Năng Lực Quản Lý Cấp Trung Là Gì? 4 Nhóm Năng Lực Quản Lý Cấp Trung Cần Có

Nhà quản lý cấp trung giữ vai trò cốt lõi trong tổ chức, đóng vai trò là cầu nối giữa những nhà lãnh đạo cấp cao và nhân viên. Để có thể thực hiện được vai trò này một cách hiệu quả, một nhà quản lý cấp trung cần phải trang bị đầy đủ không chỉ về mặt chuyên môn mà còn về mặt quản trị.

Trong bài viết này GEM Global sẽ giúp bạn hiểu thêm về Năng lực Quản lý cấp trung, đồng thời chỉ ra 4 nhóm năng lực mà một nhà quản lý cấp trung cần có.

I. Hiểu về Năng lực Quản lý cấp trung

Năng lực Quản lý cấp trung là tập hợp những kiến thức, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm để thực hiện các công việc, hoạt động như quản lý đội ngũ, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề, xử lý khủng hoảng, thích nghi khi có sự thay đổi hoặc biến động trong và ngoài tổ chức.

Khi có được năng lực quản lý, nhà quản lý cấp trung sẽ biết cách giải quyết hợp lý và suôn sẻ các vấn đề liên quan đến đội ngũ của mình, cân bằng giữa cấp trên và cấp dưới, tạo động lực cho nhân viên, nâng cao hiệu suất của tổ chức,…

Năng lực quản lý không phải tự nhiên sẵn có, vì vậy các nhà quản lý cấp trung cần phát triển qua việc tự học như đào tạo và rèn luyện, nhưng cũng có thể thông qua việc thực hiện công việc trong thực tế. Việc va chạm nhiều với các tình huống xảy ra trong công việc hàng ngày sẽ giúp nhà quản lý cấp trung tự đúc kết ra được những kinh nghiệm và vốn kiến thức cho riêng mình.

II. Tầm quan trọng của Năng lực Quản lý cấp trung

1. Đối với tổ chức, doanh nghiệp

1.1. Thúc đẩy hiệu suất của tổ chức

Một nhà quản lý cấp trung có năng lực tốt sẽ có thể dẫn dắt được đội ngũ của mình và quản trị hiệu suất một cách hiệu quả, thông qua việc giám sát, trực tiếp tham gia các hoạt động hoặc dự án của nhóm mình để kịp thời nhận biết những rủi ro có thể xảy ra nhằm giải quyết nhanh chóng vấn đề, xây dựng niềm tin và khuyến khích sự phát triển của từng cá nhân thành viên.

1.2. Chia sẻ quyền quản trị với lãnh đạo cấp cao

Những nhà quản lý cấp trung được xem như “cánh tay đắc lực” của ban lãnh đạo cấp cao trong tổ chức, là cầu nối truyền đạt những quyết định đến nhân viên cấp dưới. Hiện nay ở nhiều tổ chức vẫn còn tình trạng nhiều lãnh đạo đảm đương quá nhiều việc do cảm thấy không yên tâm về năng lực của các nhà quản lý cấp trung, kéo theo hiệu quả công việc không cao.

Vì vậy, các nhà quản lý cấp trung nếu có được năng lực quản lý tốt sẽ có thể chủ động chia sẻ công việc và gánh nặng cho những nhà lãnh đạo bên trên, giúp họ giải quyết được những vấn đề liên quan đến nhân viên, cập nhật những thông tin về đội ngũ, đề xuất những ý kiến mang tính chiến lược và hỗ trợ việc ra quyết định thêm nhanh chóng và chính xác.

1.3. Tạo động lực làm việc cho nhân viên

Nhân viên là nguồn lực to lớn của doanh nghiệp. Để thúc đẩy nhân viên làm việc có hiệu suất cao, nếu có được năng lực quản lý tốt nhà quản lý cấp trung có thể thấu hiểu, cảm thông, hỗ trợ giải quyết những vấn đề khó khăn, tạo dựng niềm tin nơi họ và khuyến khích phát triển khả năng của bản thân. Từ những điều này, nhân viên sẽ cảm nhận được tổ chức có quan tâm và tôn trọng họ, do đó có thêm động lực để cống hiến.

