Bộ phận nhân sự trong một công ty thường được yêu cầu xác định xem tổ chức có đủ số lượng nhân sự để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp hay không. Việc lập kế hoạch và phân tích số lượng nhân viên giúp các chuyên gia nhân sự đánh giá được nhu cầu về số lượng nhân viên hiện tại và tương lai phù hợp với nhu cầu ngân sách của tổ chức, đồng thời cũng dựa vào đó để phát triển một chiến lược về nhân sự dài hạn.

Tuy nhiên khi tiến hành phân tích số lượng nhân sự, người làm HR không thể tránh khỏi một số sai lầm phổ biến. Trong bài viết này, GEM Global sẽ chỉ ra những sai lầm dễ mắc phải và các mẹo hữu ích để tránh chúng.

I. Phân tích số lượng nhân sự là gì? 

Số lượng nhân sự đề cập đến số lượng người làm việc trong hoặc cho một công ty tại bất kỳ thời điểm nào, thường bao gồm những người làm việc toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ và hợp đồng/freelance.

Báo cáo số lượng nhân sự thường bao gồm các thông tin như chức danh công việc, trạng thái, thời gian đảm nhận vai trò, tuổi, nơi chốn và tuổi nghỉ hưu. Phân tích số lượng nhân sự cho phép người làm HR giám sát chặt chẽ các số liệu này và tìm kiếm các mẫu và xu hướng chính trong dữ liệu.

II. Vì sao phân tích số lượng nhân sự lại quan trọng? 

Phân tích số lượng nhân sự giúp các chuyên gia nhân sự và doanh nghiệp:

• Luôn cập nhật, cải thiện lực lượng lao động và lập kế hoạch kế nhiệm
• Nâng cao hiệu quả và năng suất trong toàn doanh nghiệp
• Tránh việc bị thừa nhân sự
• Đảm bảo có đủ nguồn lực và nền tảng công nghệ thích hợp cho số lượng nhân viên
• Đưa ra quy trình, quyết định và ngân sách tuyển dụng dựa trên dữ liệu.

Việc đo lường chính xác số lượng nhân viên dần trở nên quan trọng khi một tổ chức phát triển. Các nhà lãnh đạo nhân sự sau đó có thể nắm bắt chính xác số lượng và duy trì lực lượng lao động một cách hiệu quả.

Cách duy nhất có thể đo lường được để đáp ứng các mục tiêu về lực lượng lao động là sử dụng báo cáo và phân tích số lượng nhân viên. Phân tích này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được số lượng nhân viên tối ưu và đảm bảo có được các kỹ năng phù hợp trong lực lượng lao động của tổ chức, cũng như đạt được hiệu quả tối đa trong chiến lược nhân sự.

Xem thêm: +21 Nguồn Dữ Liệu Nhân Sự Quan Trọng Dành Cho Phân Tích Nhân Sự

Sai lầm #1: Không tính đến sự phát triển trong tương lai của công ty bạn

Khi tổ chức của bạn ngày càng phát triển, các chính sách và quy trình nhân sự hiện tại có thể sẽ không còn phù hợp và cần được sửa đổi. Nhưng một sai lầm phổ biến mà các công ty thường mắc phải chính là cố gắng mở rộng các chính sách được sử dụng trong giai đoạn khởi đầu hoặc khi còn dưới 50 nhân viên. Khi lực lượng lao động doanh nghiệp bạn phát triển lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên, những chính sách này sẽ không còn hiệu quả. Nếu tiếp tục sử dụng chiến lược này, doanh nghiệp bạn sẽ có thể thất bại trong quản lý đội ngũ nhân viên.

