Các Kỹ Năng Quản Lý Dự Án Nhà Quản Lý Cấp Trung Cần Có Để Đạt Mục Tiêu Hiệu Quả

Trước khi bước lên vị trí cao hơn, hầu hết các nhà quản trị đều trải qua một bước đệm quan trọng đó chính là PM (Project Management) – Quản lý dự án. Để đảm bảo sự thành công của dự án, nhà quản lý cấp trung cần sở hữu một loạt kỹ năng quản lý dự án đáng giá. Những kỹ năng này không chỉ giúp họ giải quyết các thách thức một cách hiệu quả mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững của dự án.

Trong bài viết này, GEM Global sẽ đề cập đến những yếu tố quan trọng mà nhà quản lý cấp trung cần nắm vững để thành công trong việc quản lý dự án.

Quản lý dự án là gì?

Bạn đã bao giờ tò mò về bản chất và ý nghĩa thực sự của quản lý dự án chưa? Đôi khi, việc hiểu rõ về quản lý dự án có thể định hình sự thành công của dự án. Quản lý dự án là một quá trình áp dụng kiến thức chuyên môn, kỹ năng cá nhân và sử dụng các công cụ đặc thù để đáp ứng mọi yêu cầu của dự án. Để trở thành một nhà quản lý cấp trung giỏi về quản lý dự án, có ba yếu tố quan trọng cần phải chú ý:

• Kiến thức chuyên môn: người quản lý phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng và hiểu rõ các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến dự án mình đang quản lý.
• Kỹ năng cá nhân: quản lý nhân lực, khả năng tổng hợp công việc, nhạy bén đối với sự thay đổi… là những kỹ năng quan trọng mà người quản lý cần phải có.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ: mỗi ngành nghề, mỗi lĩnh vực sản xuất đều có các công cụ hỗ trợ riêng. Nhiệm vụ của người quản lý cấp trung là vận dụng các công cụ này một cách thông minh để đảm bảo dự án đạt hiệu quả tối đa.

5 giai đoạn quan trọng trong quản lý dự án

Trên thực tế, mỗi dự án sẽ có một cách thức triển khai khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, quản lý dự án sẽ bao gồm 5 giai đoạn sau:

1. Khởi động dự án

Đây là giai đoạn khai sinh ý tưởng cho dự án. Người quản lý phải tinh tế chọn lựa những thành viên phù hợp và sắp xếp công việc một cách cụ thể cho từng người. Đây là bước đầu tiên xác định nền móng để hình thành một đội nhóm làm việc hiệu quả.

2. Lên kế hoạch dự án

Giai đoạn này cụ thể hóa ý tưởng thành kế hoạch chi tiết. Phải đảm bảo rằng mục tiêu, phạm vi và ngân sách dự án được phác họa rõ ràng. Việc ưu tiên công việc cũng rất quan trọng, giúp nhóm tập trung xử lý các nhiệm vụ quan trọng trước.

3. Tiến hành dự án

Đây là giai đoạn thực hiện và thể hiện bản lĩnh quản lý dự án. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên và người quản lý là yếu tố quyết định thành công của dự án. Kỹ năng quản trị của người quản lý phải được sử dụng triệt để, bao gồm cập nhật tiến độ dự án và điều phối công việc.

4. Báo cáo kết quả dự án

Giai đoạn này giúp người quản lý kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh phương án giải quyết công việc khi cần thiết để đạt hiệu quả cao nhất. Quá trình này còn liên quan đến việc giám sát và hướng dẫn các thành viên nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.

5. Đóng dự án

Sau khi hoàn thành dự án và được đối tác chấp nhận, người quản lý và nhóm dự án sẽ rút ra bài học và kinh nghiệm từ quá trình thực hiện. Những bài học này sẽ trở thành tài sản quý giá hỗ trợ cho các dự án tương lai.

Những kỹ năng cần thiết để quản lý dự án hiệu quả

Quản lý dự án là một nhiệm vụ đòi hỏi sự đa tài và linh hoạt của người quản lý. Để hoàn thành xuất sắc công việc này, bạn có thể tham khảo những kỹ năng cơ bản dưới đây:

1. Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

Kỹ năng giao tiếp xuất sắc và khả năng làm việc nhóm mạnh mẽ giúp người quản lý xây dựng môi trường làm việc tốt, tạo niềm tin và đồng lòng giữa các thành viên trong dự án. Giao tiếp hiệu quả giúp truyền đạt thông tin chính xác và đảm bảo tất cả mọi người đồng nhất về mục tiêu và hướng đi của dự án.

2. Kỹ năng quản trị nhân sự

Các kỹ năng quản trị nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc thúc đẩy sự phối hợp, tạo động lực và sự cam kết của đội ngũ. Người quản lý cần biết cách tạo điều kiện thuận lợi để các thành viên hoạt động hiệu quả, đồng thời giải quyết các vấn đề nảy sinh trong nhóm một cách khéo léo.

