Khám Phá Tầm Quan Trọng của Quản Lý Tiến Độ Ở Vai Trò Nhà Quản Lý Cấp Trung

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, vai trò của nhà quản lý cấp trung đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức. Với sự đa dạng và phức tạp của các dự án và quy trình, quản lý tiến độ trở thành một yếu tố không thể thiếu để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.

Trong bài viết này, hãy cùng GEM Global khám phá sâu hơn về tầm quan trọng của quản lý tiến độ trong vai trò của nhà quản lý cấp trung.

Quản lý tiến độ là gì?

Quản lý tiến độ, được gọi là “Progress Management” trong tiếng Anh, đề cập đến việc theo dõi sự phù hợp giữa lịch trình kế hoạch và thực tế tiến trình công việc trong một dự án. Trong môi trường dự án, việc quản lý tiến độ là một hoạt động liên tục và thường xuyên. Nếu tiến độ không phù hợp với lịch trình, bạn phải ngay lập tức xem xét lại kế hoạch và điều chỉnh công việc. Quản lý tiến độ có vai trò quan trọng, vì việc không đáp ứng kịp thời hoặc trì hoãn bàn giao đối với Khách hàng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín hoặc doanh thu.

Trong lĩnh vực sản xuất và phát triển hệ thống công nghệ thông tin, quản lý tiến độ thường được xem xét như một phần của quản lý chất lượng. Việc không quản lý tiến độ một cách hiệu quả có thể gây trở ngại cho việc kiểm soát chất lượng chính xác. Ngược lại, nếu không kiểm soát chất lượng đúng cách có thể gây ra lỗi hoặc đẩy hệ thống vào tình trạng không ổn định. Trong tình huống này, vấn đề không chỉ liên quan đến uy tín của công ty mà còn tới việc tốn kém về nguồn lực lao động và thời gian làm việc, có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho công ty. Đó là lý do vì sao, ở bất kỳ công ty nào hoạt động trong mọi ngành, việc quản lý tiến độ một cách chặt chẽ là không thể thiếu.

Vì sao cần phải quản lý tiến độ công việc?

Một trong những kỹ năng quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện là quản lý tiến độ công việc. Điều này giúp cho doanh nghiệp có khả năng giám sát chi tiết các hoạt động của nhân viên, xác định quá trình thực hiện để đảm bảo việc duy trì mục tiêu. Kỹ năng theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả sẽ đảm bảo tính chính xác và khả năng đáp ứng hỗ trợ kịp thời, cả về khối lượng và chất lượng công việc như sau:

Tăng cường tinh thần làm việc đồng đội: Việc quản lý tiến độ giúp các bộ phận hoạt động cùng nhau, đảm bảo sự phối hợp và sự trôi chảy trong quy trình công việc, ngăn chặn sự nhầm lẫn và đảm bảo thứ tự công việc.

Kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc: Quản lý tiến độ giúp các cấp quản lý theo dõi tiến trình và chất lượng của công việc do nhân viên thực hiện.

Cập nhật và nâng cao hiệu suất: Hiệu quả trong việc kiểm soát và quản lý tiến độ công việc đòi hỏi việc cập nhật thường xuyên, giúp tiết kiệm thời gian và cung cấp cái nhìn tổng thể về năng lực và tình hình làm việc của nhân viên. Từ đó, các cải tiến và tối ưu hóa có thể được thực hiện một cách cụ thể.

Giảm áp lực và tạo động lực: Quản lý tiến độ công việc một cách hiệu quả giúp giảm thiểu căng thẳng và áp lực trong công việc, đặc biệt khi đối mặt với thời hạn hoàn thành nhiều công việc. Điều này giúp tạo động lực và hứng thú trong làm việc, đồng thời thúc đẩy trách nhiệm và cam kết của nhân viên.

