Quản Lý Hiệu Suất Là Gì Và 5 Nguyên Tắc Trong Việc Quản Lý Hiệu Suất Đội Nhóm

Trong bối cảnh bình thường mới, việc nâng cao hiệu suất được xem như thách thức lớn mà các tổ chức trên toàn thế giới phải đối mặt.

Trong bài viết lần này, hãy cùng GEM Global bàn về quản lý hiệu suất, tầm quan trọng của việc quản lý hiệu suất, và những lời khuyên thiết thực nhằm trang bị thêm cho các nhà quản lý công cụ để tối ưu hóa quy trình quản lý hiệu suất đội nhóm.

Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất là các quy tắc, các bước mà một cá nhân hay đội nhóm có thể sử dụng để cải thiện hiệu suất làm việc nói chung. Quản lý hiệu suất giúp đo lường mức độ hiệu quả của một cá nhân, đội nhóm, hoặc tổ chức trong việc tạo ra kết quả cuối cùng từ những gì đã được cung cấp trước đó như thời gian, không gian, nhân lực,…. Để giúp gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, các nhà quản lý thường sử dụng các mục tiêu, phương pháp khuyến khích, chiến lược truyền thông để nâng cao năng lực, tạo ra hiệu suất cho nhân viên.

Tầm quan trọng của quản lý hiệu suất trong bối cảnh doanh nghiệp

Thành quả đạt được do từng thành viên công ty tạo ra cũng mang đến tác động hai chiều cho cả nhân viên và doanh nghiệp:

Đối với nhân viên

Quy trình quản lý hiệu suất giúp nhân viên có thể quản lý được các đầu việc của bản thân theo ngày, tuần, hoặc tháng. Các nhiệm vụ này gắn với các mục tiêu chung cần đạt được của đội nhóm hoặc doanh nghiệp, do đó, việc đạt được những mục tiêu này thông qua quy trình quản lý hiệu suất sẽ giúp các cá nhân và tập thể đạt được các KPI đã đề ra. Từ đó, việc liên tục hoàn thành đúng hoặc vượt ngưỡng mục tiêu ban đầu sẽ là nguồn động lực tái tục cho tinh thần và nhuệ khí của từng cá nhân và đội nhóm, giúp củng cố niềm tin của họ vào tầm nhìn và sứ mệnh chung của công ty.

Nhân viên có hiệu suất cao giúp công ty đạt được mục tiêu của mình. Hiệu suất thúc đẩy tinh thần và tạo ra văn hóa của công ty, dẫn đến môi trường làm việc được cải thiện. Khi một công ty hoạt động có hiệu suất cao và thành công, các ưu đãi như tăng lương, tiền thưởng, bảo hiểm y tế, v.v. sẽ được cải thiện cho nhân viên, thúc đẩy nhân viên và thăng tiến nghề nghiệp của họ khi công ty phát triển.

Đối với doanh nghiệp

Sở hữu quy trình quản lý hiệu suất hiệu quả giúp tối đa hóa lợi ích của doanh nghiệp một cách trực tiếp: hiệu suất cao tức có thể thấy chất lượng được cải thiện, sản lượng thành phẩm tăng, hoặc doanh thu vượt ngưỡng đề ra; hoặc gián tiếp: thể hiện bằng cách doanh nghiệp có thể giữ chân những tài năng giỏi nhất, nâng cao kỹ năng của họ và tạo điều kiện để các cá nhân có thêm vùng phát triển. Đối với mọi công ty, hiệu suất tại nơi làm việc là một khía cạnh thiết yếu mà ban lãnh đạo cấp cao phải hiểu để đạt được thành công.

