9 Bước Để Lập Kế Hoạch Chiến Lược Cấp Chức Năng Thành Công

Chỉ 29% các nhà chiến lược trong tổ chức khẳng định rằng tổ chức của họ thay đổi kế hoạch chiến lược cấp chức năng đủ nhanh để thích nghi linh hoạt và đối phó với những thay đổi, gián đoạn hiện nay. Bài viết dưới đây GEM Global sẽ cùng bạn tìm hiểu 9 bước để lập Kế hoạch Chiến lược Cấp Chức năng (Functional Strategic Planning) thành công, hiệu quả và giúp doanh nghiệp có thể ứng phó và vượt qua những thách thức gián đoạn trong giai đoạn hiện nay. 

Kế Hoạch Chiến Lược Cấp Chức Năng  

Theo nghiên cứu mới nhất của Gartner, các công ty trên làm được điều này (nằm trong tỷ lệ 29%) đều có một đặc điểm chung chính là Các nhà lãnh đạo bộ phận và kinh doanh tham gia mạnh mẽ trong quá trình lập kế hoạch chiến lược cấp chức năng. Mặt khác, trong bối cảnh hiện nay việc lập kế hoạch chiến lược cấp chức năng cần tính đến nhiều kịch bản và có khả năng thích ứng linh hoạt theo chiến lược chung của doanh nghiệp

“Chìa khóa của vấn dề là tuân thủ một số nguyên tắc chính trong bất kỳ quá trình lập kế hoạch chiến lược cấp chức năng nào – dù ở cấp độ doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh hoặc chức năng – Theo Marc Kelly (Phó chủ tịch Gartner) chia sẻ – “Và cần loại bỏ những thứ không cần thiết nhằm truyền đạt một chiến lược hiệu quả“.

Trước khi bắt tay vào quá trình lập kế hoạch chiến lược cấp chức năng, hãy luôn nhớ lời cam kết – Tư duy chiến lược (Strategic mindset).

Đừng để bản thân bị phân tán bởi chủ nghĩa ngắn hạn, các kế hoạch triển khai chiến lược hay các hoạt động kiểm tra, đánh giá các chi phối. Thông thường, những lo lắng về việc đạt được các mục tiêu ngắn hạn, sợ thất bại và mối bận tâm về các vấn đề khi triển khai vận hành sẽ lấn át những mục tiêu, khát vọng chiến lược của bạn. Hãy xem xét các biểu mẫu chi phí chức năng của bạn thông qua lăng kính giá trị kinh doanh và xem tối ưu hóa chi phí như một nguyên tắc cần được tập trung liên tục vào việc hướng tới các nguồn lực (thời gian, khả năng thực hiện, ngân sách) và các sáng kiến tăng trưởng khác biệt chẳng hạn như số hóa, công nghệ. 

Bạn cần rõ ràng về các phương pháp lập ngân sách tối ưu nhất cho bộ phận chức năng của bạn, xem xét loại và lập ngân sách theo mục tiêu tốt nhất nhằm hỗ trợ tối đa cho việc thực hiện chiến lược của bạn. 

Xem thêm bài viết: Tại sao bản thân lãnh đạo chính là thông điệp với nhân viên trong thời khủng hoảng?

9 Bước Lập Kế Hoạch Chiến Lược Cấp Chức Năng Thành Công   

Bước 1: Phác thảo những kỳ vọng

Việc xác định rõ ràng tình hình doanh nghiệp trước cho các bên liên quan nhằm ngăn chặn việc các nhà quản lý chức năng và giám đốc điều hành hiểu rõ hơn và tránh những hiểu lầm không đáng có. 

Đồng thời phác thảo cung cấp những thông tin về các trách nhiệm mà bộ phận chức năng đảm nhận, tiến độ xử lý và kết quả mong đợi cho từng thành phần, đặc biệt trong trường hợp các quy trình lập kế hoạch và ngân sách liên đới nhiều bộ phận chức năng khác. Xác định những bên liên quan nào sẽ ký duyệt chiến lược và ngân sách của bạn. 

