Cách Giải Quyết Xung Đột Mà Các Nhà Quản Lý Cấp Trung Cần Quan Tâm

Trong môi trường kinh doanh đầy thách thức, việc xảy ra xung đột là không thể tránh khỏi. Các nhà quản lý cấp trung là những người thường xuyên đối diện với nhiều tình huống đòi hỏi khả năng giải quyết xung đột một cách tinh tế và hiệu quả. Xung đột có thể xuất hiện giữa các bộ phận, giữa các nhóm làm việc, hay thậm chí giữa các cá nhân trong tổ chức.

Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global khám phá các cách giải quyết xung đột mà các nhà quản lý cấp trung cần quan tâm.

Cách giải quyết xung đột là gì?

Khái niệm xung đột là gì?

Xung đột là tình trạng mà sự mâu thuẫn về lợi ích, nhu cầu, hoặc giá trị giữa các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức gây ra. Trong tình huống này, một bên có thể cảm nhận rằng quyền lợi của họ bị ảnh hưởng bởi các bên khác, dẫn đến những tình huống mâu thuẫn và xung đột giữa các bên liên quan. Những suy nghĩ và hành động trong tình trạng này thường là kết quả của sự bất đồng quan điểm và tương tác không hòa hợp giữa các bên. Quản lý và giải quyết xung đột là một yếu tố quan trọng để duy trì hòa hợp và hiệu quả trong môi trường làm việc và tổ chức.

Phân loại xung đột

Xung đột trong tổ chức là hiện tượng không thể tránh khỏi, và chúng có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Đối với các nhà quản lý cấp trung, việc hiểu rõ các loại xung đột khác nhau là vô cùng quan trọng để áp dụng các chiến lược giải quyết phù hợp. Dưới đây là một số phân loại xung đột theo đối tượng và tính chất:

Phân loại theo đối tượng:

• Xung đột nhóm: Đây là loại xung đột xảy ra giữa các nhóm làm việc trong tổ chức. Có thể do sự cạnh tranh về tài nguyên, ý kiến khác nhau về mục tiêu, hoặc thiếu sự hợp tác giữa các nhóm.
• Xung đột cá nhân: Đây là xung đột giữa các cá nhân trong cùng một nhóm hoặc giữa các cá nhân của các nhóm khác nhau. Những xung đột cá nhân thường phát sinh từ mâu thuẫn quan điểm, mục tiêu hoặc phong cách làm việc khác nhau.
• Xung đột trong nội tại cá nhân: Đây là loại xung đột mà một cá nhân đối mặt với những xung đột tâm lý, như mâu thuẫn giữa giá trị, niềm tin, hoặc mục tiêu cá nhân.

Phân loại theo tính chất:

• Xung đột có lợi: Đây là những xung đột mang tính xây dựng, giúp thúc đẩy sự đa dạng ý kiến và tạo ra các giải pháp sáng tạo. Những xung đột có lợi thường tạo ra môi trường thúc đẩy sự phát triển và học hỏi trong tổ chức.
• Xung đột có hại: Đây là những xung đột mang tính tiêu cực, có thể gây hấp hối và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của cá nhân và tổ chức. Những xung đột có hại thường gây ra căng thẳng và gây rối trong tổ chức.

Các hướng giải quyết xung đột

Giải quyết xung đột theo kiểu thoả hiệp, hoà giải

Đây là một phương pháp được áp dụng đối với những xung đột nghiêm trọng và khó giải quyết trong thời gian ngắn. Thoả hiệp nhằm thuyết phục mỗi bên đồng ý “nhượng bộ” một chút để đạt được mục tiêu chung cho cả nhóm hoặc tổ chức. Phương pháp này tập trung vào bảo đảm lợi ích cho tất cả các bên và cả công ty, với ưu tiên hàng đầu là sự hoà bình và tôn trọng lẫn nhau.

Giải quyết xung đột theo hướng cạnh tranh

Đây là một phương pháp phụ thuộc vào sự tự tin của cá nhân. Nếu bạn tin tưởng vào khả năng và quyết tâm của mình, bạn sẽ thúc đẩy người khác phải theo đuổi ý kiến và đề xuất của bạn. Phương pháp này thích hợp cho những người có năng lực thực sự và giúp giải quyết xung đột một cách nhanh chóng và quyết đoán.