Các rào cản của việc quản lý hiệu suất

Giao tiếp kém hiệu quả

Để đạt được mục tiêu và hoàn thành vai trò được giao, các cá nhân cần có khả năng giao tiếp thoải mái với đồng nghiệp, bao gồm cả quản lý và các phòng ban có liên quan. Ở một mặt, nhân viên có thể cần sự hướng dẫn kịp thời và chỉ đạo từ người quản lý để đảm bảo rằng họ đang tiến hành thực hiện các nhiệm vụ một cách phù hợp. Tuy nhiên, đôi khi việc giao tiếp có thể trở nên không suôn sẻ khi người quản lý không đưa ra những kỳ vọng rõ ràng về nhiệm vụ và mục tiêu của cho từng nhân viên.

Khi người nhân viên không biết phải làm gì hoặc phải nhờ ai giúp đỡ, họ có thể rơi vào trạng thái tiêu cực, giảm nỗ lực và phàn nàn với đồng nghiệp khác về những vấn đề họ đang gặp phải. Thay vì dành thời gian để thực hiện các dự án được giao, họ có thể dành nửa ngày để tìm kiếm câu trả lời cho một vấn đề, và từ đó dẫn đến hiệu suất làm việc kém.

Thiếu sự ghi nhận

Những nhân viên không nhận được sự công nhận hoặc khen ngợi một cách thường xuyên sẽ dễ cảm thấy những gì họ đã làm không được đánh giá cao. Nhân viên cũng có thể cảm nhận được sự thiên vị, trong đó chỉ những nhân viên và giám đốc điều hành cấp cao hơn mới nhận được sự khen ngợi cho thành tích của họ.

Trong một số trường hợp, khi công ty đi qua những giai đoạn khó khăn và yêu cầu nhân viên phải đảm nhận thêm nhiều trọng trách trong công việc, song họ lại không không cảm thấy những đóng góp của mình có ý nghĩa quan trọng thì động lực của nhân viên lại càng dễ bị ảnh hưởng.

Họp nhiều nhưng không hiệu quả

Ngay cả những cuộc họp với những mục tiêu rõ ràng nhất cũng có thể tạo ra rào cản đối với hiệu suất làm việc của từng cá nhân và đội nhóm. Mặc dù hầu hết các công ty đều mong muốn tổ chức các cuộc họp hiệu quả, nhưng cuối cùng chúng lại kéo dài hơn dự kiến và được dùng để thảo luận những nội dung không liên quan. Khi nhân viên dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp kéo dài và không hiệu quả, họ sẽ bị phân tâm khỏi trách nhiệm thực tế và đánh mất mục tiêu của mình.

Thói quen làm việc đa nhiệm

Làm nhiều việc cùng lúc thực sự có thể tác động tiêu cực đến năng suất chung của nhân viên. Các nhà tâm lý học cho rằng làm việc đa nhiệm sẽ làm tăng số lần não phải chuyển đổi nhiệm vụ, khiến não phải trải qua một số thời gian bị trì trệ khi cá nhân đó phải chuyển hướng tập trung giữa các đầu việc.

Ví dụ, khi nhân viên cảm thấy phải giải quyết mọi thứ xuất hiện trong hộp thư đến, họ có thể bị phân tâm bởi những nhiệm vụ không quan trọng và cuối cùng bỏ bê các khía cạnh chiến lược và các nhiệm vụ trọng yếu hơn trong vai trò của họ.

Cơ chế quản lý hiệu suất chưa hoàn thiện

Các nhà quản lý có xu hướng dựa vào bảng đánh giá hiệu suất hàng năm để xem xét năng lực của nhân viên và thảo luận về hiệu suất cũng như kỳ vọng của họ. Tuy nhiên, vì việc đánh giá chính thức này chỉ diễn ra mỗi năm một lần nên nhân viên có thể đã phải tự “vật lộn” với các vấn đề trong một thời gian dài trước khi nhận được sự hỗ trợ từ cấp trên. Đồng thời, với thói quen phải tự xử lý vấn đề một mình cũng dần khiến các nhân viên cảm thấy không thoải mái khi chia sẻ mối quan tâm của mình với quản lý. Khi nhân viên không hiểu vai trò và trách nhiệm của mình hoặc những nỗ lực của họ đóng góp như thế nào vào sự thành công chung của công ty, sự hào hứng trong công việc của họ sẽ dần giảm sút, dẫn đến năng suất của họ cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Quản lý hiệu suất trong bối cảnh làm việc từ xa