3. Kỹ năng Ghi chép và Học hỏi

Kỹ năng ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi dự án giúp người quản lý tích lũy những bài học quý báu. Việc tiếp thu từ những kinh nghiệm đã trải qua giúp cải thiện hiệu suất và đưa ra quyết định đúng đắn cho những dự án tiếp theo.

4. Năng lực dự trữ kết quả công việc

Cùng với ghi chép và rút ra các bài học từ những dự án trước thì việc lưu trữ các kết quả dưới dạng biểu đồ, văn bản… cũng là một kỹ năng cơ bản trong quản lý dự án. Dự trữ kết quả một cách khoa học sẽ giúp cho quá trình thực hiện công việc được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

5. Đảm bảo đúng tiến độ công việc

Để tiến độ công việc được đảm bảo cần có sự bao quát của quản lý dự án. Đôn đốc và nhắc nhở các thành viên hoàn thành tốt công việc của mình là điều mà người quản lý cần làm. Tuy nhiên, cách thức phải phù hợp với hoàn cảnh và tính chất công việc.

6. Thích ứng nhanh với thay đổi trong dự án

Một người quản lý giỏi là người kiểm soát tốt tình hình hiện tại và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. Đây là một kỹ năng dựa trên những kinh nghiệm thực tế đồng thời là sự nhạy bén của bản thân người quản lý.

8. Bình tĩnh trong mọi tình huống

Sự khác biệt giữa nhân viên và người quản lý nằm ở cách tiếp cận những rủi ro. Hãy trấn an các nhân viên của bạn khi có tình huống xấu xảy ra. Người quản lý phụ trách quản lý dự án cần bình tĩnh để phân công người xử lý công việc và đưa ra phương án dự phòng để bảo toàn thành quả công việc.

8. Kỹ năng phân tích tốt

Ngoài khả năng bao quát công việc thì óc phân tích cũng đóng vai trò quan trọng. Điều này giúp cho các nhà quản lý đưa ra những quyết định chính xác và phù hợp với từng dự án.

9. Khả năng hoạch định phương án

Đây là một kỹ năng nâng cao và đòi hỏi người quản trị dự án phải trau dồi trong một khoảng thời gian dài. Ở những dự án lớn, ngoài việc lên tiến độ dự án và phân bổ nguồn lực, người quản lý còn cần đưa ra một vài phương án dự phòng khi có rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.

10 ứng dụng quản lý dự án hiệu quả đáng tham khảo

1. Microsoft Project

Microsoft Project là một công cụ hỗ trợ quản lý dự án, giúp lập kế hoạch, phân phối nguồn lực, theo dõi tiến độ và phân tích khối lượng công việc. Dù có tính chất phức tạp, giao diện của MS Project được thiết kế trực quan giúp dễ sử dụng. Đây là một giải pháp phần mềm được nhiều người đánh giá cao, góp phần quan trọng vào thành công của dự án.

Microsoft Project hoạt động dựa trên ba khối chính: Task, Resources và Calendar, và được liên kết với nhau. Với khả năng tự động hóa tương đối đơn giản, Microsoft Project giúp các nhà quản lý kiểm soát các công việc của dự án một cách hiệu quả.

Một số ưu điểm nổi bật khi sử dụng Microsoft Project bao gồm:

• Công cụ Scheduling của Microsoft Project giúp tổ chức công việc một cách hiệu quả.
• Có khả năng theo dõi toàn diện và thuận tiện tất cả các thay đổi và tiến triển của dự án.
• Tiến độ có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với từng dự án cụ thể.
• Khả năng biểu diễn các dự án, thêm ý tưởng và lọc dữ liệu.
• Có thể dự đoán và phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn.
• Báo cáo tổng hợp và quản lý hồ sơ dự án một cách hiệu quả.

Microsoft Project là lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức, đặc biệt là khi dự án yêu cầu tương tác thường xuyên giữa các bộ phận khác nhau.

2. Skype for Business

Skype for Business là một công cụ cho phép nhà quản lý kết nối và giao tiếp với nhóm, đồng nghiệp và khách hàng mọi lúc mọi nơi.

Công cụ hỗ trợ bốn loại cuộc gọi hội nghị:

• Cuộc gọi qua web.
• Cuộc gọi video với giọng nói.
• Kết nối điện thoại.
• Hội nghị với tin nhắn tức thời.

Skype có thể:

• Kết nối người dùng từ hầu hết mọi thiết bị.
• Cộng tác trên các tài liệu.
• Chia sẻ màn hình máy tính để bàn.
• Truy cập các ứng dụng hoặc tệp cụ thể trên máy tính với những người tham gia khác.

