Tối Ưu Hóa Kỹ Năng Phỏng Vấn: Cẩm Nang Dành Cho Nhà Tuyển Dụng

Kỹ năng phỏng vấn là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của một quá trình tuyển dụng. Đối với mọi nhà tuyển dụng, việc nắm vững kỹ năng phỏng vấn không chỉ giúp chọn lựa được những ứng viên xuất sắc, mà còn góp phần quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.

Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global đi sâu vào khám phá kỹ năng phỏng vấn, điểm qua những yếu tố quan trọng nhất mà mọi nhà tuyển dụng cần phải sở hữu, và cung cấp một số gợi ý để cải thiện kỹ năng phỏng vấn một cách hiệu quả.

Kỹ năng phỏng vấn của nhà tuyển dụng là gì?

Kỹ năng phỏng vấn là những chuyên môn cần thiết mà một nhà tuyển dụng cần sở hữu để tiến hành quá trình phỏng vấn hiệu quả, và cuối cùng là tuyển dụng những ứng viên tốt nhất cho một vị trí công việc. Kỹ năng phỏng vấn hiệu quả là điều đáng để đầu tư và hoàn thiện, vì điều này giúp quá trình tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn và rút ngắn danh sách ứng viên phù hợp một cách nhanh chóng.

Để được đánh giá là một người phỏng vấn tốt, bạn cần sở hữu những chiến lược và kỹ thuật cụ thể để áp dụng trước, trong và sau cuộc phỏng vấn. Như vậy, cuộc phỏng vấn sẽ phục vụ mục đích đánh giá và lựa chọn người phù hợp nhất cho một vị trí công việc một cách hiệu quả. Một người có kỹ năng phỏng vấn tốt luôn được đánh giá cao trong công ty của họ, do đó việc nắm vững và áp dụng hiệu quả những kỹ năng phỏng vấn này sẽ nâng cao giá trị của bạn trong tổ chức. Điều này cũng giúp bạn có sự ổn định và tăng cơ hội thăng tiến trong công việc.

Những kỹ năng phỏng vấn nhà tuyển dụng cần quan tâm

Lắng nghe chủ động

Lắng nghe chủ động là một kỹ năng yêu cầu bạn tương tác tích cực với người đang nói, đồng thời không đưa ra nhận xét, đánh giá hoặc lời khuyên. Chúng ta có thể phân loại việc lắng nghe – một khía cạnh quan trọng của giao tiếp – thành lắng nghe chủ động hoặc lắng nghe bị động. Bạn lắng nghe bị động khi chỉ đơn giản là nghe những từ được nói, nhưng không tập trung vào thông điệp của người nói. Lắng nghe chủ động có nghĩa bạn đang lắng nghe cẩn thận để hiểu ý của người nói. Là người lắng nghe chủ động, bạn không bao giờ gián đoạn người nói, thay vào đó, bạn diễn đạt và lặp lại những điểm của họ để theo dõi cuộc trò chuyện và đảm bảo bạn thật sự hiểu.

Bạn phải đảm bảo mình nghe và hiểu được nhiều thông tin từ ứng viên càng nhiều càng tốt. Trong cuộc phỏng vấn, ứng viên sẽ nói nhiều hơn, vì vậy bạn phải học cách lắng nghe chủ động khi ứng viên thảo luận về kỹ năng và kinh nghiệm của họ. Lắng nghe chủ động giúp bạn hiểu về tính cách và kỹ năng của ứng viên, và xác định xem họ có phù hợp với công ty không. Việc nhận thức về cử chỉ cơ thể của người nói cũng là một phần quan trọng của việc lắng nghe chủ động. Điều này đòi hỏi bạn theo dõi hành vi vật lý như biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ và tư thế của họ. Những chuyển động nhỏ này có thể là biểu hiện tốt về sự tự tin và thái độ của ứng viên với vị trí công việc đang tuyển dụng.

