5 Mô Hình Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Cho Đội Ngũ Để Tăng Hiệu Suất Làm Việc

Chắc chắn bạn đã từng trải qua những khoảnh khắc cảm thấy thời gian trôi qua nhanh chóng mà công việc vẫn còn đầy nhiệm vụ chưa hoàn thành. Quản lý thời gian hiệu quả là một chìa khóa quan trọng để giải quyết vấn đề này. Bất kể bạn là người đi làm, doanh nhân hay sinh viên, việc sắp xếp và tận dụng thời gian một cách thông minh sẽ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu.

Trong bài viết này, GEM Global sẽ cùng bạn khám phá mô hình quản lý thời gian hiệu quả cho bản thân và đội ngũ của bạn, giúp bạn tối ưu hóa cách sử dụng thời gian, từ đó tăng cường năng suất làm việc.

Tại Sao Cần Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Quản lý thời gian hiệu quả trong môi trường làm việc là một phần quan trọng để tăng cường hiệu suất của đội ngũ. Khả năng quản lý thời gian tốt không chỉ giúp cá nhân hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả mà còn tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, từ đó tạo nên môi trường làm việc tích cực và sản xuất.

Việc quản lý thời gian hiệu quả trong đội ngũ không chỉ đảm bảo tăng hiệu suất làm việc mà còn giúp cải thiện sự tổ chức, tương tác và sự hài hòa trong công việc hàng ngày.

5 Mô Hình Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Cho Đội Ngũ Để Tăng Hiệu Suất Làm Việc

1. Mô hình Pomodoro

Mô hình Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả và tăng cường hiệu suất làm việc được tạo ra bởi người Ý làm việc và nghiên cứu tên là Francesco Cirillo vào những năm 1980. Tên gọi “Pomodoro” xuất phát từ một chiếc hẹn đếm thời gian trong hình dạng cục cà chua (tiếng Ý: “pomodoro”).

Phương pháp Pomodoro hoạt động dựa trên việc chia thời gian làm việc thành các khoảng thời gian ngắn và cố định, thường là khoảng 25 phút, được gọi là “Pomodoro”. Sau mỗi khoảng thời gian này, người làm việc nên dành thời gian ngắn nghỉ ngơi, thường là 5 phút. Sau khi hoàn thành 4 “Pomodoro” (khoảng 100 phút làm việc) thì có một khoảng nghỉ dài hơn, thường là từ 15-30 phút.

Phương pháp Pomodoro giúp quản lý thời gian hiệu quả và tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách:

• Tập trung tối đa trong khoảng thời gian ngắn: Bằng việc thiết lập thời gian ngắn và tập trung tối đa vào công việc trong khoảng này, người làm việc có thể loại bỏ các yếu tố xao lãng và tăng cường tập trung.
• Ngăn chặn sự kiệt sức: Thời gian làm việc ngắn giúp ngăn chặn cảm giác kiệt sức và mệt mỏi trong quá trình làm việc, do có khoảng thời gian nghỉ ngơi thường xuyên.
• Tạo động lực: Mục tiêu hoàn thành một “Pomodoro” trong thời gian ngắn giúp tạo ra động lực cho người làm việc, và cảm giác hoàn thành nhiệm vụ có thể thúc đẩy tinh thần làm việc.
• Giúp quản lý thời gian: Việc chia thời gian làm việc thành các đơn vị nhỏ giúp người làm việc dễ dàng quản lý thời gian và theo dõi tiến độ công việc.

Phương pháp Pomodoro đã được nhiều người áp dụng và đánh giá cao về khả năng tăng cường hiệu suất làm việc và tập trung.

2. Mô hình Eisenhower

Mô hình Eisenhower, còn được gọi là Ma trận ưu tiên, là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả và ưu tiên công việc được đặt tên theo tên của cựu Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower. Ông Eisenhower được biết đến với khả năng quản lý thời gian và công việc hiệu quả, và mô hình này đã được phát triển dựa trên cách ông quản lý công việc hàng ngày.

