Quy Trình Tuyển Dụng Nhân Sự: 7 Bước Quan Trọng Để Tìm Kiếm Ứng Viên Tốt Nhất

Chiến lược tuyển dụng và tuyển chọn nhân tài giúp các tổ chức tìm kiếm các ứng viên chất lượng cao phù hợp với nhu cầu, giá trị và mục tiêu của họ. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp muốn tìm kiếm những ứng viên tốt nhất cho các vị trí công việc còn trống. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực nhân sự hoặc tuyển dụng, việc hiểu cách tối ưu hóa quy trình tuyển dụng để nâng cao tỷ lệ giữ chân và cải thiện chất lượng tuyển dụng là điều quan trọng.

Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global tìm hiểu chi tiết về cách tăng cường quy trình tuyển dụng nhân sự để tìm kiếm những ứng viên thật sự phù hợp với đội ngũ của bạn.

Quy trình tuyển dụng là gì?

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và thuê những nhân viên có năng lực phù hợp để bổ sung vào các vị trí công việc còn trống trong một công ty. Các chuyên viên tuyển dụng, giám đốc nhân sự, quản lý hoặc chuyên gia tuyển dụng thường thực hiện các hoạt động tuyển dụng. Các công ty lớn thường có các phòng tuyển dụng chuyên nghiệp có nhiệm vụ chính là tạo ra các bài đăng tuyển và tiếp cận ứng viên. Trong các công ty nhỏ hơn, các quản lý bộ phận có thể chịu trách nhiệm trực tiếp cho việc tuyển dụng nhân viên mới cho bộ phận của họ, hoặc chủ sở hữu có thể giám sát quá trình tuyển dụng.

Quy trình tuyển dụng nhân sự bao gồm tất cả các giai đoạn của việc thuê nhân viên mới, từ việc lên kế hoạch cho nội dung bài đăng việc làm đến quá trình phỏng vấn. Nghiên cứu và tiếp cận là hai yếu tố quan trọng trong các nỗ lực tuyển dụng, bởi vì quá trình tuyển dụng có thể bao gồm việc nhắm mục tiêu đối tượng ứng viên tiềm năng phù hợp với nhu cầu của công ty hoặc đánh giá các đơn xin việc để tìm ra những ứng viên có năng lực xuất sắc nhất.

7 bước trong quy trình tuyển dụng

Lập kế hoạch

Trong giai đoạn lập kế hoạch, bạn định rõ những nhu cầu của công ty và phát triển mô tả công việc (Job description – JD) cũng như các yêu cầu cho từng vị trí còn trống. Mô tả công việc bao gồm các nhiệm vụ và trách nhiệm mà công ty mong đợi nhân viên thực hiện. Ngược lại, các yêu cầu về công việc sẽ định rõ trình độ và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc đó. Xây dựng bản mô tả công việc và yêu cầu công việc bằng cách kết hợp ý kiến từ quản lý bộ phận và phân tích để đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu của công ty. Đồng thời, bạn cần xác định xem vị trí công việc này là cố định hay tạm thời, làm việc toàn thời gian hay bán thời gian và những thông tin về đào tạo, bồi thường cũng như đánh giá hiệu suất.

Ngoài ra, bạn cũng có thể xem xét vị trí công việc trong tổ chức và các lộ trình thăng tiến có thể có. Việc miêu tả cả kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng mềm cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả là rất quan trọng. Yêu cầu công việc có thể giúp bạn xác định ứng viên lý tưởng cần có những gì, cách tiến hành cuộc phỏng vấn và những gì nên bao gồm trong gói bồi thường. Bạn cũng có thể xem xét liệu công việc sẽ được thực hiện tại chỗ hay trong môi trường ảo.

