển chọn, đào tạo và hao mòn lao động.
• Time-to-fill: Là số ngày giữa một vị trí đang mở tuyển dụng và một ứng viên chấp nhận vị trí đó. Số liệu này sẽ thay đổi đáng kể giữa các loại công việc, ví dụ nhà phát triển phần mềm, chuyên gia phân tích dữ liệu lớn và nhân viên bán hàng có trình độ cao khó tìm hơn nhiều so với các nhà tiếp thị cấp thấp.

Một số các số liệu khác có thể bao gồm:

MẪU DASHBOARD VÀ BÁO CÁO NHÂN SỰ

Sau đây là một số mẫu ví dụ dashboard và báo cáo nhân sự

1. HR Top Dashboard

2. HR dashboard: Sickness & Absence

3. HR dashboard: Talent 9 box grid

Dashboard này giúp bạn hiểu vị trí của nhân viên trên lưới 9 ô.

4. HR dashboard: Diversity

5. Personnel flow matrix

Chỉ nắm bắt số lượng người tham gia tổ chức và rời khỏi tổ chức thường là không đủ vì nó không cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh. Một giải pháp có thể là Personnel flow matrix (tạm dịch: ma trận luồng nhân sự). Một ma trận như vậy sẽ biểu thị được số lượng người đã tham gia, được thăng chức và rời khỏi công ty, cũng như cách những con số này cộng dồn.

Dù có vẻ hơi phức tạp, nhưng bảng này là một ví dụ hoàn hảo về ma trận luồng nhân sự. Các hàng đại diện cho bốn loại nhân sự (A, B, C và D) và những thay đổi giữa năm 2018 và 2019. Ví dụ: trong năm 2018 có 10 người đã chuyển từ vị trí quản lý cấp trung sang vị trí quản lý cấp cao.

Tổng số nhân viên vào ngày 1-1-2019 được hiển thị ở hàng dưới cùng, trong khi tổng số nhân viên vào ngày 1-1-2018 được hiển thị ở cột ngoài cùng bên phải. Tổng doanh thu năm 2018 được thể hiện trong cột doanh thu và thăng/giảm hạng được thể hiện trong ma trận.

Tổng quan này giúp hình dung được sự phát triển của tổ chức, doanh thu (tổ chức này có doanh thu thấp trong bộ phận nhân viên sản xuất, nhưng tất cả các bộ phận khác đều phải vật lộn với mức doanh thu trên 10%). Nó cũng trực quan hóa sự phát triển nhân sự của mình (lưu ý mức tăng 10% trong quản lý cấp cao, từ 45 năm 2018 lên 50 vào năm 2019).

Một mặt, một bảng như thế này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan tuyệt vời, mặt khác, nó giúp xác định một số lĩnh vực thuộc vấn đề chính của tổ chức.

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về 4 Cách Phân tích dữ liệu nhân sự hiệu quả dành cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Sắp tới, GEM Global sẽ khai giảng khóa Analytics In Human Resource Management (Phân Tích Dữ Liệu Trong Quản Trị Nhân Sự) nhằm cung cấp tư duy, kỹ năng và kỹ thuật Phân tích dự liệu trong Nhân sự và ứng dụng vào công việc thực tế. Khóa học đặc biệt chú trọng tới ứng dụng phân tích dữ liệu nhân sự trong Thu hút nhân tài, Phúc lợi toàn diện, Học tập và phát triển, Sức khỏe tinh thần nhân viên và Trải nghiệm nhân viên.

 

Nguồn: AIHR, GEM Global biên soạn và biên dịch