Kỹ Năng Giao Tiếp Chuyên Nghiệp: Chìa Khóa Thành Công Cho Nhà Quản Lý Cấp Trung Trong Năm 2023

Trong năm 2023, “giao tiếp” trở thành một trong những từ khóa chủ đạo khi nói đến văn hóa cốt lõi của một tổ chức. Theo một báo cáo của McKinsey, nếu người quản lý giao tiếp hiệu quả với nhân viên của mình thì có thể nâng cao năng suất làm việc của họ từ 20 đến 25%. Ngoài ra, trong một bài viết của Forbes đã chỉ ra, 96% nhân viên cho rằng sự đồng cảm thông qua giao tiếp của người quản lý giúp nâng cao việc giữ chân nhân viên.

Trong môi trường làm việc thay đổi không ngừng ngày nay, việc nắm rõ những kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp sẽ giúp nhà quản lý không chỉ tăng cường năng suất làm việc, làm cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên mà còn góp phần thúc đẩy, xây dựng đội ngũ hiệu quả. Hãy cùng GEM Global tìm hiểu chi tiết về kỹ năng này thông qua bài viết sau đây.

Vì sao kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp lại quan trọng đối với nhà quản lý cấp trung?

Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp là những khả năng giúp các nhà quản lý cấp trung thực hiện công việc liên quan đến đội nhóm một cách hiệu quả, tăng tương tác và tạo động lực cho các thành viên. Là một nhà quản lý, bạn sẽ sử dụng nhiều kỹ năng giao tiếp khác nhau, mỗi kỹ năng đều mang lại những lợi ích riêng.

Bằng cách thực hành các kỹ năng giao tiếp khác nhau này, bạn có thể phát triển các kỹ thuật giao tiếp hiệu quả bằng văn bản cũng như lời nói. Kỹ năng giao tiếp hỗ trợ các nhà quản lý cấp trung cung cấp những phản hồi mang tính xây dựng, xác định được kỳ vọng, xây dựng các mối quan hệ và phát triển sự tin tưởng trong đội nhóm cũng như tổ chức của bạn.

Các kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp nhà quản lý cấp trung cần nắm vững

Lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực là một kỹ năng lắng nghe mà bao gồm việc tương tác với người đang nói. Kỹ năng này đảm bảo bạn hiểu những gì đối phương đang nói và cũng cho thấy bạn tôn trọng họ. Trong việc lắng nghe tích cực, bạn có thể tóm tắt những gì bạn đã nghe từ người nói và đặt câu hỏi để làm rõ ý nghĩa của người nói khi bạn không chắc chắn. Bạn cũng có thể ghi chú trong khi họ nói nếu chủ đề phức tạp hoặc quan trọng.

Các nhà quản lý cấp trung thực hiện lắng nghe tích cực tại nơi làm việc có thể khuyến khích các thành viên trong nhóm cũng lắng nghe tích cực khi giao tiếp với khách hàng và với nhau.

Ví dụ, một người quản lý mảng dịch vụ khách hàng có thể sử dụng kỹ năng lắng nghe này trong các cuộc họp định kỳ với từng thành viên trong nhóm của mình. Khi thành viên nhóm mô tả vấn đề mà họ gặp phải với khách hàng hoặc các thành viên khác trong nhóm, người quản lý có thể yêu cầu thêm thông tin về cảm xúc hoặc ghi chú về tình huống đó. Bằng cách tập trung vào người nói và ghi lại các điểm chính trong cuộc trò chuyện, người quản lý có thể làm cho thành viên nhóm cảm thấy được tôn trọng. Đồng thời, người quản lý cũng có thể khuyến khích các thành viên nhóm áp dụng cùng kỹ năng này khi giao tiếp với khách hàng để tạo ấn tượng tốt.

Kỹ năng viết

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản là một phần quan trọng trong trách nhiệm của người quản lý, đặc biệt là trong các công ty làm việc từ xa, nơi nhân viên giao tiếp thông qua email và các ứng dụng trò chuyện. Giao tiếp bằng văn bản hiệu quả giúp người viết truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng và dự đoán những câu hỏi từ người nhận.