Phát triển chiến lược

Chiến lược tuyển dụng là kế hoạch bạn xác định tìm kiếm ứng viên để điền vào vị trí còn trống. Trong giai đoạn này, bạn có thể chỉ định người tham gia vào nhóm tuyển dụng, chẳng hạn như những nhân viên tuyển dụng hoặc chuyên gia tuyển dụng nhân tài, cùng với những người quản lý tuyển dụng từ bộ phận liên quan. Sau đó, bạn xác định nơi để đăng thông tin tuyển. Bạn hãy xem xét mình nên tập trung tìm kiếm ứng viên ở địa phương hay cho cả ứng viên làm việc từ xa, và điều chỉnh chiến lược của bạn tương ứng. Nếu bạn quảng cáo vị trí công việc ở xa vùng địa phương của công ty, hãy quyết định trước liệu bạn sẽ cung cấp hỗ trợ chuyển đến vùng mới để khuyến khích nhiều ứng viên nộp đơn hơn hay không.

Bạn có thể kết hợp nhiều phương pháp để đăng tin tuyển vị trí và tìm ứng viên tiềm năng, chẳng hạn như tham gia hội chợ việc làm, đăng tin trực tuyến, hợp tác với các cơ sở tuyển dụng hoặc sử dụng trung tâm nghề nghiệp tại các trường đại học. Mỗi hình thức và nguồn tuyển dụng đều yêu cầu sự đầu tư về tài nguyên khác nhau, bao gồm cả thời gian và tiền bạc. Cách tiếp cận tuyển dụng cũng tùy thuộc vào tình hình thị trường và mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu các đối thủ chủ yếu tuyển dụng những ứng viên có bằng cấp cao, bạn có thể điều chỉnh chiến lược của mình để tập trung vào các người mới tốt nghiệp khóa thạc sĩ.

Tìm kiếm ứng viên

Khi đã xây dựng chiến lược và lập kế hoạch, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm ứng viên một cách tích cực. Nhiều công ty sử dụng kết hợp các nguồn từ bên trong và bên ngoài để thu hút ứng viên. Phương pháp tuyển dụng nội bộ bao gồm việc mời nhân viên hiện tại và cựu nhân viên nộp đơn cho các vị trí chuyển công tác, thăng tiến hoặc khám phá cơ hội mới trong công ty. Người tuyển dụng cũng có thể xem xét các nguồn khác có trình độ phù hợp như giới thiệu từ người lao động và ứng viên đã từng làm việc, nộp đơn trước đây.

Các nguồn tuyển dụng bên ngoài bao gồm mọi phương pháp tuyển dụng mà bạn sẽ tìm kiếm ngoài tổ chức. Ví dụ về các nguồn bên ngoài này như các công ty tuyển dụng, quảng cáo, việc tuyển dụng trực tiếp tại các trường đại học, và các tổ chức nghề nghiệp.

Lọc ứng viên

Bước lọc ứng viên trong quy trình tuyển dụng nhân sự là việc thu gọn số lượng ứng viên và chọn ra những ứng viên tiềm năng để tiến hành phỏng vấn. Trong giai đoạn này, bạn sẽ xem xét các hồ sơ và thư xin việc để phân loại ứng viên không đủ điều kiện và những người phù hợp với yêu cầu công việc. Đánh giá học vấn, chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc và thành tích trước đó của từng ứng viên dựa trên yêu cầu và tiêu chí công việc để xác định ai phù hợp nhất. Một số nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm theo dõi ứng viên (ATS) để lọc hồ sơ và tìm ra các ứng viên có các đặc điểm và từ khóa tương thích. Một số quản lý tuyển dụng cũng có thể yêu cầu ứng viên hoàn thành bài kiểm tra tâm lý hoặc kỹ năng để đánh giá năng lực, đặc điểm cá nhân và phong cách làm việc của họ.

Khi đã thu hẹp danh sách ứng viên, bạn sẽ liên hệ với họ qua email hoặc điện thoại để thông báo về vị trí công việc. Một số nhà tuyển dụng thường tiến hành cuộc gọi sàng lọc qua điện thoại trong khoảng 15-20 phút để xác nhận ứng viên vẫn quan tâm đến vị trí và sắp xếp thời gian cho các câu hỏi sơ bộ. Quá trình lọc cũng giúp bạn hiểu rõ hơn về bộ kỹ năng, học vấn và kỳ vọng về lương của ứng viên.