“Bạn có một công ty gồm 10 người và đang ngày càng phát triển. Về sau, tổ chức bạn lớn dần, có nhiều nhân sự hơn và bắt đầu cần có cơ cấu quản lý mới để phù hợp hơn, nhưng theo quán tính bạn cứ tiếp tục vận hành công ty theo cùng một cách như cũ. Lúc này, bạn cần dừng lại và nhận định rằng, “Chúng ta cần thời gian để sắp xếp lại cơ cấu nhân sự, và lần này phải có phương pháp cụ thể vì mọi thứ không còn như lúc ban đầu khi chỉ có 10 nhân viên nữa.’” – Dave Koslow, COO của DocSend nhận định.

Phương hướng giải quyết:

Một cơ cấu tổ chức rõ ràng sẽ giúp bộ phận nhân sự phát triển các kế hoạch về số lượng nhân sự tốt hơn, sớm phát hiện ra những khoảng cách năng lực (skill gap) và xác định phạm vi kiểm soát (span of control) lý tưởng khi công ty dần phát triển. Các cấu trúc phổ biến bao gồm cấu trúc dạng chức năng, dạng phẳng, ma trận và dạng nhóm.

Phát triển một sơ đồ tổ chức hoàn chỉnh sẽ giúp hiển thị trực quan cơ cấu tổ chức để mọi người có thể nhìn thấy và hiểu được các mối quan hệ, quy trình và trách nhiệm. Điều này cũng mang lại cho toàn bộ đội ngũ nhân sự sự rõ ràng về nhu cầu tuyển dụng cấp bách nhất, tình trạng thiếu hụt nhân tài và các tác động tiềm ẩn đến ngân sách.

Sai lầm #2: Không tiến hành phân tích khoảng cách năng lực (skill gap)

Phân tích khoảng cách năng lực là một quy trình thường bị bỏ qua khi tiến hành lập kế hoạch nhân sự. Nếu bạn không biết hôm nay từng nhân sự trong tổ chức đang đứng ở vị trí nào, thì sẽ rất khó để lập kế hoạch cho tương lai. Phân tích này cho thấy được sự khác biệt giữa trạng thái năng lực hiện tại trong tổ chức và trạng thái năng lực mà tổ chức mong muốn trong tương lai.

Phân tích khoảng cách năng lực giúp nhân sự xác định các kỹ năng và kiến thức còn thiếu ở nhân viên trong toàn tổ chức, sau đó có thể lập kế hoạch nhằm nâng cao/đào tạo lại kỹ năng, đầu tư vào L&D và tiến hành lập kế hoạch kế nhiệm để chuẩn bị đầy đủ cho các mục tiêu tương lai. Nếu không tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng, bạn sẽ không hiểu rõ về những điều đã nêu trên trong doanh nghiệp của mình, từ đó cũng sẽ không thể tạo ra các chiến lược tuyển dụng nhằm giải quyết những vấn đề này.

Phương hướng giải quyết:

Nên tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng bằng cả phương pháp thu thập thông tin/dữ liệu không phải số và thông tin/dữ liệu dạng số.

Cách tiếp cận phương pháp thu thập thông tin/dữ liệu không phải số dựa trên quá trình phát triển tổ chức. Người làm HR bắt đầu bằng cách xác định các kỹ năng cần thiết trong tổ chức của mình và quyết định mức độ quan trọng của chúng. Bước tiếp theo là thu thập các bộ dữ liệu khác nhau về năng lực của nhân viên và nhu cầu trong tương lai của tổ chức. Bước cuối cùng là tạo chiến lược phù hợp để giải quyết các lỗ hổng kỹ năng đã tìm thấy, có thể bao gồm đào tạo nhân viên đang làm việc hiện tại, tuyển dụng nhân viên mới có kỹ năng cần thiết hoặc thiết kế lại công việc của từng nhân sự.

Phương pháp thu thập thông tin/dữ liệu dạng số sẽ bắt đầu bằng việc đo lường khoảng cách về từng năng lực của nhân viên trong tất cả các lĩnh vực. Sau khi xác định được khoảng cách năng lực, tổ chức có thể phát triển và triển khai các hoạt động đào tạo nội bộ hoặc tìm kiếm chương trình đào tạo phù hợp để cải thiện vấn đề.

