Xây Dựng Đội Nhóm Hiệu Quả với Kỹ Năng Giao Việc Tinh Tế Cho Nhà Quản Lý Cấp Trung

Khi nhắc đến vai trò quản lý cấp trung, một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà người quản lý cần phải sở hữu chính là kỹ năng giao việc. Điều này không chỉ đảm bảo sự hiệu quả trong tổ chức và thực hiện dự án mà còn định hình toàn bộ mô hình làm việc của đội nhóm.

Với khả năng giao việc tinh tế, người quản lý cấp trung có thể xây dựng một đội nhóm hoạt động hiệu quả, thúc đẩy sự phát triển và mang lại thành công bền vững. Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global tìm hiểu về tầm quan trọng của kỹ năng giao việc cho người quản lý cấp trung và cách xây dựng một đội nhóm hiệu quả thông qua việc áp dụng kỹ năng giao việc tinh tế.

Kỹ năng giao việc là gì?

Giao việc là quá trình xác định trách nhiệm và phân bổ nguồn lực cho các thành viên trong nhóm nhằm hoàn thành dự án một cách hiệu quả. Trong khi các nhà lãnh đạo có thể giao việc cho các thành viên trong các phòng ban khác nhau, thì những người ở vị trí quản lý cấp trung thường giao việc cho các thành viên trong phòng ban của họ.

Việc tìm hiểu về điểm mạnh, tiềm năng và chuyên môn của từng thành viên trong nhóm có thể giúp người quản lý giao việc một cách hiệu quả hơn. Thông qua việc này, bạn có thể giao cho mọi người các nhiệm vụ phù hợp với khả năng của họ hoặc cung cấp cơ hội học hỏi để phát triển kỹ năng mới. Giao việc có thể nâng cao năng suất làm việc và đảm bảo bạn kịp thời ứng phó với các hạn chế của dự án và những kỳ vọng đã được xác định trước.

Vì sao kỹ năng giao việc lại quan trọng?

Một khảo sát của Gallup đã chỉ ra rằng, doanh thu của một tổ chức có thể tăng lên khoảng 38% khi nhà quản lý biết cách phân chia công việc cho nhân viên.

Theo đó, các nhà quản lý nhận thức rằng, họ không thể đơn độc xử lý hiệu quả mọi nhiệm vụ. Do đó, họ sắp xếp và phân công công việc cho những nhân viên mà họ tin tưởng có khả năng giải quyết nhiệm vụ tốt nhất. Thông qua việc này, chúng ta có thể thấy rằng việc giao việc cho nhân viên, hay còn gọi là ủy quyền, là một cách làm hiệu quả để nâng cao tinh thần và năng suất làm việc.

Nhờ đó, các nhà quản lý sẽ dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn.

Kỹ năng giao việc mang lại những lợi ích gì?

Công việc chung sẽ được hoàn thành theo cách tốt nhất

Phân công công việc đúng người và cung cấp hướng dẫn cụ thể sẽ đảm bảo rằng một dự án dù không phải bạn thực hiện trực tiếp, vẫn đạt được hiệu quả tốt nhất. Thậm chí, trong trường hợp bạn không sở hữu những kỹ năng hoặc chuyên môn cần thiết như những thành viên trong đội của mình thì cách làm này có thể là lựa chọn thông minh nhất.

Cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian

Khi người lãnh đạo quá bận rộn, họ có thể bị bỏ lỡ cơ hội nhìn nhận tổng thể và đánh giá một cách tinh tế những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của mình, không có thời gian phân tích thị trường và đối thủ để điều chỉnh hoạt động phù hợp với ngữ cảnh. Việc ủy quyền và giao việc giúp các nhà lãnh đạo tiết kiệm thời gian cho những công việc nhỏ mà giá trị mang lại không cao.

Tạo ra đội ngũ tiềm năng kế tiếp

Đầu tiên, người quản lý có thể nhận biết và đánh giá khả năng của các thành viên trong nhóm, hiểu rõ nguồn tài năng và cơ hội phát triển tiềm năng của họ. Tiếp theo, việc thực hiện nhiệm vụ được giao cũng tạo cơ hội cho nhân viên tự hoàn thiện bản thân và học hỏi. Qua việc hoàn thành nhiệm vụ, nhân viên sẽ tích lũy thêm kinh nghiệm, học hỏi nhiều hơn từ quá trình làm việc.

Tạo động lực cho nhân viên

Thể hiện lòng tin tưởng mà người quản lý dành cho nhân viên, đồng thời khơi gợi động lực cho họ. Khi cảm nhận được giá trị của bản thân trong sự hòa nhập với đội nhóm, nhân viên sẽ có động lực để không ngừng học hỏi, nâng cao kỹ năng và tối ưu hiệu suất công việc.

Giảm stress trong công việc

Việc xử lý quá nhiều công việc có thể dẫn đến tình trạng quá tải và căng thẳng. Mức căng thẳng càng tăng, khả năng của người quản lý trong việc giải quyết công việc sẽ càng giảm hiệu suất.