Các nghiên cứu của Upwork cho thấy hiệu suất của người lao động khi làm việc từ xa cao hơn so với khi làm việc tại văn phòng. Trung bình, những nhân viên làm việc tại nhà tiết kiệm được hơn 10 phút mỗi ngày và đạt hiệu suất cao hơn gần 47% so với những người làm việc tại văn phòng. Thêm vào đó, họ kiên định hơn, làm việc nhiều giờ hơn và hoàn thành được nhiều việc hơn.

Để quản lý hiệu suất của nhân viên làm việc từ xa, các nhà quản lý sẽ cần các cách tiếp cận và các góc nhìn mới về hiệu suất để có thể hỗ trợ đội nhóm mình. Cụ thể, các mục tiêu cần đạt được trong tuần sẽ được thống nhất bởi các bên vào đầu tuần. Người nhân viên cần có trách nhiệm báo cáo tiến độ với quản lý, cũng như chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần để hoàn thành các nhiệm vụ được giao để đảm bảo tiến độ quản lý hiệu suất được diễn ra liên tục. Các nhà quản lý cũng cần thường xuyên trao đổi với nhân viên để kịp thời quản trị các rủi ro và hỗ trợ nhanh chóng, và tránh quản lý vi mô để không gây cảm giác thiếu sự trao quyền cho nhân viên.

5 nguyên tắc trong việc quản lý hiệu suất của đội nhóm

Bận rộn không đồng nghĩa với hiệu suất

Bận rộn hoặc cố gắng duy trì vẻ ngoài bận rộn thực chất không đồng nghĩa với hiệu suất. Một nhiệm vụ được gạch khỏi to-do list không có nghĩa là nhiệm vụ đó quan trọng. Việc đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn thành có thể tạo ra cảm giác sảng khoái, nhưng mong muốn thường xuyên hoàn thành mọi việc thực sự có thể tạo ra cảm giác lo lắng. Để thực sự quản lý hiệu suất, hãy xác định các mục tiêu bằng công cụ SMART, sau đó chia nhỏ các nhiệm vụ trọng yếu dẫn bạn đến được mục tiêu chung và từ đây hãy chỉ tập trung vào việc hoàn thành các đầu việc đó. Đồng thời, đừng ngần ngại nhờ sự trợ giúp hoặc điều phối công việc với đồng nghiệp. Hiệu suất là kết quả cuối cùng cần đạt được chứ không chỉ là loại bỏ những việc cần làm khỏi to-do list.

Quản lý năng lượng thay vì quản lý nhiệm vụ

Để quản lý hiệu suất, hãy chú trọng quản lý năng lượng của bản thân thay vì quản lý số lượng đầu việc cần phải hoàn thành. Cụ thể, liệt kê 3 nhiệm vụ quan trọng nhất cần được hoàn thành trong ngày, sau đó thực hiện 3 nhiệm vụ này vào thời điểm bạn thường làm việc tốt nhất. Đó có thể là khung giờ 9h-11h, hoặc từ 15h-17h. Trong những khung giờ được đánh giá là kém hiệu suất hơn, bạn có thể làm những công việc có độ khó thấp hơn để tránh làm bản thân tuột năng lượng, và giữ năng lượng đó cho những tác vụ phức tạp hơn.

Thiết lập và ưu tiên mục tiêu

Hãy phân loại và ưu tiên các nhiệm vụ của bạn. Để quản lý hiệu suất bằng mục tiêu, hãy liệt kê các hoạt động đã lên kế hoạch từ trước theo thứ tự quan trọng giảm dần. Đây là những nhiệm vụ cần được hoàn thành trong ngày, trong khung thời gian bạn dồi dào năng lượng nhất, và không được gián đoạn. Tiếp theo, hãy dành thời gian trống và liệt kê tất cả các nhiệm vụ vừa phát sinh. Danh sách này bao gồm các cuộc gọi đến, tin nhắn tức thời và yêu cầu hỗ trợ từ người khác mà chúng ta có thể không biết trước. Các nhiệm vụ không nằm trong kế hoạch này thường sẽ lấy đi sự tập trung và khiến chúng ta bị phân tâm, khiến việc quản lý hiệu suất cũng bị ảnh hưởng ít nhiều. Do vậy, hãy dành sẵn một khoảng thời gian trong ngày chỉ để xử lý những việc đột xuất.

