5 NGUYÊN TẮC VÀNG MÀ NHÀ QUẢN LÝ MỚI NÊN BIẾT ĐỂ TRÁNH BỊ LẠC LÕNG Ở CUỘC HỌP ĐẦU TIÊN

Làm thế nào để chủ trì thành công cuộc họp đầu tiên với tư cách là Nhà Quản lý mới?

Là “Lính mới” trong vai trò Quản lý, cuộc họp đầu tiên chắc chắn sẽ sẽ là cột mốc quan trọng để xây dựng, tổ chức và hiểu rõ hơn về đội ngũ nhân sự. Vậy làm thế nào để gây ấn tượng và tạo niềm tin cho đội ngũ?

Theo Tâm lý học xã hội, Ấn tượng đầu tiên là yếu tố quan trọng, quyết định và ảnh hưởng lâu dài trong môi trường công sở. Dưới đây là 5 Nguyên tác Vàng mà các Nhà Quản lý mới không nên bỏ qua để mang lại ấn tượng và hiệu quả tối ưu trong lần ra mắt đầu tiên.

1. Xác định mục tiêu – Xây dựng lòng tin

Hãy xác định mục tiêu của cuộc họp đầu với đội ngũ không phải là để vạch ra tầm nhìn trong giai đoạn mới hay tuyên bố vai trò quản lý. Đây là thời điểm để xây dựng niềm tin và xác lập các quy trình, nguyên tác hay văn hóa làm việc bạn muốn thúc đẩy cho đội ngũ của bạn. Bạn mong muốn nhân viên thấy gì ở mình:

• Thấy bạn xứng đáng với sự tin tưởng, nể phục của họ
• Thấy bạn khiêm tốn và sẵn sàng giúp đỡ họ
• Thấy bạn mạnh mẽ và quyết đoán trong mọi hành động

Việc xây dựng niềm tin rất quan trọng, hãy nhớ rằng bạn là người mới và đội ngũ chưa thật sự tin tưởng ở bạn. Chỉ khi có niềm tin, mọi định hướng mà nhà Quản lý đề ra mới nhận được sự đồng lòng, chủ động và hoàn thành xuất sắc từ đội ngũ nhân viên.

2. Hãy dành thời gian tìm hiểu và tạo mối quan hệ với từng nhân viên của bạn

Đây là một trong những khía cạnh mà các nhà Quản lý mới thường bỏ qua nhiều nhất. Nhiều người cho rằng việc tiếp cận và tìm hiểu từng cá nhân một sẽ gây ra cảm giác gượng ép và sáo mòn – tuy nhiên đây là một phương pháp hiệu quả giúp bạn nhanh chóng “làm thân” và thấu hiểu đội ngũ của bạn. Hãy thử bắt đầu từ 1 vài câu hỏi làm quen đơn giản như món ăn yêu thích, bộ phim ấn tượng,… Những thông tin khai thác được này có thể là nguồn tài liệu dồi dào để bạn tạo động lức hay thúc đẩy nhóm bạn trong tương lai.

3. Đừng chỉ nói về vai trò Quản lý, hãy kể nhiều hơn về bạn

Đây không phải lúc để dành thời gian quá nhiều cho việc giới thiệu thành tích hay kiến thức của bạn, thay vào đó đây là cơ hội để thể hiện bạn thực sự là ai – điều gì đã thúc đẩy và truyền cảm hứng cho bạn trên cương vị nhà Quản lý. Khi đội ngũ của bạn biết càng nhiều về con người thật, thì mức độ tin tưởng của họ dành cho bạn càng cao:

• Chia sẻ những triết lí lãnh đạo của bạn
• Mục tiêu trong cương vị quản lý của bạn
• Điều gì đã thúc đẩy, thu hút bạn đến với công ty
• Thể hiện mong muốn giúp đỡ, chia sẻ và thúc đẩy mọi người cùng bạn hoàn thành tốt công việc
• Nói về sở thích cá nhân

Lưu ý đừng nên quá sa đà vào việc nói về bản thân, nên giữ thời lượng ở mức 25% để đảm bảo sự thấu hiểu và tiếp nhận của cả hai bên.

