6 CUỘC HỘI THOẠI NHÀ LÃNH ĐẠO CẦN THỰC HIỆN ĐỂ ĐÀO TẠO THẾ HỆ QUẢN LÝ MỚI

Theo khảo sát của CareerBuilder, 58% các nhà quản lý mới không được đào tạo khi họ được thăng chức lên vị trí quản lý đầu tiên. Một nghiên cứu của Zenger Folkman cho thấy, trung bình phải mất 12 năm để một nhà quản lý có được sự đầu tư phát triển năng lực lãnh đạo cần thiết, nhằm giúp họ trở thành những nhà lãnh đạo tốt hơn. Đó là sự bất cập lớn đối với những người lần đầu làm quản lý: họ muốn thành công nhưng không được cung cấp các nguồn lực cần thiết để phát triển vai trò mới của họ.Thông thường, để tiết kiệm chi phí đầu tư, các quản lý – lãnh đạo cấp cao hơn thường trực tiếp tham gia vào việc huấn luyện năng lực lãnh đạo cho người quản lý mới. Trong vai trò này, các quản lý – lãnh đạo cấp cao không thể thiếu việc xây dựng các cuộc trò chuyện mang tính phát triển, nhằm liên tục đánh giá và phản hồi, cũng như tạo cơ hội học hỏi cho người mới. Sau đây là sáu chủ điểm được khuyến khích sử dụng cho các cuộc trò chuyện phát triển để đạt được hiệu quả cao nhất.

Một tư duy khác

Với góc nhìn của tâm lý học, người lần đầu làm quản lý dễ tránh né những thách thức, từ bỏ tình huống khó khăn và phớt lờ các phản hồi tiêu cực để không phải chấp nhận sự thất bại. Người lãnh đạo nên củng cố họ bằng suy nghĩ rằng những sai lầm và thất bại là một phần không thế thiếu để làm nên nhà lãnh đạo thành công. Họ cũng có thể tạo ra một văn hoá phát triển học tập và khuyến khích người quản lý mới không ngừng học hỏi từ những trải nghiệm hiện tại. Một số câu hỏi nên được đặt ra cho quản lý mới như sau:

Bạn sợ điều gì nhất trong vai trò mới của mình? Tôi có thể làm gì với tư cách là sếp của bạn để giảm bớt những nỗi sợ hãi đó?

Hãy để tôi nói với bạn về những sai lầm tôi đã phạm phải khi tôi mới làm quản lý. Bạn sẽ làm gì trong tình huống của tôi?

Tình huống hiện tại đã không diễn ra theo cách bạn muốn. Bạn đã học được gì từ nó, và bạn sẽ làm gì trong lần tới khi bạn ở trong tình huống tương tự?

Là một người quản lý, làm thế nào để bạn nuôi dưỡng tư duy phát triển cho nhân viên cấp dưới của bạn để họ không sợ phạm sai lầm?

Một bộ kỹ năng khác

Các quản lý mới thường được đề bạt vì kỹ năng chuyên môn thuần thục của họ. Tuy nhiên, nếu chỉ phụ thuộc vào những kỹ năng đó, họ sẽ phải vật lộn trong vai trò quản lý, khi các kỹ năng khác mới là chìa khóa, ví dụ như giao tiếp và tạo ảnh hưởng. Do đó, các câu hỏi cần được đặt ra để họ tự giải quyết gồm:

Bạn có thường xuyên nhận được tất cả các thông tin công việc mà các thành viên trong nhóm của bạn được nhận không? Nếu không, bạn sẽ phải làm gì để đảm bảo bạn hoà nhập được với họ về phương thức và tính kịp thời trong việc giao tiếp?

Hãy nghĩ về những người bạn làm việc cùng. Làm thế nào để bạn nhận ra cách mọi người bị ảnh hưởng và làm thế nào bạn có thể điều chỉnh cách tiếp cận của mình để tạo ảnh hưởng đến họ?

Một số quan hệ công việc khác

Một thách thức lớn nhất của người quản lý mới phải nhận ra là mối quan hệ giữa họ với đồng nghiệp đã thay đổi từ bạn bè sang cấp quản lý – nhân viên. Người lãnh đạo cần hướng dẫn họ chuyển đổi các mối quan hệ này dựa trên ba khía cạnh:

Định hướng: Mục tiêu và nhiệm vụ chính của nhóm bạn là gì? Làm thế nào để các thành viên tham gia vào việc thiết lập các mục tiêu đó?