Xử lý sự cố và tránh đổ lỗi: Quản lý tiến độ công việc giúp xác định nguyên nhân gây ra vấn đề và sự cố trong quá trình thực hiện. Điều này giúp tránh tình trạng trách nhiệm lẫn nhau và giúp tập trung vào việc giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Thúc đẩy hoàn thành mục tiêu: Theo dõi tiến độ công việc giúp cá nhân và doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả và đúng thời hạn, giảm thiểu nguy cơ trì hoãn công việc.

Quy trình theo dõi, quản lý tiến độ công việc

Lên kế hoạch làm việc và các mục tiêu cần quản lý tiến độ

Trước khi bắt đầu thực hiện một dự án hoặc công việc, bước đầu tiên quan trọng là xây dựng kế hoạch và định rõ mục tiêu cho nhiệm vụ của mình. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn thực hiện các bước công việc theo trình tự hợp lý và khoa học, đồng thời cung cấp một hệ thống để quản lý tiến độ làm việc một cách dễ dàng.

Xác định và đánh giá các nguồn lực triển khai dự án

Một yếu tố quan trọng đóng vai trò quyết định trong việc đạt được hiệu quả trong quá trình thực hiện và quản lý tiến độ dự án là việc tiến hành chuẩn bị và đánh giá các nguồn lực có sẵn trước khi triển khai. Các nguồn lực này bao gồm:

• Lực lượng nhân sự và phân công nhiệm vụ: Xác định số lượng và phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên tham gia trong dự án.
• Ngân sách và kế hoạch tài chính: Đảm bảo có nguồn tài chính cần thiết để thực hiện các công việc, và dự trù chi phí cho từng giai đoạn của dự án.
• Nguyên vật liệu và trang thiết bị: Đảm bảo sẵn có các tài nguyên cần thiết để thực hiện dự án, bao gồm cả nguyên vật liệu, trang thiết bị và vật tư.

Sau khi đã xác định và liệt kê các nguồn lực cần thiết cho triển khai dự án, người quản lý hoặc trưởng dự án sẽ đảm nhận vai trò giao việc và tiến hành đánh giá các nguồn lực này để đảm bảo rằng các công việc có thể được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu của dự án.

Phân phối giai đoạn và xác định thời gian cụ thể cho công việc

Việc tách các công việc hoặc dự án thành các giai đoạn cụ thể là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Sự phân chia này giúp tạo ra một hệ thống công việc dễ dàng hình dung hơn, cho phép phân bổ tài nguyên nhân lực và thời gian một cách hợp lý cho từng giai đoạn. Điều này giúp giảm thiểu sai sót, tránh nhầm lẫn và làm cho công việc trở nên mạch lạc hơn.

Đánh giá các kết quả làm việc theo từng giai đoạn

Hầu hết những người quản lý thường thực hiện việc đánh giá công việc hoặc dự án khi chúng đã hoàn thành. Tuy nhiên, đánh giá kết quả từng giai đoạn cụ thể có vai trò vô cùng quan trọng trong việc hiểu rõ tiến độ của công việc hoặc dự án. Điều này giúp người quản lý có cái nhìn cụ thể hơn về tiến trình và khả năng đưa ra đánh giá khách quan, cũng như tìm kiếm các hướng giải quyết tốt nhất cho quá trình làm việc.

Khi thực hiện đánh giá kết quả từng giai đoạn, quan trọng là bạn phải xác định rõ những gì đã hoàn thành và những gì chưa hoàn thành, cũng như nhận biết ưu điểm và hạn chế của bản thân. Như vậy, bạn có thể hình dung rõ hơn về hành trình làm việc của mình và định hình các công việc trong tương lai một cách chi tiết hơn.

Lưu trữ hồ sơ công việc cụ thể và minh bạch

Trong mọi dự án hoặc công việc, việc lưu trữ hồ sơ đóng vai trò quan trọng. Hồ sơ là minh chứng cho quá trình làm việc, và trong nhiều trường hợp, nó thể hiện cả quá trình hoạt động của cá nhân hoặc tổ chức. Hồ sơ công việc có thể bao gồm văn bản, quy chế, và các quyết định quan trọng liên quan đến công việc. Vì lý do này, việc lưu trữ hồ sơ công việc trong suốt quá trình thực hiện là điều cần thiết.

