HƯỚNG DẪN VÀ CÔNG THỨC ĐO LƯỜNG CÁC CHỈ SỐ NHÂN SỰ QUAN TRỌNG (P2)

Tiếp nối bài viết “Hướng dẫn và công thức đo lường các chỉ số nhân sự quan trọng (P1)”, trong bài viết này GEM Global sẽ mang đến cho bạn các công thức liên quan đến GIỮ CHÂN NHÂN VIÊN (RETENTION), giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển và thành công.

GIỮ CHÂN NHÂN VIÊN

Giữ chân nhân viên sẽ luôn là mối quan tâm hàng đầu của những nhà nhân sự, nhà tuyển dụng và quản lý. Giữ tỷ lệ duy trì cao giúp các công ty tiết kiệm chi phí tuyển dụng và quá trình đào tạo nhập môn, đồng thời nâng cao lòng trung thành và sự tin tưởng của nhân viên.

Dưới đây là một số số liệu chính để giúp đo lường tỷ lệ giữ chân nhân viên

1. eNPS – Employee net promoter score (Chỉ số đo lường gắn kết của nhân viên)

eNPS là thước đo đánh giá mức độ hài lòng trong công việc của mọi người bằng cách đo lường mức độ sẵn sàng giới thiệu công ty hiện tại của họ cho người khác. Nếu mọi người muốn bạn bè của họ tham gia, có thể nói rằng họ hài lòng một cách hợp lý khi làm việc tại công ty. Nếu họ bảo bạn bè tránh xa, đó là dấu hiệu của những vấn đề lớn hơn.

Trong tất cả các chỉ số nhân sự, eNPS là chỉ số dễ đo lường nhất. Gửi cho mọi người một bản khảo sát và hỏi, “Trên thang điểm từ 0-10, khả năng bạn sẽ giới thiệu công ty này là nơi làm việc là bao nhiêu?”

Chia mọi người thành “người ủng hộ” (9-10), “người bị động” (7-8) và “người không hài lòng” (0-6).

Công thức cho eNPS là:

Điểm giữa 10 – 20 là hợp lý, 20 – 30 là tốt, 40 – 50 là xuất sắc. Khi thiết kế khảo sát, tốt nhất bạn nên dành chỗ cho các câu trả lời mở có thể giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Để phân tích kỹ lưỡng hơn, hãy sắp xếp kết quả theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như theo bộ phận, vai trò, thời gian làm việc hoặc thậm chí theo giới tính, độ tuổi và chủng tộc. Điều này có thể giúp xác định xem có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong toàn công ty hoặc liên quan đến các nhóm cụ thể hay không.

Các công ty thường tiến hành khảo sát eNPS từ ba đến sáu tháng một lần. Quá trình liên tục này cho phép nhân viên của bạn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, cộng tác với người quản lý và chia sẻ trách nhiệm tập thể.

2. Career Path Ratio (Tỷ lệ lộ trình thăng tiến)

Người của bạn sẽ cảm thấy được trao quyền để phát triển theo mọi hướng.

Bằng cách sử dụng tỷ lệ lộ trình nghề nghiệp, bộ phận nhân sự có thể theo dõi các lần thăng tiến và bước chuyển tiếp để xem nhân viên đang phát triển, thay đổi và thích nghi như thế nào trong tổ chức.

Để tính toán số liệu này, hãy chia tổng số thăng tiến cho tổng của tất cả các lần thay đổi vị trí như thăng chức và tuyển dụng đặc biệt. Nên bắt đầu với khoảng thời gian xem lại ít nhất một năm để đảm bảo có đủ dữ liệu.

Con số này rất dễ tính đối với các công ty có sơ đồ tổ chức, chức danh và cấp bậc công việc rõ ràng. Phần phức tạp hơn là hiểu được vị trí của nhân viên và cách cải thiện. Cung cấp một số lộ trình thăng tiến và khuyến khích từ bên trong là điều rất quan trọng.