Bước 2: Xác định bối cảnh kinh doanh

Cần xác định:

• Sứ mệnh của doanh nghiệp: xác định lý do tồn tại của tổ chức bạn và các mục tiêu mà tổ chức sẽ tiếp tục theo đuổi Ví dụ: Sứ mệnh của một nhà sản xuất ô tô điện là “Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi của thế giới sang năng lượng bền vững” – phản ánh cam kết tuyệt đối của họ trong việc hướng tới các hoạt động bền vững và nhắc nhở nhân viên về các mục đích mở rộng của công ty. 
• Tầm nhìn doanh nghiệp, thể hiện nguyện vọng (trừu tượng nhưng thực tế) của một tổ chức, bao gồm các giá trị, nguyên tắc và các niềm tin cơ bản hỗ trợ quá trình ra quyết định của tổ chức. Ví dụ: Tầm nhìn của một công ty hàng không vũ trụ là “Trở thành công ty quốc phòng, hàng không vũ trụ và an ninh quốc tế hàng đầu” là thực tế và thể hiện kỳ vọng sẽ với vị trí của công ty hiện tay. Đây là sự thể hiện định hướng và tập trung hướng tới. 

Hãy đảm bảo rằng nhân viên trong bộ phận chức năng của bạn biết cách áp dụng sứ mệnh và tầm nhìn vào công việc cụ thể của họ. Nên làm rõ những tác động đến các ưu tiên kinh doanh, thách thức, yếu tố chính có tác động đến những cơ hội, rủi ro của bộ phận chức năng của bạn. 

Bước 3: Đặt đích đến và mục tiêu

• Đích đến (Goals): Các cam kết riêng lẻ hoặc kết hợp sẽ mang lại những giá trị khác biệt (differentiated value) gì trong dài hạn. Ví dụ: Trở thành nhà cung cấp điện năng lượng gió nhất ở khu vực Miền Nam. 
• Mục tiêu (Objectives): Các bước cụ thể và có thể đo lường được mô tả cách bạn sẽ đạt được 1 mục tiêu cụ thể (SMART). Ví dụ: Tăng công suất gió tổng thể lên 200% trong vòng 3 năm tới, với 10 trang trại gió mới/ năm tại khu vực Miền Nam. 

Sau khi hiểu rõ kế hoạch doanh nghiệp, bạn có thể đánh giá hiện trạng của các hoạt động chức năng của mình, xác định kỳ vọng tương lai cũng như đạt đích đến và mục tiêu phù hợp. 

Bước 4: Đánh giá khả năng, năng lực của bạn

Xác định các khả năng, năng lực cốt lõi cần thiết để thực hiện kế hoạch hành động. Yêu cầu các đơn vị liên quan đánh giá, nhìn nhận về điểm mạnh, điểm yếu của bộ phận chức năng của bạn. Đánh giá của bạn (Leader) và các đơn vị liên quan cần có liên kết và có điểm chung. Bất kể điều gì, hãy tạo ra một danh sách ưu tiên các khả năng, năng lực chức năng cần củng cố hay lấp đầu dựa trên những phát hiện của bạn. 

Bước 5: Xây dựng kế hoạch hành động

Đây là giai đoạn bạn thực hiện các đánh giá chung về đích đến, các mục tiêu và cách chuyển giao chúng thành các bước hành động chi tiết kèm theo các trách nhiệm được giao. Kế hoạch hành động cấp chức năng này nên là một tài liệu chính thức, tóm tắt trình tự các bước hoặc sáng kiến cần thiết để đạt được mục tiêu. Đây là nguồn thông tin chính thức về cách bạn sẽ thực hiện, giám sát, kiểm soát và đạt các mục tiêu. 

Các kế hoạch hành động có thể thay đổi khi các sự kiện, biến cố bất ngờ xảy ra. Do đó, cần chuẩn bị sẵn sàng để ứng phó bằng một chiến lược thích ứng (Adaptive strategy) nhằm ứng phó với sự thay đổi mà bạn có thể xử lý. 

Bước 6: Đặt thước đo và chỉ số đánh giá

Thước đo (Measures) và Chỉ số đáng giá(Metrics) cần được phân biệt nhằm sử dụng đúng cách. 