Luôn chừa thời gian cho những rủi ro

Mọi việc không luôn tuân theo dự tính của chúng ta, nhất là những rủi ro ngoài ý muốn. Những rủi ro này không phải yêu cầu trợ giúp từ đồng nghiệp, mà là các rủi ro liên quan đến sức khỏe hoặc việc gia đình. Để quản lý hiệu suất trước những rủi ro, hãy đảm bảo bạn thiết lập deadline dự trù cách 2-3 ngày trước ngày deadline thực tế. Điều này tạo khoảng hở an toàn về mặt hiệu suất giúp bạn vẫn kịp xoay sở để hoàn thành tiến độ công việc nếu có những rủi ro bất ngờ xảy ra.

Luôn tập trung vào giải pháp

Khi tiến độ hoặc chất lượng công việc không theo dự tính ban đầu, nhiều đội nhóm sẽ ưu tiên nhiệm vụ quy trách nhiệm và tìm người nhận lỗi thay vì tìm kiếm giải pháp thay thế. Điều này không những làm giảm tinh thần gắn kết của đội nhóm, đồng thời làm trì trệ thêm tiến độ vốn đã không theo kế hoạch. Để khắc phục điều này và quản lý hiệu suất đội nhóm một cách tốt hơn, các nhà quản lý cần hiểu rõ mục tiêu chung của đội nhóm là đạt được mục tiêu đã đề ra, và ưu tiên tìm giải pháp quan trọng hơn tìm người để chỉ trích. Rút kinh nghiệm từ sai lầm chắc chắn là một nhiệm vụ không kém phần quan trọng, nhưng nhiệm vụ này nên đến sau, sau khi đội nhóm cùng nhau khắc phục các vấn đề đang xảy ra.

5 sai lầm thường thấy về quản lý hiệu suất đội ngũ

Mục tiêu chung chưa được thống nhất một rõ ràng

Nguyên nhân của việc từng thành viên trong một tập thể không nắm được mục tiêu và các đích đến chung có thể đến từ nhiều lý do, song dù lý do có là gì thì biểu hiện này đều ảnh hưởng đến việc quản lý hiệu suất chung của nhóm. Việc thiếu tường tận về các thống nhất của tập thể khiến nhân viên loay hoay không biết cần làm gì, hoặc làm những nhiệm vụ không cộng hưởng đến thành tích chung của nhóm. Sự thiếu thống nhất không những làm tổn thất nguồn nhân lực, mà còn tốn thời gian của tập thể khi thời gian hoàn thành mục tiêu bị đình trệ. Nhiệm vụ của nhà quản lý là cần xác định và đảm bảo các thành viên đã tường tận về mục tiêu chung trước khi bắt tay thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào. Đồng thời, người nhân viên cũng cần trang bị tinh thần làm chủ vấn đề và chủ động xác nhận mục tiêu chung với tập thể để đảm bảo quản lý hiệu suất làm việc cho cá nhân.

Thiếu phản hồi kịp thời

Đối với nhân viên, phản hồi mang tính xây dựng là xương sống cho sự phát triển cá nhân của họ. Nhưng một trong những sai lầm phổ biến nhất mà người quản lý có thể mắc phải là không đưa ra phản hồi kịp thời, và điều này sẽ cản trở một cách nghiêm trọng khả năng cải thiện của nhân viên.