Sai lầm #3: Trong tuyển dụng ngắn hạn

Các chuyên gia nhân sự thường phải đối mặt với áp lực rất lớn từ các nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp trong việc giải quyết ngay lập tức các vấn đề về tuyển dụng ngắn hạn. Tuy nhiên, đây là một nhu cầu diễn ra liên tục trong hầu hết các tổ chức và việc tuyển dụng người mới ngay lập tức khi có một vị trí vừa bị bỏ trống không phải lúc nào cũng mang lại lợi ích cho công ty.

Khi thực hiện phân tích số lượng nhân viên, người làm HR phải đồng thời xem xét đến các mục tiêu kinh doanh dài hạn như: Ai là người phù hợp nhất cho công ty? Ai sở hữu những kỹ năng, năng lực và yếu tố cần thiết để khiến họ trở thành ứng viên hàng đầu cho tổ chức? Chúng ta cần những nhân viên có kỹ năng gì khi công nghệ ngày càng tiến bộ và doanh nghiệp ngày càng phát triển?

Đôi khi, việc tái cấu trúc một đội nhóm hoặc phân phối lại công việc cho nhân viên nên được cân nhắc là một quyết định dài hạn hơn là ngắn hạn.

Phương hướng giải quyết:

Có được insight chi tiết chuyên sâu hơn về nhu cầu lực lượng lao động trong tương lai của tổ chức bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu, chẳng hạn như:

• Tỷ lệ hao mòn lao động tự nhiên (natural attrition rates)
• Những nhân viên sắp nghỉ hưu
• Mức độ kỹ năng cần thiết của nhân viên cho sự phát triển trong tương lai
• Sự gắn kết của nhân viên
• Nhiệm kỳ của nhân viên

Sai lầm #4: Chỉ theo dõi số lượng nhân viên và bỏ qua các số liệu bổ sung

Một sai lầm phổ biến khác khi phân tích số lượng nhân sự là chỉ xem xét “số lượng nhân viên”. Điều này khiến cho người làm HR có sự hiểu biết rất hạn chế về lực lượng lao động hiện tại của doanh nghiệp.

Đo lường các số liệu bổ sung như tỷ lệ hao mòn lao động, doanh thu, nhiệm kỳ và rủi ro thua lỗ giúp người làm HR có thể phân tích chính xác hơn về lực lượng lao động của mình, và cũng với dữ liệu này có thể tạo một kế hoạch chi tiết hơn về các bước tiếp theo để định hướng chiến lược cho công ty đi đúng hướng.

Phương hướng giải quyết:

Các số liệu quan trọng khác cần quan tâm giúp bạn lập kế hoạch cho lực lượng lao động của mình, bao gồm:

• Tỉ lệ thay đổi nhân sự (%): Tỉ lệ phần trăm thay đổi nhân sự trong tổ chức (tự nguyện hoặc không tự nguyện). Con số này ảnh hưởng trực tiếp đến những thách thức tuyển dụng của HR.
• Phân phối nhiệm kỳ: Số năm làm việc trong một đội nhóm mục tiêu. Con số này cho biết thâm niên và thông tin về tổ chức của một nhóm nhân viên hoặc bộ phận cụ thể.
• Tỉ lệ nghỉ việc tự nguyện và không tự nguyện: Tỉ lệ người lao động rời tổ chức một cách tự nguyện và không tự nguyện. Nhóm nhân sự có tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện cao có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tính liên tục của hoạt động kinh doanh và thương hiệu của nhà tuyển dụng.
• Chế độ tiền lương cấp bậc (Salary scale distribution): Số lượng nhân viên ở các cấp bậc lương cụ thể trong một đội nhóm. Điều này cũng có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về mức độ thâm niên trong một nhóm.
• Phân chia rủi ro thua lỗ (Risk of loss distribution): Xếp hạng hoặc điểm số được đưa ra (bởi người quản lý hoặc từ mô hình phân tích dự đoán) để dự đoán xu hướng thay đổi trong một nhóm nhân viên. Điều này có thể giúp người làm HR phòng ngừa hoặc lập kế hoạch tốt hơn cho doanh thu trong tương lai.
• Phạm vi kiểm soát ̣(Span of control): Tính toán phạm vi kiểm soát cung cấp cho bạn số lượng nhân viên và báo cáo trực tiếp với người quản lý, đồng thời đánh giá hiệu quả tổng thể của từng người quản lý. Chỉ số này có thể giúp bộ phận nhân sự xác định xem họ có cần thuê thêm người quản lý hoặc nhân viên cho bất kỳ nhóm nào đó hay không.