Ngoài ra, việc sử dụng một phong cách viết phù hợp với ngữ cảnh và mối quan hệ giữa người viết và người đọc cũng vô cùng quan trọng. Đối với người quản lý, điều này có thể bao gồm việc sử dụng một phong cách giao tiếp thân thiện nhưng chuyên nghiệp phù hợp với mối quan hệ của bạn với các thành viên trong nhóm. Cuối cùng, việc tập trung vào một chủ đề cụ thể trong mỗi thông điệp cũng giúp đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả.

Ví dụ, một nhà quản lý về mảng phát triển phần mềm quản lý một nhóm lập trình viên làm việc từ xa. Để giao tiếp với nhóm, giám đốc có thể sử dụng email để truyền đạt các thông điệp phức tạp và ứng dụng trò chuyện để trao đổi thông tin ngắn gọn. Nếu giám đốc có hai chủ đề khác nhau để thảo luận với nhóm, họ có thể gửi hai email riêng biệt, mỗi email tập trung vào một chủ đề cụ thể. Điều này giúp các thành viên trong nhóm có thể trao đổi ý kiến và lưu trữ thông tin một cách cụ thể và có tổ chức.

Kỹ năng thuyết trình

Việc thuyết trình trước các nhóm nhỏ hoặc lớn là một công việc gần như thường xuyên của các nhà quản lý, với nhiều vấn đề và tình huống khác nhau. Trong công việc hàng ngày, bạn có thể truyền đạt đến một nhóm nhân viên và thường xuyên phải thuyết trình về mục tiêu cần đạt được. Bạn cũng có thể là người hướng dẫn, đào tạo cho phòng ban của mình hoặc nhân viên mới.

Ở cấp cao hơn, kỹ năng thuyết trình còn được dùng khi bạn cần trình bày vấn đề đến ban lãnh đạo tổ chức, nhà đầu tư hoặc khách hàng. Việc diễn đạt lưu loát và tự tin sẽ giúp bạn truyền tải được thông điệp, thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng sự gắn kết với người nghe.

Ví dụ: người quản lý về mảng hàng tồn kho có thể trình bày cho nhóm của họ hàng ngày về lượng hàng tồn kho hiện tại của công ty và các lô hàng sắp tới. Ngoài ra, họ có thể có một bài trình bày về tình hình phòng ban cho nhân viên mới, mô tả những gì nhóm kiểm kê làm và mô tả cách liên hệ với nhóm nếu cần hướng dẫn về hàng hóa. Cuối cùng, người quản lý hàng tồn kho có thể báo cáo tại cuộc họp giám đốc hàng tháng, nơi họ chia sẻ số lượng hàng tồn kho với nhóm lãnh đạo và mô tả các mục tiêu chiến lược nào mà đội nhóm đã đạt được.

Kỹ năng phản hồi hiệu quả

Khả năng đưa ra phản hồi khéo léo có thể giúp bạn cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Mặc dù điều quan trọng là đưa ra phản hồi chính xác về hiệu suất của từng người, nhưng cách diễn đạt phản hồi một cách khéo léo có thể làm cho người nghe sẵn lòng cân nhắc những lời khuyên của bạn hơn. Người quản lý hiệu quả có thể tạo một bảng phản hồi và đưa cho mỗi thành viên trong nhóm một bản sao để mọi người hiểu các tiêu chuẩn và mong đợi của người quản lý.

Ví dụ, một người quản lý trại hè có thể thuê một nhóm các huấn luyện viên trẻ. Những huấn luyện viên này có thể đang học cách hành xử chuyên nghiệp khi chăm sóc trẻ em tại trại. Giám đốc có thể đưa phản hồi cho nhân viên về ngôn ngữ và trang phục phù hợp để giúp họ trong sự nghiệp tương lai. Để đảm bảo nhân viên tiếp nhận phản hồi tốt, giám đốc có thể mô phỏng hành vi phù hợp và giải thích tại sao họ hành động theo cách nhất định trong môi trường chuyên nghiệp. Sau đó, họ có thể tổ chức cuộc họp cá nhân với những nhân viên cần sự trợ giúp hơn để họ học những kỹ năng này.