1.4. Tạo ra văn hóa, môi trường làm việc tốt

Văn hóa và môi trường làm việc luôn là những vấn đề cần phải tối ưu hàng đầu của tổ chức trong việc giữ chân nhân tài, và các nhà quản lý cấp trung là những người tham gia vào quá trình xây dựng và phát triển điều này. Nâng cao năng lực quản lý cấp trung sẽ giúp nhà quản lý có tầm nhìn về văn hóa hoặc môi trường làm việc thế nào là phù hợp với tổ chức.

2. Đối với cá nhân

1.1 Thăng tiến trong sự nghiệp

Như đã nói, năng lực quản lý không phải tự nhiên sẵn có mà sẽ được tích lũy thông qua quá trình học tập trau dồi và trải nghiệm thực tế trong công việc. Nhà quản lý cấp trung rèn luyện được năng lực sẽ có thể có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong sự nghiệp, có khả năng quản trị đội ngũ, bắt kịp với những nhà lãnh đạo cấp cao.

1.2 Nhận được mức lương hấp dẫn

Giữ chức vụ ở vị trí càng cao bạn sẽ càng nhận được nhiều đãi ngộ xứng đáng, dễ nhận thấy nhất chính là ở mức lương. Có được năng lực quản lý vững vàng, đảm nhận những công việc cần tư duy chiến lược đi đôi với sự vất vả và cần nỗ lực không ngừng, nhà quản lý cấp trung hoàn toàn xứng đáng nhận được mức thù lao thích hợp với vai trò của mình.

1.3 Nâng cao hiệu suất làm việc

Có thể thấy rõ, những nhà quản lý cấp trung có năng lực tốt thì hiệu suất trong công việc của họ vô cùng cao. Đối diện với khối lượng công việc lớn, làm cầu nối giữa cấp trên và dưới, nếu nhà quản lý cấp trung không có đủ sức và năng lực sẽ rất dễ mệt mỏi và chán nản, vận hành đội ngũ không hiệu quả.

1.4 Phát triển, hoàn thiện bản thân

Việc trau dồi năng lực quản lý cấp trung không chỉ giúp nhà quản lý xử lý các công việc mà còn giúp họ phát triển và hoàn thiện bản thân nhiều hơn. Bản chất vai trò công việc giúp cho nhà quản lý cấp trung phải trực tiếp tham gia vào mọi công việc của đội ngũ, là người đại diện cho cấp trên khi truyền đạt các thông báo hoặc quyết định đến nhân viên, và cũng là tiếng nói của nhân viên khi trình bày những ý kiến đến ban lãnh đạo. Năng lực quản lý cấp trung không chỉ đơn giản là quản trị, mà còn là về khả năng giao tiếp, thuyết phục, thấu hiểu, tư duy nhạy bén, xử lý và giải quyết vấn đề,… những điều mà nếu bạn không lên đến cấp quản lý sẽ rất khó để có thể va chạm và đúc kết kinh nghiệm.

III. Sự khác nhau giữa Năng lực Quản lý cấp trung và Năng lực Quản lý cấp cao

1. Năng lực quản lý cấp trung

Các nhà quản lý cấp trung giữ vị trí cốt cán trong tổ chức, đảm nhận chính các công việc liên quan đến quản trị và điều hành các bộ phận. So với những nhà lãnh đạo cấp cao thì nhà quản lý cấp trung sẽ tiếp xúc trực tiếp với nhân viên của mình hơn, thường xuyên tham gia vào các công việc lập kế hoạch, phát triển dự án, xây dựng đội ngũ, phân bổ công việc hiệu quả và đánh giá nhân viên. Ngoài ra nhà quản lý cấp trung còn giữ vai trò giải quyết những mâu thuẫn xảy ra trong bộ phận, trung gian trong việc truyền đạt những quyết định từ phía cấp trên hoặc đề bạt những ý kiến từ phía cấp dưới. Do đó, ngoài việc phải giỏi về chuyên môn, nhà quản lý cấp trung còn phải có năng lực quản trị để đảm nhận vị trí.

2. Năng lực quản lý cấp cao

Nhà quản lý cấp cao trong các tổ chức giữ vai trò quản lý những vấn đề liên quan trực tiếp đến công việc kinh doanh như hoạch định tầm nhìn, lập kế hoạch chiến lược, điều phối và giám sát nguồn lực luôn ổn định. Những nhà quản lý cấp cao không trực tiếp làm việc với nhân viên mà sẽ thông qua nhà quản lý cấp trung, căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp để đưa ra những quyết định quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại của doanh nghiệp.