Rèn luyện kỹ năng giao việc cho nhân viên

Đặt ra mục tiêu rõ ràng

Trước khi giao việc cho các thành viên trong nhóm, việc thiết lập mục tiêu rõ ràng là điều vô cùng quan trọng. Với mục tiêu được xác định, các thành viên trong nhóm có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Ví dụ, bạn muốn thu hút các nhà đầu tư cho một sản phẩm mới. Với mục tiêu này, bạn có thể giao cho một thành viên trong nhóm nhiệm vụ chọn địa điểm thuyết trình và chỉ dẫn một người thiết kế tạo ra một banner hấp dẫn.

Hiểu các thành viên trong đội nhóm

Hiểu rõ về điểm mạnh và điểm cần cải thiện của các thành viên trong đội ngũ có thể giúp việc giao việc trở nên dễ dàng hơn. Ví dụ, bạn có thể sắp xếp nhân viên dựa trên kinh nghiệm, kỹ năng và đặc thù cá nhân. Điều này có thể giúp bạn nhận ra giá trị độc đáo mà mỗi người mang lại cho đội ngũ. Hãy hỏi thăm về sở thích của từng thành viên để xác định liệu có ai đó có đam mê với một nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể hay không.

Sau khi hiểu rõ về điểm mạnh của từng thành viên, bạn có thể quyết định ai sẽ thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, một thành viên trong nhóm từng chơi bóng rổ ở trường có thể muốn tổ chức chương trình chăm sóc sức khỏe và tinh thần cho toàn đội.

Truyền đạt nhiệm vụ một cách hiệu quả

Khi bạn tự tin về năng lực của mỗi thành viên trong nhóm đối với nhiệm vụ được giao, bạn có thể truyền đạt các hướng dẫn cụ thể của dự án. Giao tiếp hiệu quả có thể tạo động viên và ảnh hưởng đến cách họ thực hiện nhiệm vụ. Việc cung cấp hướng dẫn rõ ràng có thể giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ hơn về trách nhiệm của họ và đáp ứng thời hạn. Ví dụ, bạn có thể cung cấp hướng dẫn chi tiết về thời gian thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu dự án và kỳ vọng.

Đưa ra thời hạn cần hoàn thành hợp lý

Thiết lập các thời hạn có thể giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ được giao trước ngày hết hạn của dự án. Việc này có thể giữ cho họ luôn tập trung và làm việc hiệu quả. Bạn cũng có thể đặt nhiều thời hạn cho nhóm trước ngày hết hạn cuối cùng để đảm bảo sự chịu trách nhiệm của các thành viên trong nhóm. Hãy xem xét sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian và kỹ thuật quản lý thời gian. Việc này có thể giúp bạn hiểu rõ cách mọi người làm việc để đáp ứng các thời hạn.

Giám sát tiến độ của cả nhóm

Bạn có thể theo dõi tiến độ để cập nhật thông tin về sự phát triển của dự án và cung cấp sự hỗ trợ cho nhóm. Điều này giúp bạn duy trì các kênh giao tiếp với nhóm sau khi đã thông báo cho họ về các nhiệm vụ. Khi bạn đánh giá dự án của nhóm, hãy xem xét việc yêu cầu và cung cấp phản hồi. Ví dụ, bạn có thể hỏi cách một thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ của mình và thảo luận về những điều bạn cảm thấy họ có thể làm khác biệt trong tương lai. Việc này có thể giúp cải thiện tinh thần làm việc của thành viên trong nhóm, thể hiện rằng bạn đánh giá cao đóng góp của họ.

Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý công việc

Hãy xem xét sử dụng các công cụ hiệu quả để đơn giản hóa việc quản lý và hoàn thành nhiệm vụ. Các công cụ này có thể giúp bạn quản lý thời gian hạn chế và áp dụng các kỹ thuật quản lý dự án hiệu quả. Hãy xem xét sử dụng các công cụ quản lý nhiệm vụ sau đây để tăng hiệu suất:

• Ứng dụng phần mềm: Hãy xem xét sử dụng phần mềm quản lý dự án cho phép bạn hợp tác với các thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ của họ và ưu tiên nhiệm vụ. Bạn có thể chọn một chương trình phần mềm cho phép bạn trò chuyện trực tiếp với nhóm của mình.
• Lịch: Nếu bạn có các hạn chế về thời hạn, bạn có thể nhập các công việc vào lịch của mình và thường xuyên xem xét để đảm bảo bạn đáp ứng chúng. Để giúp bạn nhớ nhiệm vụ, bạn có thể thêm thông báo nhắc nhở vào lịch.
• Visual board: Visual board là một hình ảnh số hoặc vật lý của mọi nhiệm vụ mà một nhóm cần hoàn thành để hoàn thành một dự án. Bạn có thể chia bảng thành ba danh mục, như “cần làm”, “đã hoàn thành” và “đang thực hiện”, để giúp nhóm xác định các bước tiếp theo của dự án.