Nếu bạn đang thực hiện đánh giá hiệu suất hàng năm thì bạn cần xem xét nghiêm túc việc triển khai các hình thức phản hồi thường xuyên hơn giữa các lần đánh giá, chẳng hạn như đăng ký nhân viên và lên lịch 1:1 bất kỳ khi nào nhân viên cần giúp đỡ. Điều này cũng khiến việc quản lý hiệu suất diễn ra xuyên suốt và kịp thời hơn.

Quản lý vi mô

Không có gì sai khi cấp trên mong muốn cấp dưới của mình làm tốt công việc. Song, điều quan trọng là phải đảm bảo bạn không quản lý hiệu suất bằng cách “cầm tay chỉ việc” khi nhân viên đang cố gắng tự hoàn thành các nhiệm vụ được giao.

Với tư cách là người quản lý, đôi khi công việc của bạn là đảm bảo các dự án mà bạn giao đang đi đúng hướng để thực hiện những gì mọi người cần phải làm. Tuy nhiên, 94% những người được quản lý vi mô nói rằng cách quản lý hiệu suất này có tác động tiêu cực đến thái độ, hành vi của họ trong công việc. Nếu bạn liên tục yêu cầu cập nhật tiến độ và phủ quyết các quyết định của nhân viên thì sự thất vọng đó sẽ ngày càng tăng lên. Trong số tất cả những sai lầm phổ biến của các nhà quản lý khi quản lý hiệu suất, quản lý vi mô là một trong những cách nhanh nhất để làm giảm tinh thần tự giác và chủ động của nhân viên.

Không quan tâm đến tiến trình làm việc của đội nhóm

Ngược lại với quản lý vi mô, không quan tâm đến tiến trình hay hiệu suất đội nhóm cũng gây ra những tác hại không kém phần nghiêm trọng. Mặc dù thật tuyệt khi cho phép nhân viên đưa ra các quyết định mà công việc của họ yêu cầu, đừng quên rằng họ vẫn cần sự chỉ đạo và hướng dẫn từ bạn.

Không có gì lạ khi nhân viên không nắm rõ một số khía cạnh trách nhiệm của họ, đặc biệt nếu họ mới đảm nhận vai trò này. Vì vậy, với tư cách là người dẫn dắt, bạn có trách nhiệm quản lý hiệu suất bằng cách đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho từng dự án mà bạn giao và giúp đội nhóm của bạn có thể dễ dàng tìm đến bạn trong các trường hợp họ cần hướng dẫn.

Thiếu tin tưởng giữa các thành viên

Người quản lý có nhiệm vụ đảm bảo rằng nhân viên của mình đang làm đúng vai trò và đang lao động một cách chăm chỉ, và nhiệm vụ này đôi khi đặt lên vai những người quản lý gánh nặng vô hình, khiến họ cảm thấy lo lắng nếu không “lường trước” những sai phạm mà nhân viên có thể mắc phải. Khi áp đặt quá đà, việc không thể tin tưởng nhân viên sẽ khiến công việc của người quản lý trở nên khó khăn hơn rất nhiều vì họ không có khả năng ủy quyền một cách đáng tin cậy. Và hãy nhớ rằng, sự tin tưởng (hoặc thiếu niềm tin) đều có tác dụng cả hai chiều. Vì vậy, nếu bạn không bao giờ dành cho nhóm của mình một chút tin tưởng, hãy tin rằng bạn có thể nhận lại điều tương tự.

Kết luận

Quản lý hiệu suất có thể là chìa khóa giúp doanh nghiệp thúc đẩy thành công trong kinh doanh và đạt được các mục tiêu hướng đến kết quả. Khi được thực hiện tốt, nó có thể mang lại lợi ích đáng kinh ngạc cho tổ chức của bạn. Hiểu rõ hiệu suất là một phần không thể thiếu trong quản lý dự án.

Xem thêm bài viết: Khám Phá Các Công Cụ Đánh Giá Nhân Sự Hiện Đại Để Tạo Cơ Hội Tối Ưu Hóa Hiệu Suất Nhân Viên

Nguồn: GEM Global tổng hợp.