Kỹ năng giải quyết xung đột

Khả năng giải quyết xung đột là một kỹ năng quan trọng đối với nhiều nhà quản lý. Đội ngũ thường làm việc hiệu quả hơn khi các thành viên hòa hợp và cùng nhau hợp tác một cách hiệu quả. Nếu hai nhân viên có xung đột, điều này có thể hạn chế khả năng của nhóm trong việc đạt được mục tiêu. Khi phát hiện có xung đột giữa các thành viên trong nhóm, bạn có thể họp riêng với mỗi nhân viên để tìm hiểu về xung đột và hiểu quan điểm của họ. Sau đó, bạn có thể làm trung gian giữa hai bên và đề xuất một giải pháp mà hai bên đều đồng ý. Nếu nhà quản lý không thể giải quyết vấn đề, họ có thể thực hiện các biện pháp trực tiếp như chấm dứt hợp đồng lao động.

Ví dụ, một người quản lý mảng nhà hàng có thể biết được rằng hai nhân viên phục vụ của nhà hàng đang tranh cãi về việc phục vụ các bàn trong các ca làm việc trùng nhau. Nhà quản lý có thể gặp gỡ cả hai nhân viên và sau đó tổ chức một cuộc họp để tìm hiểu về xung đột và lắng nghe quan điểm của từng người. Sau đó, nhà quản lý có thể hòa giải giữa hai bên và đề xuất một giải pháp thỏa đáng để cả hai đồng ý. Nếu không thể giải quyết vấn đề, nhà quản lý có thể áp dụng biện pháp sắp xếp ca để hai người không làm trùng nhau nữa.

Kỹ năng giao tiếp với sự đồng cảm

Đồng cảm bao gồm khả năng hiểu được cảm xúc của người khác trong một tình huống cụ thể. Với việc nhà quản lý thường phải có những cuộc trò chuyện khó khăn với nhân viên hoặc khách hàng, khả năng này giúp bạn dẫn dắt các cuộc thảo luận hiệu quả và kết nối với người khác. Nếu bạn có thể đồng cảm với người mà bạn đang nói chuyện, bạn có thể tạo ra một giải pháp đáp ứng được nhu cầu của tất cả mọi người. Khả năng đồng cảm cũng giúp nhà quản lý phát hiện ra sự thay đổi trong ngôn ngữ và cách diễn đạt của nhân viên, có thể cho thấy họ đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành trách nhiệm công việc của mình.

Ví dụ, một nhà quản lý mảng IT đang dẫn dắt một nhóm chuyên gia để cung cấp dịch vụ cho một doanh nghiệp lớn. Nếu một thành viên trong nhóm đang gặp khó khăn trong việc hoàn thành các yêu cầu dịch vụ đúng thời hạn, nhà quản lý có thể trò chuyện với họ về những khó khăn mà họ đang gặp phải, có thể sử dụng sự đồng cảm để nhớ lại những khó khăn khi mới bắt đầu làm việc trong ngành IT. Bằng cách liên kết kinh nghiệm của mình với tình huống của nhân viên, nhà quản lý có thể nói chuyện một cách tử tế với thành viên nhóm và đề xuất cách cải thiện hiệu suất công việc của họ.

Kỹ năng tạo điều kiện khi giao tiếp

Trong vai trò của một nhà quản lý, bạn sẽ thường xuyên tham gia những cuộc trò chuyện nhóm mà các thành viên trong đó chia sẻ kinh nghiệm và trình bày những điều họ đã học được trong công việc. Kỹ năng tạo điều kiện là một kỹ năng giao tiếp quan trọng giúp nhà quản lý mở đầu và điều phối các cuộc trò chuyện. Một người điều phối có thể đặt câu hỏi đầu và nhận biết khi các thành viên trong nhóm muốn tham gia vào cuộc trò chuyện. Họ cũng có thể yêu cầu các thành viên trong cuộc trò chuyện làm rõ điều gì đó đã được nói hoặc sửa chữa các hiểu lầm. Khi cuộc trò chuyện kết thúc, họ có thể tóm tắt những ý chính mà các thành viên đã đưa ra và đề xuất một kế hoạch hành động để đạt được các mục tiêu quan trọng.