Phỏng vấn và lựa chọn

Bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng nhân sự là phỏng vấn, có thể diễn ra trực tiếp hoặc trực tuyến. Trong giai đoạn này, những người tuyển dụng và quản lý sẽ gặp gỡ những ứng viên đã được lựa chọn để hiểu rõ hơn, về quá trình học tập cũng như kỹ năng của họ. Họ cũng sẽ đặt các câu hỏi để xác định liệu ứng viên có phù hợp với văn hóa của công ty hay không. Quá trình phỏng vấn có thể bao gồm nhiều cuộc phỏng vấn, tùy thuộc vào số lượng ứng viên, quy mô của tổ chức và yêu cầu của vị trí công việc. Một số công ty lớn, như các trường đại học và các cơ quan chính phủ, có thể tiến hành phỏng vấn nhóm, trong đó nhiều người phỏng vấn sẽ nói chuyện với một ứng viên.

Các câu hỏi phỏng vấn có thể khác nhau, nhưng thường tập trung vào cách ứng viên đối phó với áp lực, cách họ áp dụng kỹ năng và kinh nghiệm của mình, cách họ xem xét mình trong một đội nhóm và điều gì họ đang tìm kiếm từ một nhà tuyển dụng. Đối với các vị trí đặc biệt hoặc thiên về kỹ thuật, nhà quản lý tuyển dụng có thể đặt các câu hỏi để kiểm tra hiểu biết của ứng viên về các khái niệm quan trọng trong ngành. Sau đó, những người tuyển dụng và lãnh đạo sẽ bàn bạc để chọn ra ứng viên cuối cùng. Trước khi đưa ra đề nghị, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành kiểm tra lý lịch, xác minh thông tin về quá trình làm việc trước đó và liên hệ với các nguồn tham khảo. Việc xác minh thông tin là quan trọng, bởi vì nó xác nhận rằng ứng viên đã lựa chọn giao tiếp một cách trung thực và phù hợp với các chính sách và kỳ vọng của bạn.

Thư mời làm việc và quá trình onboard

Bước tiếp theo là chính thức thông báo cho ứng viên được chọn. Ở giai đoạn này, bạn cung cấp một thư mời làm việc bao gồm ngày bắt đầu, lương, thời gian làm việc và kỳ vọng về hiệu suất. Hãy tham khảo ý kiến của một luật sư để biết cụm từ pháp lý cần ghi trong thư và thời hạn để ứng viên ký nhận thư. Nếu bạn đang hợp tác với công ty giới thiệu việc làm, trung gian hoặc chuyên viên tuyển dụng, hãy phối hợp với họ vì họ sẽ gửi đến ứng viên thư mời này.

Nếu ứng viên chấp nhận đề nghị, bạn cần cung cấp một quy trình giới thiệu chính thống để chào đón họ. Quá trình giới thiệu giúp người mới hiểu về văn hóa của công ty và sẵn sàng cho công việc mới. Nó cũng bao gồm kế hoạch kỳ vọng về hiệu suất trong những tháng đầu tiên của nhân viên mới, giúp họ tập trung và hiểu cách công ty đánh giá công việc của họ.

Đánh giá quy trình tuyển dụng

Giai đoạn cuối cùng của quy trình tuyển dụng là đánh giá hiệu quả của các phương pháp tuyển dụng. Bằng cách xem xét kỹ càng quá trình này, bạn có thể xác định mức độ hài lòng với những ứng viên mà bạn đã tuyển dụng, tính hiệu quả về chi phí của các phương pháp tuyển dụng và cách bạn có thể cải thiện quy trình trong tương lai.

Bạn có thể sử dụng phân tích thống kê để đánh giá chi phí, thời gian và các yêu cầu để xác định hiệu quả của các quyết định. Bạn cũng có thể sử dụng các phương pháp định lượng, chẳng hạn như khảo sát hỏi ý kiến các nhà tuyển dụng và quản lý về trải nghiệm của họ trong quá trình này.

Xem thêm bài viết: 18 Kỹ Năng Quản Lý Nhân Sự Quan Trọng Các Chuyên Gia Nhân Sự Cần Quan Tâm

Nguồn: Indeed, GEM Global biên dịch.