Phần mềm quản lý tiến độ dự án

Microsoft To-do

Microsoft To-do là một ứng dụng được sử dụng trên các thiết bị Windows và các nền tảng tương thích khác, nhằm hỗ trợ quản lý tiến độ công việc và cung cấp các tính năng cảnh báo và nhắc nhở.

Các ưu điểm của Microsoft To-do bao gồm:

• Hoàn toàn miễn phí: Ứng dụng cung cấp các tính năng mạnh mẽ mà không đòi hỏi phải trả bất kỳ phí nào.
• Chia sẻ danh sách công việc: Người dùng có thể dễ dàng chia sẻ danh sách công việc với bạn bè và đồng nghiệp, tạo sự phối hợp trong công việc.
• Quản lý ghi chú và lịch hẹn: Ứng dụng cho phép tạo ghi chú, thiết lập lịch hẹn và đặt nhắc nhở deadline cho từng công việc.
• Cập nhật thông minh: Microsoft To-do cho phép cập nhật danh sách công việc một cách thông minh hàng ngày và hàng tuần, giúp người dùng duy trì sự tổ chức hiệu quả.

Google Task

Google Task là một trong những ứng dụng quản lý tiến độ công việc phổ biến mà nhiều người sử dụng. Ứng dụng này tích hợp với lịch và Gmail của Google, cho phép quản lý và theo dõi công việc một cách hiệu quả. Cả những nhiệm vụ đơn giản hoặc phức tạp đều có thể được quản lý thông qua Google Task.

Các điểm mạnh của Google Task bao gồm:

• Sử dụng hoàn toàn miễn phí: Google Task cung cấp mọi tính năng mà không yêu cầu người dùng trả bất kỳ phí nào.
• Đồng bộ và liên kết thông minh: Ứng dụng này tự động đồng bộ hóa và liên kết thông tin với các ứng dụng khác của Google như lịch và Gmail, tạo ra sự hiệu quả trong việc quản lý công việc.
• Quản lý chi tiết: Google Task cho phép người dùng quản lý chi tiết công việc thông qua tính năng đánh dấu và tạo danh sách công việc rõ ràng.

Tick Tick

TickTick là một ứng dụng quản lý tiến độ công việc, mang đến cả phiên bản miễn phí và phiên bản trả phí với nhiều tính năng cao cấp. Phiên bản miễn phí của TickTick đã bao gồm những tính năng quản lý cơ bản. Đáng chú ý, TickTick còn tích hợp tính năng đếm thời gian theo phương pháp Pomodoro, giúp cải thiện hiệu suất làm việc.

Những lợi ích của ứng dụng TickTick bao gồm:

• Phiên Bản Miễn Phí Hữu Ích: Phiên bản miễn phí của TickTick cung cấp đủ các tính năng quản lý công việc cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.
• Giao Diện Linh Hoạt: Ứng dụng này có giao diện thời gian biểu đa dạng, giúp người dùng dễ dàng tùy chỉnh giao diện quản lý phù hợp với sở thích và nhu cầu của mình.
• Tích Hợp Pomodoro: Tính năng đếm thời gian theo phương pháp Pomodoro trong TickTick giúp người dùng tăng cường hiệu suất làm việc thông qua việc quản lý thời gian và tập trung hiệu quả hơn.

Trello

Trello là một ứng dụng quản lý tiến độ công việc miễn phí được biết đến rộng rãi và phổ biến trong việc hỗ trợ quản lý công việc. Trello không chỉ phục vụ cá nhân mà còn đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ứng dụng này cho phép bạn hiệu quả quản lý cả công việc cá nhân và công việc nhóm.