Liên kết: Bạn đã có những cuộc trò chuyện nào với các thành viên trong nhóm để hiểu cách mọi người thích được quản lý? Họ có biết vai trò và trách nhiệm chính xác của họ trong việc hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm không?

Cam kết: Làm thế nào để bạn thúc đẩy các thành viên trong nhóm? Ai nên được động viên trước tập thể và ai nên được động viên riêng tư? Nếu bạn không biết thì làm thế nào để bạn có thể tìm ra? Làm thể nào để bạn giữ sự gắn kết của mỗi thành viên đối với công việc của họ?

Một thái độ khác

Người quản lý mới vốn đã quen với việc tự mình xử lý các công việc chuyên môn và điều này chắc chắn sẽ gây ra rắc rối trong vai trò mới. Người lãnh đạo cần giúp họ nhận ra sai lầm này để bắt đầu thực hiện uỷ thác và huấn luyện cho nhân viên thực hiện công việc bằng các câu hỏi sau:

Bạn nên uỷ thác công việc như thế nào? Làm thế nào bạn có thể ủy thác công việc tạo nên thách thức mới cho nhân viên?
Bạn cảm thấy thế nào về các thông tin phản hồi? Cái gì là phần tốt nhất của phản hồi mà bạn đã từng nhận được? Nó tích cực hay tiêu cực?

Bạn có thể cho tôi thông tin phản hồi về cách tôi đang quản lý bạn không? Bằng cách đó, bạn có thể cảm thấy thoải mái khi biết rằng tôi có thể thực hiện việc đó tốt hơn. Đổi lại, bạn sẽ hiểu rằng nhân viên của bạn cần cảm thấy thoải mái khi cung cấp cho bạn thông tin phản hồi, giúp bạn xây dựng môi trường phản hồi tích cực để phát triển đội ngũ của mình.

Một quan điểm khác

Việc quản lý không đơn thuần tập trung vào công việc của đội nhóm của mình, mà còn phải hướng tới các bên liên quan, gồm các bộ phận, chức năng và các sự vụ mang tính “chính trị” đi kèm. Người lãnh đạo cần giúp người quản lý mới có cái nhìn trung lập, với những câu hỏi như:

Hãy cho tôi biết những gì bạn đã nhận thấy về các bộ phận hoặc chức năng khác. Mục tiêu, nhiệm vụ và động lực của họ là gì?

Làm thế nào nhóm của bạn có thể làm cho mục tiêu, nhiệm vụ và động lực của bạn phù hợp với họ và ngược lại?

Thông thường, khi có sự cố xảy ra, các bên dễ rơi vào tâm lý “thắng – thua”. Trong tương lai, làm thế nào bạn có thể thúc đẩy tâm lý cùng có lợi khi làm việc giữa các bộ phận mà vẫn thúc đẩy cạnh tranh lành mạnh?

Nhấn mạnh trọng tâm

Cuối cùng, người lãnh đạo nên nhấn mạnh những đức tính cần có của một người trong hàng ngũ quản lý – lãnh đạo của công ty, thông qua những câu hỏi:

Hãy nghĩ về các nhà lãnh đạo trong công ty đã thành công bởi chính tính cách và đạo đức của họ. Bạn có thể học được gì từ họ?

Hãy nghĩ về những nhà lãnh đạo đã thất bại trong công ty do sự thiếu liêm chính của họ. Điều gì đã xảy ra, và tại sao nó lại xảy ra? Những bài học bạn có thể học được từ những thất bại này?

Với những gợi ý trên, các nhà lãnh đạo có thể dễ dàng tạo ra những cuộc nói chuyện mang tính phát triển dành cho những người lần đầu làm quản lý. Sự đồng hành này sẽ giúp cho thế hệ quản lý mới nhanh chóng thành công trong vai trò của họ vì được “đứng trên đôi vai của người khổng lồ”, với những kinh nghiệm thất bại và thành công quý giá từ người đi trước.

GEM Global Dịch và biên soạn từ trainingindustry.com