Các yếu tố cần cân nhắc khi thực hiện giao việc

Ưu tiên cá nhân

Xem xét sở thích cá nhân trong việc giao nhiệm vụ dựa trên sự thiên hướng của từng thành viên trong nhóm. Ví dụ, một thành viên của bạn có thể có đam mê tham gia ủy ban lập kế hoạch thể thao hơn là những người khác. Khi bạn thảo luận về mục tiêu và hạn chót dự án, bạn có thể hỏi về các nhiệm vụ mà họ muốn thực hiện. Nếu ai đó thể hiện quan tâm đến một nhiệm vụ cụ thể, bạn có thể giao cho họ. Điều này có thể giúp các thành viên trong nhóm trở nên phấn khích để hoàn thành nhiệm vụ của mình, từ đó tăng năng suất.

Kỹ năng hoặc trình độ kinh nghiệm

Xem xét việc giao nhiệm vụ ưu tiên cao cho những nhân viên có kinh nghiệm hoặc kỹ năng phát triển tốt hơn. Điều này có thể đảm bảo rằng họ có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách chỉnh chu. Ví dụ, giả sử một cơ quan chính phủ cần dịch vụ tư vấn từ nhóm mà bạn dẫn đầu. Bạn có thể giao nhiệm vụ này cho một thành viên cấp cao có kinh nghiệm làm việc với các cơ quan chính phủ. Tương tự, bạn có thể giao nhiệm vụ cho những chuyên viên mới vào nghề và cấp trung để giúp họ phát triển kỹ năng và trở nên đáng tin cậy như nhau. Bất kể kỹ năng hoặc trình độ kinh nghiệm của họ, bạn có thể giao các nhiệm vụ ưu tiên thấp cho bất kỳ thành viên nào trong nhóm. Những nhiệm vụ này sẽ cung cấp cơ hội để thực hành kỹ năng đã học.

Sự sẵn sàng của nhân viên

Một yếu tố khác cần xem xét khi giao việc là sự sẵn lòng của đội. Nếu có nhiệm vụ mới xuất hiện trong quá trình thực hiện dự án, hãy xem xét giao chúng cho một thành viên trong đội đang ở trạng thái sẵn sàng nhận việc mới, đặc biệt là khi bạn đang gấp rút thực hiện một dự án khác. Bạn có thể tạo một bảng thời gian biểu cung cấp cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ đã được giao và nhân viên đang thực hiện chúng. Điều này có thể giúp bạn xác định ai hiện đang sẵn sàng để hoàn thành các nhiệm vụ phát sinh.

Xác định công việc ưu tiên

Khi chia một dự án thành các nhiệm vụ hoặc các cột mốc, hãy xác định mức độ ưu tiên của mỗi nhiệm vụ. Bạn có thể giao những ưu tiên hàng đầu cho các thành viên trong đội của bạn, đặc biệt là khi chúng cần thời gian nhanh hoặc yêu cầu nhiều công việc và sự cống hiến. Bạn có thể giao nhiệm vụ ưu tiên thấp hơn cho bất kỳ thành viên trong đội nào hoàn thành các nhiệm vụ trước đó trước. Hoặc, bạn có thể cân nhắc về việc giao nhiệm vụ cho các cá nhân bên ngoài để giúp tạo thêm thời gian cho các thành viên trong đội, cho họ có được sự cân bằng trong công việc và cuộc sống.

Phân biệt phân công và giao việc

Việc phân công liên quan đến việc giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ và hoàn thành của công việc. Điều này bao gồm việc phối hợp mọi khía cạnh của nhiệm vụ, chẳng hạn như xác định trách nhiệm của mỗi người, cung cấp các nguồn lực cần thiết và đặt thời hạn hoàn thành. Những nhiệm vụ này tương tự những gì mỗi thành viên trong nhóm thực hiện hàng ngày và có thể rất quan trọng đối với tiến trình của dự án. Bạn có thể phân công nhiệm vụ nếu muốn các thành viên trong nhóm thực hiện chúng theo hướng dẫn và quy trình cụ thể.

Trong khi đó, giao việc liên quan đến việc phân chia và giao phó nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Làm như vậy có thể giúp bạn tạo ra thời gian để tập trung vào các khía cạnh khác của dự án có thể yêu cầu sự nỗ lực quản lý hoặc giám sát. Điều này cũng đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ phù hợp với bộ kỹ năng của họ.

Giao việc giúp các thành viên trong nhóm phát triển và đánh giá khả năng của họ. Quá trình này bao gồm việc giải thích mục tiêu của nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và để họ quyết định cách hoàn thành nhiệm vụ. Làm như vậy có thể giúp xây dựng sự tin tưởng và thiết lập trách nhiệm giữa người sử dụng lao động hoặc người giám sát và nhân viên.

Xem thêm bài viết: Phát Triển Kỹ Năng Quản Lý Sự Thay Đổi Hiệu Quả Cho Nhà Quản Lý Cấp Trung

Nguồn: GEM Global tổng hợp và biên soạn.