Trí tuệ cảm xúc (Emotional Intelligence – EQ)

Trí tuệ cảm xúc là một kỹ năng quan trọng của người phỏng vấn vì nó giúp bạn đưa ra nhận định tốt nhất về ứng viên, cho phép bạn phản ứng trong bất kỳ tình huống nào trong cuộc phỏng vấn. Kỹ năng này cũng giúp bạn đánh giá EQ của ứng viên, xác định sự tự nhận thức của họ và khả năng họ tôn trọng cảm xúc của những người xung quanh. Ngoài ra, đây cũng là kỹ năng quan trọng để thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả trong nơi làm việc.

Khi bạn có mức EQ cao, bạn có thể đưa ra quyết định về ứng viên dựa trên năng lực của họ. Bạn cũng có khả năng kiềm chế cảm xúc cá nhân để có thể xử lý mọi tình huống một cách bình tĩnh và chuyên nghiệp. Cảm xúc thay đổi và phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tuy nhiên trong một cuộc gặp gỡ phỏng vấn dù gặp phải vấn đề nào bạn cũng phải thể hiện sự chuyên nghiệp trong việc tạo sự thoải mái và tiếp ứng viên với thái độ cởi mở. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy đỡ căng thẳng, và có cơ hội chia sẻ về kỹ năng và chuyên môn của họ nhiều hơn mà không cảm thấy áp lực.

Sự thân thiện

Trò chuyện với ứng viên một cách lịch sự và thân thiện có tác động lớn trong việc làm cho họ cảm thấy thoải mái để cuộc phỏng vấn diễn ra trôi chảy. Hầu hết ứng viên đều cảm thấy lo lắng trước một cuộc phỏng vấn. Do đó, việc thân thiện và tốt bụng với họ sẽ giảm bớt một chút căng thẳng và để lại ấn tượng tốt về công ty của bạn. Vì vậy, có một thái độ thân thiện với ứng viên là rất quan trọng đối với tất cả những người giữ vai trò phỏng vấn.

Nhận biết ứng viên tiềm năng

Khả năng sàng lọc, nhận biết tài năng và kỹ năng của các cá nhân khác nhau giúp bạn đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác. Có khả năng nhận biết sâu rộng về những người có kỹ năng giỏi giúp người phỏng vấn xác định được những ứng viên tiềm năng và tập trung vào họ. Điều này đặc biệt hữu ích trong các tình huống có nhiều ứng viên cần phỏng vấn. Như vậy, việc tuyển dụng sẽ được tối ưu thời gian hơn rất nhiều nhưng vẫn đạt hiệu quả cao.

Người phỏng vấn giỏi hiểu rõ những gì tổ chức mong muốn ở một ứng viên tiềm năng và yêu cầu của vị trí công việc. Do đó, họ luôn tìm kiếm những phẩm chất và kỹ năng này ở các ứng viên.

Kỹ năng giao tiếp

Khi sở hữu kỹ năng giao tiếp, bạn sẽ biết cách làm thế nào để giúp cho các ứng viên thả lỏng, thoải mái chia sẻ, từ đó nhận biết họ là người như thế nào. Ngoài ra, một buổi phỏng vấn được cho là có hiệu quả khi giữa nhà tuyển dụng và ứng viên có sự tương tác ấn tượng với nhau, bởi vì quá trình phỏng vấn đánh dấu sự khởi đầu của một mối quan hệ làm việc.

Người phỏng vấn có khả năng gây hứng thú trong cuộc trò chuyện giúp tăng khả năng thu thập thông tin cần thiết từ ứng viên. Thông thường, khi mọi người thả lỏng, họ có xu hướng mở lòng hơn và truyền đạt thông tin hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tận dụng tối đa cuộc phỏng vấn, bạn cần cố gắng học cách giao tiếp một cách hiệu quả. Điều này chắc chắn sẽ tăng khả năng thành công trong quá trình phỏng vấn của bạn.

Kiến thức về vị trí công việc đang tuyển dụng

Nắm rõ yêu cầu của công việc đang tuyển dụng, những phẩm chất và kỹ năng chuyên môn đang được tìm kiếm là điều quan trọng cho mọi người phỏng vấn. Ít nhất bạn cần phải hiểu rõ về vai trò mà bạn đang phỏng vấn ứng viên, để biết rằng bạn đang tìm kiếm những gì từ họ. Điều này khá quan trọng vì nó giúp bạn có khả năng liên kết với những câu trả lời mà ứng viên sẽ cung cấp.