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của Trello:

• Miễn Phí Với Tính Năng Cơ Bản: Phiên bản miễn phí của Trello cung cấp những tính năng cơ bản, giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả mà không tốn phí.
• Dễ Dàng Sử Dụng Và Thao Tác: Giao diện của Trello thiết kế trực quan, giúp người dùng dễ dàng thao tác và sử dụng mà không cần nhiều thời gian để làm quen.
• Giảm Thiểu Công Việc Quản Lý Thủ Công: Trello thay thế nhiều bước công việc quản lý thủ công trước đây, từ đó giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm chi phí đáng kể.

Apple Reminder

Apple Reminder là một ứng dụng quản lý tiến độ công việc miễn phí dành riêng cho các thiết bị iOS. Với ứng dụng này, bạn có thể quản lý tác vụ, danh sách, ghi chú, tệp tin và nhiều thứ khác. Apple Reminder cho phép bạn tạo nhắc hẹn và chia sẻ công việc với người thân và bạn bè.

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của Apple Reminder:

• Hoàn toàn miễn phí cho nền tảng iOS: Ứng dụng này được cung cấp hoàn toàn miễn phí cho các thiết bị sử dụng hệ điều hành iOS.
• Tích hợp trợ lý ảo Siri: Apple Reminder có thể được sử dụng thông qua trợ lý ảo Siri, giúp bạn quản lý công việc một cách tiện lợi và nhanh chóng.
• Tính năng thông báo và nhắc nhở thông minh: Ứng dụng này có tích hợp tính năng thông báo và nhắc nhở thông minh, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và không bỏ lỡ bất kỳ deadline quan trọng nào.

ERPViet

Trong việc quản lý tiến độ công việc một cách chuyên nghiệp và đầy đủ tính năng, doanh nghiệp có thể tham khảo đến phần mềm ERPViet. Đây là một giải pháp phần mềm quản lý tiến độ công việc được thiết kế đặc biệt cho mục đích này.

Các ưu điểm nổi bật của phần mềm ERPViet bao gồm:

• Đáp Ứng Yêu Cầu Thiết Kế Doanh Nghiệp: Phần mềm này mang đầy đủ tính năng theo yêu cầu thiết kế của từng doanh nghiệp, giúp tạo ra một giải pháp phù hợp và tối ưu cho việc quản lý tiến độ công việc.
• Chuẩn Quy Trình Nghiệp Vụ: ERPViet được thiết kế với quy trình nghiệp vụ chuẩn, giúp tối ưu hóa quản lý và thực hiện công việc theo quy trình một cách hiệu quả.
• Tùy Chỉnh Và Tích Hợp: Phần mềm này cho phép tùy chỉnh và tích hợp với các phần mềm bên thứ ba, cũng như nâng cấp công nghệ để đảm bảo tính hiện đại và linh hoạt.
• Quản Lý Hiệu Quả Các Hoạt Động Liên Quan: ERPViet giúp quản lý hiệu quả mọi hoạt động liên quan tới tiến độ dự án, từ việc phân chia công việc đến theo dõi tiến trình thực hiện.
• Hỗ Trợ Nhanh Chóng: Người dùng phần mềm sẽ nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng và tận tình từ nhà cung cấp, đảm bảo sự ổn định và hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm.

F-OKRs

F-OKRs là phần mềm quản lý tiến độ công việc được đặc trưng bởi việc xây dựng dựa trên phương pháp OKRs. OKRs là công cụ hữu ích giúp người dùng quản lý công việc một cách hiệu quả bằng việc tập trung vào những mục tiêu quan trọng. Quy trình này có thể được áp dụng trong mọi khía cạnh và hoạt động của doanh nghiệp.

