8 bước để có một cuộc họp ảo (online) diễn ra tốt đẹp

1. Kiểm tra công nghệ trước thời hạn

Không có gì giết chết động lực khi bắt đầu cuộc họp như việc trì hoãn 15 phút vì mọi người cần tải xuống phần mềm, không thể khiến video hoạt động, v.v. Trước cuộc họp ảo, tất cả người tham gia nên kiểm tra công nghệ và đảm bảo rằng nó hoạt động tốt các tính năng chính. Và hãy nhớ rằng, các cuộc trò chuyện với nhà cung cấp hoặc khách hàng có thể yêu cầu nhóm của bạn kết nối với các gói phần mềm khác nhau.

2. Hãy chắc chắn rằng khuôn mặt của bạn có thể nhìn thấy

Hội nghị video hiệu quả hơn khi mọi người có thể nhìn thấy biểu cảm khuôn mặt và ngôn ngữ cơ thể của nhau. Yêu cầu các cá nhân ngồi gần webcam của họ để giúp tạo sự thân mật cho một cuộc họp trực tiếp.

3. Bám sát những điều cơ bản trong cuộc họp

Trước cuộc trò chuyện, hãy đặt mục tiêu rõ ràng và gửi trước nếu thích hợp. Trong phiên họp, sử dụng lịch họp rõ ràng cho các phần, đặt quy tắc cơ bản cho cuộc họp, nghỉ giải lao và phác thảo rõ ràng các bước tiếp theo (bao gồm cả thời gian và trách nhiệm) sau mỗi phần và vào cuối cuộc họp.

4. Giảm thiểu thời lượng trình bày

Điều duy nhất tồi tệ hơn một bài thuyết trình dài là khi một người thực hiện bài thuyết trình dài trong một cuộc họp online. Các cuộc họp online nên có phần thảo luận. Thông tin cơ bản cần được cung cấp trước. Nếu ai đó cần trình bày, hãy sử dụng chia sẻ màn hình để hướng dẫn cuộc trò chuyện, lúc đó những người tham dự có thể được hiểu theo nghĩa đen “họ đang ở cùng trên một trang”. Nhưng nên ưu tiên trò chuyện để tối đa hóa thời gian mọi người đang nhìn nhau.

5. Chỉ định người hướng dẫn

Việc quản lý một cuộc thảo luận online thường khó hơn so với trực tiếp. Bạn có thể chỉ định một cá nhân làm chủ trì cuộc họp, cho phép những người tham gia khác tập trung vào nội dung. Người điều phối cũng có thể sử dụng một hệ thống bỏ phiếu để điều hướng nhóm về một số câu hỏi nhất định và đảm bảo rằng tiếng nói của tất cả mọi người đều được nghe. Người điều phối cũng có thể giải đáp các câu hỏi cơ bản về công nghệ đang được sử dụng.

6. Yêu cầu mọi người phát biểu

Khiến mọi người tham gia mà không nói chuyện với nhau là một trong những khía cạnh thách thức hơn của việc điều hành một cuộc họp online. Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi khuyên bạn nên thường xuyên kêu gọi các cá nhân phát biểu, thậm chí bằng cách hầu như bạn sẽ tham khảo ý kiến tất cả mọi người trước khi quyết định được đưa ra. Một số gói phần mềm thậm chí còn cho phép người tham dự chủ động yêu cầu được nêu lên ý kiến nếu họ muốn. Điều này có thể giúp người điều khiển kết thúc mà không có nguy cơ bỏ xót quan điểm của cả người tham gia hướng nội.

7. Nắm bắt phản hồi thời gian thực

Thu thập và xử lý dữ liệu đầu vào chất lượng cao trong một cuộc họp online có thể là một thách thức, đặc biệt là vì tín hiệu thị giác khó đọc hơn. Sử dụng một công cụ khảo sát dựa trên điện thoại để thu thập phản hồi theo yêu cầu của người tham dự về các chủ đề cụ thể trong thời gian diễn ra cuộc họp. Giữ cuộc bỏ phiếu mở, tách biệt với cuộc họp để tránh làm gián đoạn cuộc trò chuyện.

8. Thực hành một hoặc hai lần trong khi bạn vẫn còn làm việc trong văn phòng

Hãy luyện tập họp online thử ngay khi mọi người chưa làm việc tại nhà. Giám đốc điều hành có thể ngồi trong văn phòng và tham gia vào cuộc họp mà không có sự trợ giúp. Sau khi cuộc họp kết thúc, thu thập và thảo luận về kinh nghiệm được rút ra. Điều gì đã diễn ra tốt đẹp, và điều gì không? Làm thế nào bạn có thể làm các cuộc họp ảo của bạn hiệu quả như khi bạn gặp trực tiếp?

Nguồn: GEM Global dịch và tổng hợp từ Havard Business Review