Khi chuyển động hoàn toàn theo chiều dọc, những nhân viên giỏi đã đạt đến mức trần thăng tiến của họ có thể cảm thấy “bị mắc kẹt”. Một tổ chức có quá nhiều người ở vị trí cấp lãnh đạo hoặc quản lý có thể vô tình đẩy những người giỏi ra xa. Và những công ty không khuyến khích nhân viên phát triển có thể khiến mọi người cảm thấy chán nản và bỏ đi.

Để hiểu nguyên nhân của vấn đề giữ chân, kiểm tra tỷ lệ lộ trình thăng tiến là một trong những cách tốt và hiệu quả.

3. Salary change (Sự thay đổi về lương bổng)

Mọi người muốn cảm thấy rằng họ đang phát triển trong công ty của họ, cả về con đường sự nghiệp và tiền lương. Một công ty không tăng lương theo thời gian nhiều khả năng sẽ có tỷ lệ nghỉ việc cao hơn khi mọi người rời đi để đến những công ty có thể chi trả cho họ nhiều tiền hơn.

KPI về thay đổi lương trình bày các thay đổi về lương cơ bản của công ty bạn theo thời gian, giúp bạn đưa ra các dự đoán và ước tính chi phí lương một cách có cơ sở.

Để tính toán thay đổi lương, bạn đo lường sự khác biệt giữa tổng giá trị lương cơ bản trong hai khoảng thời gian và chia cho tổng lương cơ bản trong khoảng thời gian trước đó. Sau đó, nhân số này với 100 để biết phần trăm thay đổi về lương.

Bạn có thể tính toán thay đổi lương trên toàn bộ công ty hoặc lọc theo nhóm, bộ phận hoặc một phân khúc cụ thể. Tỷ lệ phần trăm thấp cho thấy nhóm này ít được tăng lương và có thể ảnh hưởng đến việc giữ chân nhân viên.

4. Absenteeism rates (Tỷ lệ vắng mặt)

Khi sự vắng mặt trở thành thói quen hoặc được thực hiện mà không có lý do chính đáng, điều này có thể làm giảm năng suất. Nếu một người trở nên không đáng tin cậy, cả đội nhóm sẽ cảm thấy điều đó. Đó là lý do tại sao khi nói về việc vắng mặt, chúng ta cần phân biệt giữa vắng mặt có phép và không phép.

Sự vắng mặt có lý do được lên lịch trước và giúp những người còn lại trong nhóm có đủ thời gian để thay đổi khối lượng công việc. Sự vắng mặt không lý do đến mà không báo trước và khiến các đội rơi vào tình thế khó khăn. Những ngày ốm đau và những lần vắng mặt ngoài kế hoạch khác sẽ xảy ra, nhưng khi nó cứ tiếp tục xảy ra mà không có lý do chính đáng, thì các nhà lãnh đạo cần phải giải quyết vấn đề đó.

Ví dụ, theo HR Dive, “những lần vắng mặt liên quan đến đại dịch đã khiến người sử dụng lao động phải trả hơn 78,4 tỷ đô la — gần 1 tỷ đô la mỗi tuần.”

Để tính tỷ lệ vắng mặt của công ty, hãy chia số lần vắng mặt không lý do cho lượng thời gian được đo và nhân kết quả với 100.

Tỷ lệ vắng mặt của một công ty phải càng gần bằng 0 càng tốt.

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng vắng mặt, chẳng hạn như người quản lý không tốt, căng thẳng tại nơi làm việc, kiệt sức và cảm xúc chung liên quan đến nhân viên không gắn kết, chẳng hạn như cảm thấy bị đánh giá thấp hoặc công việc của họ không có tác dụng gì.

Tuy nhiên, cũng có thể có những lý do khác. Yếu tố Bradford là một loại đo lường vắng mặt cụ thể để đo lường các cá nhân cũng như thời lượng và tần suất vắng mặt.

Để đo lường Yếu tố Bradford của ai đó, hãy sử dụng công thức Bradford: S² x D = B

Ở đây, “S” là “spells”, có nghĩa là số lần vắng mặt trong một khoảng thời gian nhất định. Bình phương số này rồi nhân với “D” cho “days”, nghĩa là tổng số ngày một người vắng mặt.