Giải quyết xung đột theo cách né tránh

Được áp dụng khi xung đột không quá nghiêm trọng và nếu tiếp tục tiến hành có thể gây ra nhiều hậu quả hơn lợi ích. Trong trường hợp này, tiếp cận bằng cách né tránh là tốt nhất. Điều này đòi hỏi bạn cần tìm đến ý kiến của một bên thứ ba – một bên đáng tin cậy, thấu đáo và nhạy bén. Ý kiến của họ sẽ đóng vai trò như một cách giải quyết khách quan, không bị ảnh hưởng bởi các bên liên quan đến xung đột.

Giải quyết xung đột theo hướng hợp tác

Đây là một phương hướng giải quyết “thiện chí” và tích cực nhất. Sự cởi mở, thẳng thắn thừa nhận khuyết điểm cũng như công nhận điểm mạnh của nhau sẽ giúp mọi người hoàn thiện hơn. Thay vì tiếp tục chống lại nhau, việc hợp tác chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả công việc tốt hơn rất nhiều.

Cách giải quyết xung đột trong đội ngũ

Nhìn nhận vấn đề khách quan

Cách giải quyết mâu thuẫn trong công việc một cách đơn giản nhất là nhìn nhận vấn đề một cách khách quan. Bạn cần cố gắng tìm ra nguyên nhân dẫn đến xung đột. Hơn nữa, tốt nhất là không áp đặt suy nghĩ tiêu cực của bản thân lên vấn đề đang diễn ra.

Sẵn sàng nói lời xin lỗi

Đây là một kỹ năng quan trọng mà chúng ta thường gặp khó khăn trong việc thực hiện. Mỗi người thường không muốn nhượng bộ hay thừa nhận sai lầm. Do đó, việc nói lời xin lỗi có thể trở thành điều khó khăn. Tuy nhiên, bạn nên học cách thừa nhận những sai lầm của mình, vì đây là một trong các cách giải quyết xung đột hiệu quả.

Lắng nghe người khác nói đến cùng

Đây là một trong những kỹ năng sống vô cùng quan trọng. Bạn cần lắng nghe một cách tận tâm và trọn vẹn những gì người khác muốn chia sẻ. Ngay cả khi bạn đã hiểu quan điểm của đối phương, bạn vẫn nên tiếp tục chú ý lắng nghe đến hết câu chuyện. Kỹ năng này giúp bạn thấu hiểu và đồng cảm với mọi người xung quanh.

Xác định rõ mối quan tâm chung

là một yếu tố quan trọng trong việc tránh mâu thuẫn do bất đồng quan điểm khi giao tiếp. Dù có sự khác biệt trong quan điểm, bạn và đối phương cần tập trung vào điểm chung của mối quan tâm. Điều này giúp bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ của tranh cãi và từ đó, tìm cách giải quyết mâu thuẫn một cách hợp lý.

Trình bày rõ suy nghĩ và quan điểm cá nhân

Đây là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp. Ngoài việc lắng nghe và đồng cảm với người khác, bạn cũng nên thể hiện một cách rõ ràng, chi tiết và cụ thể về quan điểm của mình. Điều này sẽ giúp bạn giải tỏa những thắc mắc cá nhân và cho người khác hiểu rõ ý kiến của bạn.

Nếu bạn mắc sai lầm, hãy chấp nhận lỗi ngay từ đầu. Đây là một cách giải quyết mâu thuẫn trong công ty hiệu quả. Bạn nên trình bày lý do và giải thích rõ về những thiếu sót của mình. Điều này cũng giúp mọi người dễ dàng nắm bắt được ý kiến và quan điểm mà bạn muốn truyền đạt.