Sai lầm #5: Thiếu dự báo chi phí trong tương lai

Đại dịch Covid-19 là hồi chuông cảnh tỉnh cho các doanh nghiệp khi thị trường đột ngột tăng trưởng cực kỳ biến động và khó lường. Các số liệu tài chính có thể dự đoán trước đây đang thay đổi liên tục và các công ty phải duy trì sự linh hoạt trong chiến lược của mình để tránh bị ảnh hưởng bởi các chi phí không lường trước được (chẳng hạn như tăng cường chăm sóc sức khỏe, chi phí cho nhân viên làm việc từ xa và thuế suất).

Nguồn lực nhân sự được xem như là chi phí và tài sản cao nhất của hầu hết các công ty, vì vậy dự báo chính xác chi phí trong tương lai và tích hợp điều này vào kế hoạch lực lượng lao động của tổ chức là điều cần thiết. Thuê quá nhiều nhân viên và sau đó để họ ra đi bởi phát sinh chi phí không lường trước sẽ tạo ra danh tiếng “hire and fire” (tuyển và sa thải) không lành mạnh trong doanh nghiệp của bạn, và điều này có thể làm tê liệt tinh thần đồng đội và văn hóa doanh nghiệp.

Người làm HR nên xem xét thêm dữ liệu về xu hướng thị trường tuyển dụng để giúp cải thiện việc lập ngân sách cho các vai trò cần tuyển dụng, và thuê đúng người đáp ứng yêu cầu phù hợp vào đúng thời điểm.

Phương hướng giải quyết:

Trước khi tuyển dụng, người làm HR cần phải biết ngân sách của mình sẽ được chi tốt nhất vào đâu. Việc thuê một nhân viên cho một vị trí cụ thể thì doanh nghiệp sẽ cần bao nhiêu tiền? Những nhân viên nào có nhiều khả năng mang lại doanh thu cao hơn cho công ty?

Để đưa ra những quyết định này, người làm HR cần tận dụng những công nghệ sẵn có và sử dụng dữ liệu thống kê theo thời gian thực để có cái nhìn về tương lai, tiến hành lập kế hoạch cho lực lượng lao động của mình. Một dự báo tài chính chi tiết được cập nhật liên tục cho phép các nhà lãnh đạo mảng kinh doanh và tài chính có cách tiếp cận linh hoạt hơn và điều chỉnh chiến lược của họ cho phù hợp. Ngoài ra, điều này còn giúp người làm HR có thể hình dung rõ hơn về chi phí của một nhân viên mới, bao gồm lương thưởng và bảo hiểm. Bạn có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm dự báo tài chính giúp các nhóm nhân sự và tài chính làm việc cùng nhau để phát triển chiến lược tuyển dụng và lực lượng lao động phù hợp dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Sai lầm #6: Không nhận được sự ủng hộ của các bên liên quan

Một trong những sai lầm phổ biến mà bộ phận nhân sự mắc phải là tiến hành phân tích số lượng nhân viên và lập kế hoạch nhân sự một cách độc lập thay vì hợp tác với nhóm lãnh đạo. Tuy nhiên việc nhận được sự hỗ trợ của các bên liên quan và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ngay từ đầu là điều cần thiết để mang đến cho người làm HR mọi cơ hội thành công khi hành động dựa trên kết quả.