• Một thước đo (Measures) được hiểu là một kết quả kinh doanh quan sát được (ví dụ: sự gắn kết của nhân viên – emloyee engagement). Các thước đo cho phép bạn đánh giá hiệu quả các kế hoạch hành động. Hãy thống nhất  và quy định về chúng trước để trách chênh lệch báo cáo. 
• Chỉ số (Metrics) mô tả dữ liệu thực tế được thu thập để định lượng measure. (Ví dụ: tỷ lệ nhân viên “hài lòng” theo khảo sát hàng năm)

Hãy đảm bảo rằng measure và metric đủ đầy để tính toán một loạt các biến số. Các observation (quan sát) dẫn tới measure (thang đo), measure sau đó được sử dụng trong các phép toán để đưa ra kết quả là metric (chỉ số đánh giá). 

Bước 7: Hãy đặt chiến lược trên 1 trang (One page)

Trình bày một cách đơn giản và rõ ràng các thành tố trong kế hoạch chiến lược cấp chức năng của bạn: bộ phận chức năng của bạn đang ở đâu, nó phát triển đến đâu và làm thế nào để đạt được trạng thái tương lai đấy. 

Nắm bắt thông tin tổng quan toàn bộ chiến lược trên 1 trang duy nhất (One page) giúp tạo ra bức tranh khái quát cách bạn gia tăng những giá trị cho tới thời điểm hiện tại và cách bạn dự định sẽ tác động và mang đến những giá trị khác cho doanh nghiệp trong thời gian tới, năm tới. 

Nó sẽ bao gồm tuyên bố chiến lược, mô tả trước và sau về trạng thái của bộ phận chức năng của bạn, một hoặc hai giả định quan trọng làm cơ sở cho chiến lược và từ năm đến bảy sáng kiến cần thiết để đáp ứng các mục tiêu chức năng được thiết lập để hỗ trợ mục tiêu kinh doanh.

Bước 8: Truyền tải kế hoạch trong nội bộ 

Phổ biến các mục tiêu và chiến lược trong toàn bộ phận chức năng cũng như công ty của bạn bằng mẫu chiến lược trên 1 trang (one-page strategy template) giúp mọi người dễ dàng hình dung và sử dụng kế hoạch. Tuy nhiên bạn vẫn cần một quy trình có chủ đích để truyền tải toàn bộ kế hoạch chiến lược cấp chức năng và đảm bảo rằng các vị trí quan trọng hiểu và đồng ý nó. 

Bạn nên có một thông điệp rõ ràng và nhất quán nhằm thúc đẩy sự ủng hộ, cam kết của các nhà lãnh đạo, ban lãnh đạo BOD, đội ngũ nhân viên, cùng với tất cả các bên liên quan một cách rõ ràng về các ưu tiên của bạn đang thay đổi và lý do tại sao. 

Bước 9: Chuẩn bị ứng phó với thay đổi

Sau khi kế hoạch chiến lược cấp chức năng được thông qua và chia sẻ, điều quan trọng là phải liên tục đo lường tiến độ so với mục tiêu đề ra, xem xét lại và giám sát kế hoạch để đảm bảo kế hoạch vẫn đang triển khai đúng hướng cũng như điều chỉnh chiến lược khi điều kiện kinh doanh thay đổi. Để làm điều này cần:

• Theo dõi các tín hiệu nhằm do lường hiệu quả kế hoạch chiến lược. 
• Hủy bỏ các dự án kém hiệu quả một cách nhanh chóng.
• Theo dõi và xác nhận các giả định theo định kỳ.

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch hành động chiến lược cấp chức này đã được thống nhất, đồng bộ các bước từ quản lý đến nhân viên nhằm tăng cơ hội triển khai chiến lược thành công khi liên tục theo dõi các tín hiệu rủi ro và đưa ra các cảnh báo điều chỉnh kịp thời. 

---

Trên đây là bài viết về 9 Bước Để Lập Kế Hoạch Chiến Lược Cấp Chức Năng Thành Công do GEM Global cung cấp nhằm mang tới cái nhìn sâu sắc về kế hoạch chiến lược cấp chức năng, góp phần giúp các nhà lãnh đạo sẵn sàng bứt phá trong năm 2023 đầy biến động.