Mô hình Eisenhower sử dụng một ma trận đơn giản để phân loại công việc dựa trên hai yếu tố chính: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Ma trận này có bốn ô, mỗi ô tương ứng với một cách xử lý công việc cụ thể:

• Công việc quan trọng và khẩn cấp (Quadrant 1 – Q1): Đây là những công việc cần được ưu tiên cao nhất, vì chúng quan trọng và đang đối diện với mức độ khẩn cấp. Đây thường là những công việc cần giải quyết ngay lập tức.
• Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (Quadrant 2 – Q2): Các công việc trong mục này quan trọng đối với mục tiêu lâu dài và sự phát triển cá nhân, nhưng không đòi hỏi sự ưu tiên cao ngay trong thời điểm hiện tại. Quản lý thời gian để dành nhiều thời gian cho Q2 có thể giúp tránh rơi vào Q1.
• Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp (Quadrant 3 – Q3): Các công việc ở đây thường liên quan đến yêu cầu ngay trong lúc, nhưng không có giá trị quan trọng lớn. Thường thì bạn nên cố gắng tránh dành quá nhiều thời gian cho Q3.
• Công việc không quan trọng và không khẩn cấp (Quadrant 4 – Q4): Những công việc ở đây ít quan trọng và không đáng để dành nhiều thời gian. Chúng có thể gây ra lãng phí thời gian và năng lượng.

Mô hình Eisenhower giúp người sử dụng hiểu rõ hơn về mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công việc, từ đó tạo ra kế hoạch ưu tiên và quản lý thời gian hiệu quả hơn để tập trung vào những công việc quan trọng nhất và đạt được mục tiêu lớn hơn.

3. Mô hình Getting Things Done (GTD)

Mô hình Getting Things Done (GTD) là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được đề xuất bởi David Allen. Mô hình này tập trung vào việc tạo ra một hệ thống tổ chức chi tiết để xử lý và quản lý công việc, nhiệm vụ và thông tin trong cuộc sống hàng ngày.

Mô hình GTD dựa trên nguyên tắc chính là “tổng hợp và tổ chức”. Cụ thể, nó gồm các bước cơ bản sau:

• Thu thập (Collect): Gom nhặt tất cả các nhiệm vụ, ý tưởng, thông tin và công việc cần làm vào một hệ thống. Điều này có thể là hộp thư đến, danh sách, ứng dụng quản lý công việc, hoặc bất kỳ nơi nào bạn có thể tập trung thông tin.
• Xác định (Process): Xem xét từng mục thu thập và quyết định xem chúng là gì và cần làm gì với chúng. Có ba lựa chọn: làm ngay (nếu có thể hoàn thành trong 2 phút), lên kế hoạch thực hiện sau (lên danh sách theo thời gian hoặc ưu tiên), hoặc bỏ qua (nếu không cần thực hiện).
• Tổ chức (Organize): Sắp xếp công việc và nhiệm vụ vào danh sách hoặc danh mục phù hợp. Điều này bao gồm việc tạo danh sách theo ngữ cảnh (như công việc tại văn phòng, ở nhà, hay cần đi ra ngoài) và ưu tiên.
• Lập kế hoạch (Review): Xem xét định kỳ toàn bộ danh sách công việc, làm sạch các mục không còn hiện tại và cập nhật các mục mới. Điều này giúp đảm bảo bạn không bị bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào.
• Thực hiện (Engage): Dựa trên danh sách công việc đã tổ chức và ưu tiên, thực hiện công việc theo đúng kế hoạch.

Mô hình GTD tập trung vào việc đưa ra quyết định nhanh chóng về việc làm gì và cách sắp xếp công việc sao cho hiệu quả nhất. Bằng cách tập trung vào từng bước cụ thể và đảm bảo việc tổ chức, bạn có thể giảm căng thẳng, quản lý thời gian hiệu quả hơn và tăng cường hiệu suất làm việc.