Vì lẽ đó, bạn nên dành một ít thời gian để nghiên cứu công việc và các yêu cầu liên quan, từ đó bạn có thể nhận biết ứng viên lý tưởng khi gặp họ. Điều này giúp bạn xác định được điều gì bạn đang tìm kiếm và ngăn chặn việc lãng phí thời gian cho những ứng viên không phù hợp với tiêu chí lý tưởng đó.

Khách quan

Bạn phải có khả năng đưa ra nhận định dựa trên sự thật và hiện tượng có thể quan sát, bỏ lại phía sau mọi hình thức thiên vị hoặc định kiến cá nhân. Một người phỏng vấn tốt có khả năng đối xử với tất cả các ứng viên một cách công bằng và bình đẳng mà không để sự thiên vị cản trở quá trình ra quyết định của họ.

Việc có khả năng nhận biết bất kỳ sự thiên vị tiềm ẩn nào và tạm thời gạt chúng sang một bên là điều quan trọng trong mọi khía cạnh của cuộc sống của bạn. Điều này đặc biệt đúng khi tiến hành các cuộc phỏng vấn, để bạn có thể tìm ra ứng viên phù hợp nhất cho vị trí dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm của họ.

Bí quyết nâng cao kỹ năng phỏng vấn

Tổ chức các buổi luyện tập phỏng vấn

Bạn có thể tổ chức các buổi phỏng vấn mô phỏng, với đồng nghiệp của mình. Điều này giúp bạn tiến hành quá trình phỏng vấn một cách hiệu quả hơn, bởi bạn sẽ thu thập được ý kiến từ người khác để hỗ trợ việc thay đổi cách làm của mình. Bạn sẽ biết cách sử dụng từ ngữ, kỹ năng trò chuyện và các kỹ năng đã thảo luận trước đó. Hơn nữa, bạn cũng sẽ nắm được các phản hồi mà bạn có thể sẽ nhận được từ các ứng viên. Hãy xem xét mô phỏngnhững cách ứng viên chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, và chuẩn bị phía bạn dựa trên đó.

Nghiên cứu về ứng viên

Việc nghiên cứu về các ứng viên giúp bạn có kiến thức về tính cách và lịch sử làm việc của họ. Những thông tin này sẽ cải thiện hiệu suất của quá trình phỏng vấn bằng cách giúp bạn biết mình nên đặt những câu hỏi như thế nào.

Điều này cũng sẽ giúp bạn tìm ra cách giao tiếp thích hợp tương ứng với mỗi ứng viên. Cuối cùng, điều này cho thấy bạn quan tâm đến những người bạn tuyển dụng, giúp bạn thu hút được những tài năng hàng đầu.

Viết sẵn câu hỏi

Nếu bạn đã xác định được ứng viên lý tưởng cần có những kỹ năng gì, bạn nên viết sẵn những câu hỏi để kiểm tra những kỹ năng cần thiết đó trước buổi phỏng vấn.

Linh hoạt

Việc linh hoạt có nghĩa là bạn phải có khả năng thay đổi kế hoạch phỏng vấn dựa trên tình huống. Bạn phải sẵn sàng điều chỉnh một số điểm so với kế hoạch ban đầu nếu chúng có ích cho buổi phỏng vấn. Mặc dù đã có một quy trình phỏng vấn xuyên suốt, bạn cũng cần phải linh hoạt trong một số trường hợp để có thể khai thác thông tin về ứng viên nhiều nhất có thể.

Nói ít và lắng nghe nhiều hơn

Hỏi những câu hỏi phù hợp và chỉ nói khi cần thiết, nhưng hãy đảm bảo tạo cơ hội cho người đối diện được diễn đạt. Hãy lắng nghe một cách tích cực và quan sát kỹ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ. Đừng quên rằng bạn nên tạo sự thoải mái cho ứng viên, để họ nói nhiều hơn và truyền đạt thông tin đến bạn.

Xem thêm bài viết: Xây Dựng Đội Nhóm Hiệu Quả với Kỹ Năng Giao Việc Tinh Tế Cho Nhà Quản Lý Cấp Trung

Nguồn: GEM Global tổng hợp và biên soạn.