Giữ tâm thế bình tĩnh

Giữ tâm thế bình tĩnh là một trong những kỹ năng quan trọng trong giải quyết mâu thuẫn. Vì khi chúng ta giữ tâm thế bình tĩnh, chúng ta có khả năng đối diện vấn đề một cách tỉnh táo hơn. Nếu tức giận trỗi dậy, nó sẽ làm cho tình hình trở nên nghiêm trọng hơn và có thể dẫn đến những lời nói và hành động không kiểm soát được, làm cho vấn đề trở nên rắc rối và phức tạp hơn. Vì vậy, tốt nhất là kiềm chế cảm xúc của bản thân để có thể giải quyết xung đột một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Đặt câu hỏi thiết thực và phù hợp

Đây là một cách thông minh để giải quyết mâu thuẫn trong cuộc sống. Những câu hỏi mở, được nói với giọng điệu tự tin và linh hoạt, sẽ giúp bạn thu thập thêm thông tin cần thiết. Ví dụ, bạn có thể bình tĩnh hỏi đối phương: “Bạn có thể cho tôi biết từ khi nào vấn đề này bắt đầu xảy ra?”.

Những câu hỏi mở như vậy sẽ khiến đồng nghiệp cảm thấy thoải mái và sẵn lòng chia sẻ khó khăn với bạn. Trong quá trình đặt câu hỏi, chúng ta nên tránh những câu hỏi đóng, mang tính chất áp đặt hoặc tra khảo. Ví dụ, tránh hỏi: “Vấn đề này là do bạn gây ra phải không?” Điều này có thể làm đối phương khó chịu và tức giận.

Cùng nhau đề ra giải pháp

Đây là một phương án hiệu quả để giải quyết xung đột nội bộ. Bạn nên tích cực trình bày ý kiến cá nhân và đặt câu hỏi cho đối phương để thu thập thông tin cần thiết. Những thông tin này sẽ là cơ sở để đánh giá và tìm ra giải pháp hợp lý cho vấn đề.

Tuy nhiên, trong trường hợp đồng nghiệp không đồng ý với hướng giải quyết của bạn, hãy lắng nghe quan điểm của đối phương một cách chân thành và cân nhắc đưa ra lựa chọn hợp lý nhất cho cả hai bên. Đôi khi, việc thỏa thuận và đồng ý chấp nhận một phương án khác có thể mang lại lợi ích lớn hơn cho tất cả mọi người.

Tránh những câu nói tiêu cực, mang tính tấn công

Đây là một trong những cách hiệu quả để giải quyết mâu thuẫn. Bạn không nên sử dụng những lời đánh giá mang tính tấn công hoặc áp đặt đối với người khác. Thay vào đó, chúng ta có thể nhẹ nhàng chia sẻ cảm nhận của mình về vấn đề đang diễn ra. Việc này sẽ giúp đồng nghiệp cảm thấy được tôn trọng và tạo điều kiện để từng bước giải quyết các rắc rối một cách hiệu quả.

Tiếp nhận sự hòa giải từ bên trung gian

Đây là một phương án khi một số rắc rối không thể giải quyết được bởi những người trong cuộc. Trong trường hợp đó, những bên liên quan nên tìm kiếm sự hỗ trợ từ những người làm công việc hòa giải. Những người trung gian tham gia vào việc giải quyết xung đột cần phải có uy tín và năng lực chuyên môn. Một người hòa giải tốt sẽ giúp vấn đề được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.

Tập trung vào hiện tại và tương lai hơn là quá khứ

Đây là một phương pháp hiệu quả khi đối mặt với mâu thuẫn. Nếu xung đột đã xảy ra, bạn nên tập trung vào vấn đề hiện tại để tìm ra nguyên nhân và chọn phương án giải quyết thích hợp. Thay vì quá chú trọng vào những sai lầm đã xảy ra trong quá khứ, chúng ta nên tập trung vào xử lý tình hình hiện tại và hướng tới tương lai.

Trong một tổ chức, giữ mối quan hệ lâu dài với các thành viên mới là điều cực kỳ quan trọng. Điều này đảm bảo tạo ra môi trường làm việc tích cực, thân thiện và hỗ trợ, giúp cải thiện tinh thần đồng đội và nâng cao hiệu suất công việc.

Nguồn: GEM Global tổng hợp và biên soạn.