Ví dụ, một nhà quản lý đang dẫn dắt nhóm bán hàng có thể tổ chức một cuộc thảo luận hàng tuần cho các đại diện trong nhóm. Trong cuộc thảo luận này, các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ về các cuộc gọi hoặc cuộc họp với khách hàng, và yêu cầu các thành viên khác trong nhóm đưa ra gợi ý về cách giải quyết các vấn đề mà họ đã gặp phải. Vì mục tiêu của cuộc trò chuyện này là để các thành viên trong nhóm học hỏi từ nhau, do đó, nhà quản lý sẽ đóng vai trò tạo điều kiện cho cuộc thảo luận bằng cách đặt câu hỏi khởi đầu và cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm của mình.

Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói

Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói là một yếu tố quan trọng đối với nhà quản lý, giúp họ biểu đạt ý kiến và thông điệp một cách hiệu quả. Việc sử dụng kỹ năng này giúp nhà quản lý truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng của mình, tránh tối đa những sai sót trong công việc. Đồng thời, giao tiếp bằng lời nói còn mang sức mạnh khích lệ và động viên các thành viên trong đội nhóm hoàn thành công việc. Có bốn loại giao tiếp bằng lời nói quan trọng mà nhà quản lý cần chú ý:

• Giao tiếp cá nhân: Dùng trong trường hợp trao đổi ý kiến và quan điểm trong cuộc đối thoại giữa hai người.
• Giao tiếp nội tâm: Đây là khi người quản lý sử dụng lời nói với chính mình, tự vấn, tư duy hình tượng hoặc tưởng tượng để xử lý suy nghĩ và tình huống.
• Giao tiếp trong nhóm nhỏ: Khi có nhiều hơn hai người trong cuộc trò chuyện, nhưng vẫn không có quá nhiều người để chắc chắn rằng mỗi người đều có thể đóng góp vào cuộc trao đổi.
• Giao tiếp công chúng: Đây là khi người quản lý đứng lên và truyền đạt thông tin cho nhiều người, ví dụ khi thông báo hoặc trình bày thông tin trước toàn bộ nhóm của mình.

Kỹ năng giao tiếp với ngữ điệu

Kỹ năng giao tiếp với ngữ điệu có thể mang lại lợi ích cho nhà quản lý. Đây là những yếu tố liên quan đến tương tác bằng giọng nói không phải là từ ngữ trực tiếp, bao gồm cách sử dụng giọng điệu, âm lượng và ngữ điệu. Những yếu tố này ảnh hưởng đáng kể đến cách mà các thành viên trong đội nhóm hiểu và giải nghĩa thông điệp của nhà quản lý. Ví dụ, khi bạn nói “hãy tiếp tục thảo luận về công việc tiếp theo cần làm” với một giọng điệu mạnh mẽ, nhóm có thể hiểu rằng bạn đang thể hiện sự phấn khởi. Ngược lại, nếu bạn truyền đạt cùng thông điệp nhưng với giọng điệu nhẹ nhàng, họ có thể hiểu rằng bạn đang thờ ơ và không quan tâm đến vấn đề đang nói.

Ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là một kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ thể hiện cảm xúc của một người. Là một nhà quản lý, bạn có thể có nhiều lợi ích từ việc hiểu cách biểu đạt ngôn ngữ cơ thể và cách nâng cao kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ, điều này nhằm đảm bảo bạn có thể hiểu thông điệp giao tiếp của đội nhóm và truyền đạt thông tin của mình theo ý muốn.

Việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp có thể khác nhau tùy thuộc vào văn hóa của mỗi người. Điều này làm cho việc hiểu văn hóa của đội ngũ để điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể cho thích hợp nhằm đảm bảo từng thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái trở nên quan trọng đối với một nhà quản lý.