Skype for Business được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp, nhằm tạo điều kiện giao tiếp kinh doanh và tiết kiệm chi phí các cuộc gọi điện thoại đường dài và quốc tế. Các phiên gọi đều được bảo vệ bằng các thuật toán xác thực và mã hóa, đảm bảo tính an toàn cho các cuộc gọi thảo luận về các dự án giữa quản lý và khách hàng, cũng như đồng nghiệp của họ.

3. Trello

Trello, một hệ thống xây dựng theo nguyên tắc “kanban” của Nhật Bản (một phương pháp quản lý mang tính linh hoạt, sử dụng trên quy trình xử lý công việc với nguyên tắc không làm gián đoạn những gì sẵn có). Đây là một công cụ giám sát và tổ chức hiệu quả các giai đoạn trong quy trình sản xuất, là lựa chọn tuyệt vời cho các dự án tiêu chuẩn, thuận tiện đưa ra các chỉ thị lệnh và phân công công việc cá nhân. Giao diện của Trello bao gồm các bảng khác nhau, đại diện cho các dự án hoặc quy trình trong công ty.

Mỗi bảng bao gồm:

• Danh sách các nhiệm vụ.
• Thẻ với mô tả
• Nhận xét
• Tệp tin.
• Thẻ màu và thời hạn.

Các chức năng cơ bản của Trello đều miễn phí và cho phép nhà quản lý làm việc mà không bị giới hạn. Ngoài ra, menu có thể được hiển thị dưới dạng lịch để bạn dễ dàng theo dõi các công việc và thời hạn hoàn thành.

4. Evernote

Evernote là một công cụ hữu ích giúp xây dựng nền tảng kiến thức to lớn cho các nhà quản lý dự án. Nó cho phép bạn tạo danh sách công việc và lưu trữ mọi thông tin liên quan đến các dự án trong các tệp và ghi chú. Bên cạnh đó, Evernote cũng cung cấp các công cụ hỗ trợ quan trọng cho quản lý dự án. Hệ thống quản lý dự án của Evernote dựa trên “đám mây”, cho phép bạn truy cập từ bất kỳ thiết bị nào.

Evernote có nhiều công cụ, và khi kết hợp lại sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả. Nó cũng cho phép bạn chỉ định quyền truy cập cho các người dùng khác nhau. Ví dụ, bạn có thể sử dụng notebook cá nhân cho các nhiệm vụ riêng tư. Nhưng nếu bạn làm việc trong một nhóm và muốn thử thách các thành viên của mình, bạn có thể sử dụng quyền truy cập công cộng, cho phép bạn xác định mức độ truy cập của các đồng nghiệp khác nhau vào thông tin và tài liệu của dự án.

5. Microsoft Visio

Microsoft Visio là một ứng dụng đồ họa vector được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý dự án trên hệ điều hành Windows. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp trình bày thông tin phức tạp dưới dạng sơ đồ, hình khối và flowchart.

Dù bạn không có năng khiếu về thiết kế hoặc kỹ năng kỹ thuật, Visio vẫn giúp bạn biểu diễn ý tưởng một cách trực quan nhất. Sử dụng các bộ sưu tập sơ đồ đã được chuẩn bị sẵn, Visio giúp đơn giản hóa và tăng cường tính trực quan của các quy trình phức tạp. Cho dù bạn muốn tạo sơ đồ tổ chức, mạng lưới hay sơ đồ quy trình, Microsoft Visio cung cấp nhiều mẫu và hình dạng đã được thiết kế sẵn.

Visio cũng cho phép bạn tương tác với người khác và minh họa một số điểm quan trọng. Ví dụ, từ một sơ đồ tổ chức, bạn có thể nêu lên một vấn đề và thảo luận về giải pháp, sau đó áp dụng chúng cho một dự án mới. Bên cạnh đó, bạn có thể nhập dữ liệu từ Microsoft Excel để tạo đồ họa rõ ràng cho các bản trình bày và báo cáo công khai. Với tính năng linh hoạt và tiện ích của mình, Microsoft Visio trở thành một công cụ hữu ích trong việc trình bày và quản lý thông tin dự án phức tạp.

6. VSDX Annotator

VSDX Annotator là một trình xem Visio dành cho người làm việc trên hệ điều hành Mac. Đây là một công cụ rất phổ biến được sử dụng bởi các nhà quản lý dự án để cộng tác trên các tệp Visio trong môi trường đa nền tảng. Ứng dụng này cung cấp 12 công cụ chú thích cho phép bạn thực hiện các thay đổi trong bản vẽ trực tiếp trên máy Mac và thêm ghi chú, câu hỏi và nhận xét của bạn. Sau khi chỉnh sửa, bạn có thể lưu tệp dưới dạng tiện ích mở rộng PDF (.pdf) hoặc Visio (.vsdx) để tiếp tục chỉnh sửa trong Visio.