VI. 4 Nhóm Năng lực Quản lý cấp trung cần có

Bộ Khung Năng lực Quản lý cấp trung của GEM Global bao gồm 4 nhóm cốt lõi.

1. Năng lực quản trị kinh doanh

Năng lực quản lý cấp trung đầu tiên mà một người quản lý cần có chính là năng lực quản trị kinh doanh. Theo Emeritus, quản trị kinh doanh là quá trình quản lý các chức năng tổng thể của một doanh nghiệp, bao gồm lập kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo các nguồn lực của công ty để nâng cao hiệu quả và đạt được các mục tiêu kinh doanh. Việc có được năng lực này giúp cho người quản lý cấp trung có thể đảm nhiệm được nhiều công việc hướng đến hiệu quả kinh doanh của công ty, giúp thích ứng với các xu hướng kinh doanh đang thay đổi và các yêu cầu của ngành.

Năng lực quản trị kinh doanh có rất nhiều phần, trong đó có các phần quan trọng nhà quản lý cấp trung cần tập trung phát triển như sau:

• Dẫn dắt sự thay đổi
• Hoạch định chiến lược
• Kinh doanh nhạy bén
• Đạo đức và Pháp luật
• Quản lý các bên liên quan
• Phát triển Dịch vụ khách hàng dài hạn

2. Năng lực vận hành bộ phận

Theo Emeritus, vận hành bộ phận bao gồm việc giám sát và kiểm soát các hoạt động khác nhau trong một tổ chức, đảm bảo tối ưu hiệu quả các quy trình sản xuất, sử dụng tài nguyên tối ưu và cuối cùng là đạt được các mục tiêu kinh doanh mong muốn. Ngoài ra, vận hành bộ phận còn liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát toàn bộ thời gian sản xuất một sản phẩm nào đó, từ đầu vào đến đầu ra để đảm bảo chất lượng. Năng lực quản lý cấp trung này giúp bạn quản lý hiệu quả các nguồn lực, đảm bảo tổ chức có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như tối đa hóa năng suất và lợi nhuận.

Năng lực vận hành bộ phận có các phần quan trọng sau đây:

• Hệ thống Quản lý Doanh nghiệp
• Hoạch định nguồn lực
• Quản lý mục tiêu và kết quả then chốt
• Kiểm soát chất lượng
• Quản lý rủi ro

3. Năng lực quản trị đội ngũ

Theo Emeritus, quản trị đội ngũ hướng đến sự hợp tác, năng suất và hiệu quả của các thành viên trong một tổ chức. Trong thời đại ngày nay, quản trị đội ngũ là bắt buộc đối với mọi công ty và là năng lực quản lý cấp trung quan trọng mà các nhà quản lý cần có nhằm xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả, phát triển và gắn kết, phấn đấu để đạt được các mục tiêu chung.

Các phần quan trọng trong năng lực quản trị đội ngũ mà các nhà quản lý cấp trung cần quan tâm gồm:

• Hoạch định nguồn nhân lực
• Ủy thác và giao quyền
• Quản lý hiệu suất công việc
• Phát triển văn hóa tổ chức
• Huấn luyện và phát triển nhân lực

4. Năng lực phát triển cá nhân

Phát triển cá nhân là năng lực khá đặc biệt so với các năng lực khác, vì nó không chỉ giúp người quản lý cấp trung thực hiện công việc hiệu quả mà còn tác động đến tận sâu bên trong con người, trang bị những kỹ năng vô cùng hữu ích trong cuộc sống thường ngày. Theo Indeed, nhà quản lý cấp trung khi có năng lực phát triển cá nhân sẽ phát huy được hết tiềm năng của mình và ngày càng thành công trong sự nghiệp.