Làm thế nào để phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả?

Xác định những kỹ năng cần cải thiện

Hãy bắt đầu bằng việc xác định những kỹ năng quản lý mà bạn có thể tận dụng để cải thiện. Để xác định, bạn hãy đánh giá bộ kỹ năng giao tiếp hiện tại và mức độ thành thạo. Xem xét hiệu suất của mình trong vai trò quản lý và xác định mối quan hệ giữa kỹ năng giao tiếp và thành tích làm việc. Điều này sẽ giúp bạn nhận ra những kỹ năng mà bạn có thể nâng cao để cải thiện hiệu suất và kết quả của mình trong vai trò quản lý.

Yêu cầu ý kiến phản hồi

Yêu cầu ý kiến phản hồi là một cách tuyệt vời để xác định những khía cạnh của giao tiếp mà bạn có thể cải thiện. Bạn có thể yêu cầu phản hồi từ các thành viên trong đội nhóm của mình và các đồng nghiệp quản lý khác. Các ý kiến phản hồi sẽ cung cấp cho bạn thông tin hữu ích và chính xác về hiệu suất của bạn.

Xem xét các khóa đào tạo

Sau khi bạn đã hiểu rõ những kỹ năng giao tiếp mà mình muốn tập trung vào việc cải thiện, bạn có thể xem xét các khóa đào tạo cụ thể. Hiện có nhiều khóa đào tạo được cung cấp để giúp các nhà quản lý cấp trung nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình. Đăng ký các khóa học sẽ giúp bạn có được phương pháp tiếp cận kỹ năng tốt hơn, kết hợp song song với việc tự học và rèn luyện sẽ giúp bạn cải thiện được vấn đề đang gặp phải.

Quan sát người khác

Việc quan sát người khác trong môi trường làm việc và chú ý cách họ sử dụng kỹ năng giao tiếp là một phương pháp hữu ích. Bạn có thể quan sát cách mà những người quản lý khác giao tiếp với nhóm của họ và nhận biết những kỹ thuật nào có hiệu quả nhất. Khi bạn nhận thấy một kỹ thuật hữu ích, bạn có thể điều chỉnh kỹ năng của mình để áp dụng phương pháp này.

Thực hiện các bài tập hàng ngày

Bạn có thể thực hành nhiều bài tập hàng ngày để cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình trong vai trò quản lý. Tìm kiếm trên internet các bài tập hàng ngày giúp cải thiện từng kỹ năng giao tiếp cụ thể có thể giúp bạn tìm ra các bài tập phù hợp. Thực hiện rèn luyện giao tiếp hàng ngày thường là một phương pháp hiệu quả để xây dựng những thói quen có lợi.

Chủ động nhận những công việc khác nhau

Khi bạn chủ động nhận những công việc khác nhau, bạn có thể gặp gỡ và giao tiếp với nhiều người có cá tính khác biệt. Điều này có thể giúp bạn điều chỉnh cách giao tiếp của mình phù hợp với nhiều tính cách khác nhau và tương tác hiệu quả với những người khác nhau.

Trò chuyện với các nhà lãnh đạo cấp cao

Trò chuyện với một lãnh đạo cấp cao trong tổ chức có thể giúp bạn khai thác những kỹ năng hoặc phong cách giao tiếp hiệu quả từ họ. Ngoài ra, họ có thể cung cấp cho bạn các nguồn lực để hỗ trợ đào tạo thêm và đưa ra lời khuyên.

Tìm một người cố vấn

Nhờ một người cố vấn làm việc cùng có thể là một cách hiệu quả để bạn khám phá cách họ sử dụng các kỹ năng giao tiếp. Một người cố vấn có thể cung cấp phản hồi và giúp phát triển kỹ năng giao tiếp quản lý của bạn.

Xem thêm bài viết: 3 Bản Báo Cáo Quan Trọng Mà Các Nhà Quản Lý Cấp Trung Cần Quan Tâm

Nguồn: Indeed, GEM Global biên dịch và biên soạn.