VSDX Annotator hiển thị tất cả các bản vẽ với hình ảnh sắc nét và trực quan, giúp bạn dễ dàng xem và hiệu chỉnh các nội dung của tệp Visio. Đặc biệt, với tính tương thích trên nền tảng Mac, ứng dụng này là lựa chọn tốt cho người dùng muốn làm việc với tệp Visio trên hệ điều hành này mà không cần sử dụng Windows.

7. SmartDraw

SmartDraw là một công cụ mạnh mẽ để tạo ra nhiều biểu đồ, sơ đồ và bản trình bày. Với ứng dụng này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng xây dựng flowchart, thuyết trình PowerPoint, bản đồ tư duy và các hình ảnh khác.

SmartDraw cung cấp hơn 70 loại chất liệu tương tự và một bộ các mẫu cho nhiều mục tiêu khác nhau như biểu đồ dự án, cây quyết định (decision tree), genogram và nhiều loại dữ liệu trực quan khác. Ngoài ra, công cụ còn hỗ trợ dịch vụ đám mây, do đó bạn có thể chia sẻ biểu đồ, sơ đồ và bảng biểu với nhóm dự án của mình. SmartDraw dễ sử dụng hơn nhiều so với Visio và có cả phiên bản MS và macOS.

8. JIRA

JIRA là một ứng dụng quản lý dự án được phát triển bởi công ty Atlassian của Úc. Đây là một công cụ web cung cấp khả năng quản lý nhiều nhóm, dự án và quy trình làm việc hiệu quả hơn cho người quản lý dự án. Trong JIRA, các 2 phần chính là dự án và nhiệm vụ. Phần dự án được sử dụng để phân chia các nhiệm vụ, trong khi phần nhiệm vụ được tạo trong các dự án để phân công cho người thực hiện.

JIRA cho phép tạo các nhiệm vụ phụ và liên kết chúng với các vấn đề khác. Khi các dự án hoàn thành, trạng thái của các nhiệm vụ sẽ tự động thay đổi, điều này giúp cho việc theo dõi tiến độ và quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn. Đặc biệt, JIRA hoạt động hiệu quả với các nhóm và tổ chức có quy mô lớn, nơi nhân viên và người quản lý không thể theo dõi và trực quan hóa toàn bộ dự án một cách dễ dàng và có thể gặp phải sai sót nếu bỏ qua một số nhiệm vụ quan trọng.

9. Slack

Slack là một ứng dụng web và có có thể cài đặt cho máy tính để bàn, iOS và Android, nhằm tạo cơ hội cho cá nhân người quản lý và nhóm tương tác với đồng nghiệp hoặc khách hàng về các vấn đề liên quan đến dự án. Đây là một ứng dụng đơn giản với giao diện người dùng trực quan, cho phép bạn tạo profile, gửi tệp và trao đổi tin nhắn.

Trong Slack, các nhóm riêng được gọi là “kênh”, và các tin nhắn được gửi trong kênh chỉ hiển thị cho những người tham gia kênh cụ thể đó. Slack hỗ trợ hơn 100 dịch vụ web, bao gồm Dropbox, Twitter, Google Docs và thậm chí cả Trello (được đề cập ở trên). Bạn có thể sử dụng Slack để tích hợp bất kỳ dịch vụ nào trong số này và nhận thông báo khi có bất kỳ thay đổi và hoạt động nào xảy ra trên các nền tảng này. Điều này giúp tăng tính liên kết và hiệu quả trong việc làm việc và giao tiếp trong dự án.

10. GanttPro

GanttPro là một giải pháp phần mềm dựa trên biểu đồ Gantt, thích hợp cho lập kế hoạch và quản lý các dự án trực tuyến. Ứng dụng này cho phép bạn trực quan hóa các quy trình, tạo và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và theo dõi tỷ lệ phần trăm hoàn thành của từng nhiệm vụ so với các mốc thời gian dự kiến.

GanttPro hỗ trợ chia sẻ biểu đồ Gantt mà bạn đã tạo với nhóm và khách hàng, và bạn có thể gán quyền xem hoặc chỉnh sửa cho từng người dùng. Ngoài ra, ứng dụng này cung cấp một loạt các tính năng chính, và một số tính năng tương thích với phương pháp Agile như:

• Sắp xếp thời gian của các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên
• Phân phối nhiệm vụ cho các thành viên tham gia dự án
• Phân tích critical path để tối ưu hóa tiến độ
• Lịch trình tự động
• Theo dõi tiến độ hiện tại để đánh giá tiến trình thực hiện dự án.

Xem thêm bài viết: Bí Quyết Phát Triển Kỹ Năng Thuyết Trình Cho Nhà Quản Lý Cấp Trung

Nguồn: GEM Global tổng hợp và biên soạn.