Năng lực phát triển cá nhân của một nhà quản lý cấp trung bao gồm các phần quan trọng sau:

• Giao tiếp hiệu quả
• Tư duy phản biện
• Giải quyết vấn đề phức tạp
• Thuyết trình trước công chúng
• Phân tích dữ liệu
• Quản lý bản thân

V. Cách để nâng cao Năng lực Quản lý cấp trung

1. Rèn luyện khả năng giao tiếp

Khả năng giao tiếp rất cần thiết đối với các nhà quản lý cấp trung, vì họ thường xuyên tiếp xúc với nhân viên từ khắp hệ thống phân cấp của tổ chức, giám sát các hoạt động hàng ngày và tương tác với nhiều người từ các bộ phận khác nhau. Vì vậy, nhà quản lý cấp trung phải có khả năng giao tiếp thật tốt qua cả hình thức nói và viết, có cái nhìn sâu sắc để áp dụng phong cách giao tiếp phù hợp vào đúng thời điểm nhằm đạt được kết quả tốt nhất.

2. Học cách lắng nghe, đồng cảm với đồng nghiệp

Các nhà quản lý cấp trung có năng lực giỏi có thể có ảnh hưởng trong việc hình thành văn hóa tổ chức, giúp tạo ra một môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy thoải mái bày tỏ mối quan tâm và ý kiến của họ, đồng thời truyền đạt các đề xuất có liên quan tới quản lý cấp cao một cách hiệu quả. Họ đóng vai trò là người hỗ trợ, hòa giải và huấn luyện, đồng thời phải có khả năng thể hiện sự đồng cảm, thấu hiểu và sẵn sàng hỗ trợ đối với những nhân viên mà họ quản lý – đặc biệt là những người mới bắt đầu và những người phải đối mặt với khối lượng công việc đang ngày càng gia tăng.

Các nhà quản lý cấp trung có thể thể hiện sự đồng cảm bằng cách hỗ trợ phát triển về mặt chuyên môn và thấu hiểu khi hoàn cảnh cá nhân nhân viên ảnh hưởng đến hiệu suất của họ. Nhà quản lý cấp trung có thể đơn giản chỉ cần dành thời gian trong ngày để lắng nghe nhân viên của mình, giúp cải thiện tinh thần và mối quan hệ với họ, từ đó có thể thúc đẩy một môi trường làm việc lành mạnh được xây dựng trên sự tin tưởng.

3. Học cách trở thành người dẫn đầu

Một người quản lý cấp trung thể hiện phẩm chất lãnh đạo mạnh mẽ có thể giúp thúc đẩy nhân viên thành công, bao gồm khuyến khích sự phát triển nghề nghiệp cá nhân của họ, giúp họ đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu chiến lược tổng thể của công ty. Các nhà quản lý cấp trung thường có nhiều trách nhiệm và nắm giữ nhiều vị trí quản lý, nghĩa là họ cũng đòi hỏi khả năng ra quyết định và ủy quyền tốt để trở thành một nhà quản lý hiệu quả.

4. Đổi mới, cải tiến phương pháp làm việc

Trong một thế giới luôn không ngừng thay đổi và biến động, các nhà quản lý cấp trung phải duy trì và tập trung vào sự đổi mới. Họ tham gia vào nhiều khía cạnh khác nhau của công ty, quen thuộc với hoạt động điều hành hàng ngày.Họ có thể đề xuất, đưa ra những ý kiến và rủi ro mà quản lý cấp cao có thể không lường trước được. Đặc biệt, những nhà quản lý cấp trung cho phép nhân viên của mình thực hiện công việc và chấp nhận rủi ro, khuyến khích họ hoàn thành mục tiêu, thúc đẩy và truyền cảm hứng để có thể đưa công ty lên một tầm cao mới và hơn thế nữa.

5. Tham gia các khóa học liên quan để nâng cao chuyên môn

Học tập luôn là việc cần phải được thực hiện dù ở cấp độ nhân viên hay quản lý, lãnh đạo. Thế giới không ngừng thay đổi, mỗi ngày đều có những kiến thức mới về các lĩnh vực cần được tiếp thu để phát triển tổ chức và phát triển bản thân. Các khóa học liên quan đến quản lý cấp trung luôn được lên chương trình đào tạo chi tiết và bài bản, phù hợp với mọi người đang ở vị trí cấp độ này, đồng thời được giảng dạy bởi các chuyên gia, huấn luyện viên chuyên nghiệp có trình độ chuyên môn cao, kiến thức sâu rộng và đa chiều, do đó các khóa học liên quan đến quản lý cấp trung luôn là sự lựa chọn tối ưu để các nhà quản lý trau dồi và rèn luyện bản thân.

Nguồn: GEM Global tổng hợp và biên soạn