Ngoài ra, hoạch định lực lượng lao động là điều không thể thiếu khi phát triển một chiến lược nhân sự hiệu quả, nhưng nó phải được liên kết với chiến lược và mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Đây là lý do tại sao kế hoạch về số lượng nhân viên của bạn phải được tạo ra với đội ngũ lãnh đạo và được họ ủng hộ.

Các thay đổi về quy trình, chính sách và nền tảng đều tiêu tốn chi phí, do đó người làm HR cũng cần được ký duyệt thông qua ngân sách. Nhưng nếu không có sự hỗ trợ rõ ràng từ ban lãnh đạo, các bên liên quan và quản lý trực tiếp, sẽ không dễ dàng để thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả và thu hút tất cả nhân viên cùng tham gia.

Phương hướng giải quyết:

Bạn cần kết hợp dữ liệu và phân tích đang thu thập được với thông tin chi tiết từ các bên liên quan và những người ra quyết định trong toàn doanh nghiệp, bao gồm các số liệu quan trọng được đề xuất bởi ban lãnh đạo ngay từ đầu để nhận được sự hỗ trợ và ủng hộ đầy đủ.

Truyền đạt những lợi ích thương mại của kế hoạch số lượng nhân viên và những rủi ro nếu nó không được thực hiện. Giải thích các số liệu sẽ sử dụng để thông báo chiến lược của mình, đồng thời xem xét và điều chỉnh kế hoạch thường xuyên để đáp ứng dữ liệu thời gian thực cả từ các nguồn bên trong và bên ngoài.

Sai lầm #7: Không theo dõi tiến trình

Phân tích số lượng nhân viên của doanh nghiệp không nên chỉ tiến hành mỗi năm một lần và sau đó không quan tâm đến nữa. Việc này cần phải duy trì linh hoạt, luôn được cập nhật, chỉnh sửa và có thể được tham khảo để cung cấp thông tin cho các quyết định quan trọng về chính sách và tuyển dụng. Đảm bảo tiếp tục kết hợp các mô hình tài chính, mục tiêu và số liệu của dữ liệu.

Chuyển việc phân tích số lượng nhân viên từ chiến thuật sang chiến lược bằng cách liên tục theo dõi và thực hiện các điều chỉnh dựa trên dữ liệu thời gian thực và mục tiêu của tổ chức. Lên lịch thời gian mỗi tuần để xem xét phân tích số lượng nhân viên của doanh nghiệp, xác định xem liệu phân tích này có giúp bạn đáp ứng mục tiêu và nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp chưa hay có cần điều chỉnh gì hay không.

Nếu bạn cần chỉnh sửa điều gì đó trong phân tích của mình, hãy thông báo cho những người liên quan để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và mọi người đều nắm được tiến trình của bạn. Nói chung, khi thực hiện phân tích bạn cần phải liên tục nỗ lực hợp tác với các bên liên quan và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là khi các thay đổi xảy ra và các kế hoạch cần được điều chỉnh.

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về Cách sử dụng trực quan hóa dữ liệu nhân sự để kể câu chuyện tạo ảnh hưởng. Sắp tới, GEM Global sẽ khai giảng khóa Analytics In Human Resource Management (Phân Tích Dữ Liệu Trong Quản Trị Nhân Sự) nhằm cung cấp toàn diện tư duy, kỹ năng và phương pháp Phân tích dự liệu trong Nhân sự nhằm nâng cao năng lực phân tích dữ liệu nhân sự và ứng dụng vào công việc thực tế.

🔻Khám phá chi tiết khóa học TẠI ĐÂY

Nguồn: AIHR, GEM Global biên soạn và biên dịch