4. Cho mọi người biết là bạn đang ở tâm thế “Quản lý tập sự”

Ở vai trò lãnh đạo, không tránh khỏi những áp lực khi đối diện với trách nhiệm dẫn dắt và quản lý đội ngũ. Hãy thừa nhận rằng, không phải lúc nào bạn cũng có thể tường tận và trả lời xuất sắc những câu hỏi của nhân viên. Với vai trò lãnh đạo, chúng ta chịu áp lực khi phải có câu trả lời cho tất cả các vấn đề. Việc để lộ những mặt không hoàn hảo của bản thân rất dễ khiến bạn rơi vào tình trạng khiêm nhường, bình thường trong mắt những người cấp dưới.

Hãy nhớ rằng “ở lần đầu tiên làm cha mẹ, không ai có thể làm tốt”, vậy nên đừng ngại ngần trong việc nói cho mọi người biết rằng bạn đang ở trong tâm thế “Quản lý tập sự”, rằng: “Tôi là người mới vì vậy tất cả các bạn trong phòng này đều biết nhiều hơn tôi. Các bạn có những hiểu biết và kinh nghiệm mà tôi không có, và ngược lại. Hãy coi tôi là miếng bọt biển và tôi muốn học hỏi, tìm biết và biết tất cả về các bạn”. Về cơ bản, tư duy học hỏi là một trong cách tốt nhất thể hiện và xây dựng lòng tin trong đội ngũ.

5. Hãy chủ động trong các bước tiếp theo

Nhiều nhà Quản lý thường sử dụng câu nói “Hãy ghé qua văn phòng của tôi nếu bạn cần bất cứ điều gì” khi kết thúc cuộc họp – Đây là một sai lầm, câu nói này ngụ ý rằng nếu họ có câu hỏi hay thắc mắc gì họ PHẢI đến gặp bạn – Điều này chỉ làm thêm gánh này ở họ. Hãy nhớ, bạn là người cần CHỦ ĐỘNG tìm hiểu chứ không phải cấp dưới của bạn. Thay vào đó, hãy thử chủ động gặp mặt và lắng nghe, giúp đỡ mỗi người.

Để trở thành một nhà Quản lý đa nhiệm toàn diện vô cùng khó, nhất là những ai mới bắt đầu lộ trình này. Trên thực tế, một số nhà Quản lý nhờ rèn dũa kinh nghiệm và tư duy tốt có thể thích ứng mượt mà trong vai trò quản lý. Tuy nhiên, khi môi trường làm việc xuất hiện những biến cố, đòi hỏi các nhà Quản lý phải thích ứng và nhạy bén đảm nhiệm tốt vai trò trung gian giữa lãnh đạo và đội ngũ, thì lúc đó nếu chỉ dựa tố chất, kinh nghiệm và tham vọng thì bạn sẽ dễ dàng bị đánh gục trên chiếc ghế quản lý.

Do đó, cho dù có kinh nghiệm thực chiến hay sự thấu hiểu ngành hàng ở vai trò càng lý đến đâu, muốn ngồi vững “chiếc ghế nóng” quản lý và đi nhanh hơn trên con đường thăng tiến, cần trang bị cho mình tư duy và kỹ năng quản lý, lãnh đạo cần thiết, cốt lõi và phù hợp trong bối cảnh mới hiện nay. Sắp tới GEM Global sẽ khai giảng Khóa học Quản lý cấp trung với lộ trình 12 buổi đào tạo (training) kết hợp 1 buổi Huấn luyện (coaching) cùng với Chuyên gia Coaching hàng đầu Việt Nam sau 4 tuần học, đảm bảo mang đến cho người học những trải nghiệm đặc biệt chỉ có tại GEM Global. Nhấn xem thêm để tìm hiểu thông tin và các ưu đãi đặc biệt khác.