Các ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý tiến độ công việc F-OKRs:

• Dễ Dàng Tạo Và Thiết Lập Công Việc Theo OKRs: Phần mềm này cho phép dễ dàng tạo và thiết lập công việc dựa trên OKRs, đồng thời cung cấp tính năng quản lý và bổ sung công việc một cách thuận tiện.
• Thiết Lập Phần Mềm Chi Tiết, Sát Nhu Cầu Sử Dụng: F-OKRs được thiết kế khá chi tiết và linh hoạt, tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng cụ thể của từng doanh nghiệp.
• Báo Cáo Chi Tiết Và Tổng Quan: Phần mềm cung cấp cả báo cáo chi tiết và tổng quan, giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan cũng như chi tiết về tiến độ công việc của các bộ phận khác nhau.

Perdoo

Perdoo cũng là một trong những phần mềm quản lý tiến độ công việc được sử dụng phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Một ưu điểm đáng chú ý của phần mềm này là khả năng tích hợp với hơn 65 ứng dụng khác phục vụ doanh nghiệp.

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của phần mềm Perdoo:

• Giao Diện Đơn Giản, Dễ Thiết Lập Và Quản Lý: Phần mềm Perdoo sở hữu giao diện đơn giản, giúp người dùng dễ dàng thiết lập và quản lý công việc một cách hiệu quả.
• Xây Dựng Mục Tiêu Kết Hợp Giữa KPI Và OKRs: Phần mềm cho phép xây dựng mục tiêu sự kết hợp giữa các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và mục tiêu chung và khả quan (OKRs), giúp tập trung vào những yếu tố quan trọng.
• Bản Miễn Phí Dành Cho Các Doanh Nghiệp Nhỏ: Perdoo cung cấp phiên bản miễn phí cho các doanh nghiệp, tổ chức có quy mô dưới 10 người, giúp họ tiếp cận và sử dụng công cụ quản lý tiến độ này một cách linh hoạt.

Base Wework

Base Wework là một phần mềm quản lý tiến độ công việc được phát triển và sử dụng tại Việt Nam. Rất nhiều doanh nghiệp trong nước đã chọn Base Wework để quản lý dự án và các phòng ban. Phần mềm này đạt được đánh giá cao về tính linh hoạt và khả năng tương thích.

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của Base Wework:

• Tính đa dạng và linh hoạt: Base Wework cung cấp những tính năng đa dạng và linh hoạt, phục vụ cho việc lập kế hoạch và quản lý mục tiêu một cách đơn giản và nhanh chóng.
• Tương tác trực tiếp trên hệ thống: Phần mềm cho phép người dùng nhắn tin, tương tác và trao đổi thông tin ngay trên hệ thống, giúp tối ưu hóa giao tiếp trong quá trình làm việc.
• Phân quyền theo cấp độ người dùng: Base Wework cung cấp tính năng phân quyền linh hoạt theo cấp độ người dùng, giúp quản lý quyền truy cập và bảo mật thông tin hiệu quả.

Monday.com

Monday.com có điểm nổi bật trong việc cung cấp công cụ quản lý tập trung trong một không gian làm việc. Phần mềm quản lý tiến độ công việc của Monday.com giúp doanh nghiệp quản lý tập trung và có cái nhìn trực quan về công việc.

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của Monday.com:

• Tự động hóa công việc lặp đi lặp lại: Monday.com có khả năng tự động hoá các công việc có tính lặp đi lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Đa dạng chế độ xem dữ liệu: Phần mềm cung cấp nhiều chế độ xem dữ liệu phong phú, cho phép người dùng tùy chỉnh cách hiển thị dữ liệu sao cho phù hợp nhất với nhu cầu của họ.
• Phân quyền và tùy chỉnh quyền hạn: Monday.com cho phép phân quyền và tùy chỉnh quyền hạn theo cấp bậc nhân viên và các phòng ban, giúp quản lý quyền truy cập và quản lý thông tin một cách hiệu quả.

Xem thêm bài viết: Cách Giải Quyết Xung Đột Mà Các Nhà Quản Lý Cấp Trung Cần Quan Tâm

Nguồn: GEM Global tổng hợp và biên soạn