4. Mô hình Block Time

Mô hình Block Time, còn được gọi là “thời gian chia khối”, là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn sẽ chia thời gian của mình thành các khối nhỏ và dành mỗi khối cho một loạt công việc cụ thể. Mục tiêu của mô hình này là tập trung vào từng nhiệm vụ trong một khoảng thời gian cố định và tránh xao lãng bằng cách cố gắng làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc.

Cách thực hiện Mô hình Block Time thường bao gồm các bước sau:

• Xác định nhiệm vụ: Liệt kê tất cả công việc, nhiệm vụ và hoạt động bạn cần hoàn thành. Điều này có thể là việc làm văn phòng, học tập, tập thể dục, và nhiều hoạt động khác.
• Chia thời gian thành khối: Chia thời gian của bạn thành các khối nhỏ, thường từ 25 đến 60 phút. Mỗi khối thời gian sẽ được dành cho một nhiệm vụ cụ thể.
• Xác định ưu tiên: Ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Điều này giúp bạn quyết định xem nhiệm vụ nào sẽ được thực hiện trong các khối thời gian quý báu.
• Chuyển đổi giữa các khối thời gian: Tập trung hoàn toàn vào công việc được xác định cho mỗi khối thời gian. Sau khi khối thời gian đó kết thúc, bạn có thể chuyển sang khối thời gian mới cho nhiệm vụ khác.

Mô hình Block Time giúp tạo ra sự tập trung và hiệu quả trong công việc, đồng thời giúp tránh việc phân tâm và làm nhiều công việc cùng một lúc. Bằng cách dành thời gian cố định cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả, tối ưu hóa hiệu suất và tăng khả năng hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

5. Mô hình Agile Scrum

Mô hình Agile Scrum là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả và phát triển dự án trong lĩnh vực phát triển phần mềm và các dự án công nghệ thông tin. Mô hình này tập trung vào việc tạo ra giải pháp linh hoạt và hiệu quả thông qua việc chia dự án thành các chu kỳ ngắn gọi là “Sprint” để liên tục cập nhật, đánh giá và điều chỉnh quá trình làm việc.

Các thành phần chính trong Mô hình Agile Scrum bao gồm:

• Product Owner: Người đại diện cho khách hàng hoặc người yêu cầu dự án, có nhiệm vụ xác định yêu cầu, ưu tiên nhiệm vụ và quản lý backlog (danh sách công việc cần thực hiện).
• Scrum Master: Là người dẫn dắt nhóm phát triển theo khuôn khổ của Scrum. Scrum Master giúp loại bỏ các rào cản và đảm bảo quá trình Scrum diễn ra suôn sẻ.
• Development Team: Nhóm phát triển gồm các thành viên tham gia vào việc thực hiện công việc trong mỗi Sprint. Nhóm này tự tổ chức và đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
• Sprint: Là một khoảng thời gian ngắn, thường từ 1 đến 4 tuần, trong đó nhóm phát triển hoàn thành các công việc được ưu tiên từ backlog.
• Backlog: Danh sách tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án. Backlog được liệt kê theo ưu tiên và có thể thay đổi trong suốt quá trình dự án.

Mô hình Agile Scrum tạo điều kiện cho sự linh hoạt và tương tác trong quá trình phát triển. Các Sprint cho phép nhóm phát triển tập trung vào các mục tiêu cụ thể, đồng thời cập nhật và cải tiến dự án theo phản hồi từ khách hàng. Mô hình này phù hợp với các dự án có tính phức tạp, yêu cầu thay đổi liên tục hoặc cần sự đáp ứng nhanh chóng từ thị trường.
________________________________________
Trên đây là những chia sẻ hữu ích về 5 Mô Hình Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Cho Đội Ngũ Để Tăng Hiệu Suất Làm Việc. Nếu bạn cần trang bị thêm các kiến thức, kỹ năng mềm của người đi làm bạn có thể tham khảo thêm các khóa học tại GEM Global.

Xem thêm bài viết: Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Là Gì? 10 Mẹo Quản lý Thời Gian Hiệu Quả?

Nguồn: Theo Havard Business Review, GEM Global biên dịch và biên soạn