Bradford Factor không chỉ đo lường số ngày nghỉ mà tập trung vào số lần vắng mặt. Nó dựa trên lý thuyết rằng những lần vắng mặt ngắn hơn, thường xuyên hơn sẽ gây bất lợi cho tổ chức hơn những lần vắng mặt dài hơn, ít thường xuyên hơn.

Khi bạn sử dụng Yếu tố Bradford, điểm cao hơn phản ánh tác động tiêu cực đáng kể hơn đối với doanh nghiệp. Điểm dưới 50 không đáng lo ngại. Đây là một số liệu nhân sự mà điểm càng thấp càng tốt.

Nếu bạn thấy một thành viên trong nhóm thường xuyên vắng mặt trong thời gian ngắn, thì đó có thể là một dấu hiệu cảnh báo về sức khỏe và/hoặc phúc lợi của họ chứ không nhất thiết là về thái độ của họ đối với công việc. Trong trường hợp này, việc lên lịch gặp mặt trực tiếp để thảo luận về tình huống của họ có thể giúp họ có được các nguồn lực cần thiết để giải quyết mọi vấn đề.

5. Presenteeism rates (Tỷ lệ làm việc quá sức)

Điều này xảy ra khi nhân viên của bạn làm việc nhưng không có sự gắn kết. Có thể họ bị ốm, kiệt sức hoặc làm việc trong môi trường độc hại. Bất kể nguyên nhân là gì, các chuyên gia đã ước tính rằng tỷ lệ làm việc quá sức khiến các công ty thiệt hại hơn 150 tỷ đô la do mất năng suất.

Tỷ lệ có mặt khó tính toán hơn tỷ lệ vắng mặt, nhưng bạn có thể có ý tưởng chung bằng cách khảo sát mọi người bằng những câu hỏi như: “Bạn đi làm bao nhiêu phần trăm thời gian trong tuần nhưng không hiệu quả?”

Nhân số giờ bị mất mỗi năm với mức lương trung bình mỗi giờ cho tổ chức để có được tổng chi phí.

6. Đào tạo và phát triển

Hầu hết các giám đốc điều hành (72%) trong cuộc khảo sát về Nguồn nhân lực Toàn cầu của Deloitte năm 2021 cho biết khả năng thích ứng, đào tạo lại kỹ năng và đảm nhận vai trò mới của mọi người là yếu tố quan trọng nhất hoặc thứ hai giúp các công ty đối mặt với những gián đoạn trong tương lai. L&D và nâng cao kỹ năng là những cách quan trọng để giải quyết khoảng cách kỹ năng, tối ưu hóa tài năng, thu hút và giữ chân nhân viên.

Các phép đo phổ biến về ROI của đào tạo bao gồm tỷ lệ hoàn thành khóa học, điểm khóa học, khảo sát sự hài lòng của nhân viên và chi phí. Nhưng các phép đo khác có thể liên kết chặt chẽ hơn với tác động của đào tạo đối với kết quả kinh doanh.

Đo lường năng suất của nhân viên trước và sau khi đào tạo để phát hiện sự cải thiện. Một cuộc khảo sát về mức độ gắn kết của nhóm có thể cho biết liệu một nhà lãnh đạo có giao tiếp hiệu quả hơn sau khi đào tạo so với trước đó hay không. KPI cho sự linh động có thể xác định xem mọi người có được thăng chức sau khi đào tạo hay không và dữ liệu về tỷ lệ giữ chân có thể cho biết liệu mọi người có rời đi hay không.

Nói chung, các công ty nên tập trung vào việc tạo ra một nền văn hóa công ty toàn diện, ấm áp và thân thiện. Điều này không chỉ cung cấp các đặc quyền của công ty như một nhà bếp đầy ắp món ăn và có một bàn bi-a. Thay vào đó, sẽ cung cấp một môi trường nơi mọi người cảm thấy họ thuộc về và có thể phát huy hết khả năng của mình để làm việc.

Xem thêm bài viết: +21 Nguồn Dữ Liệu Nhân Sự Quan Trọng Dành Cho Phân Tích Nhân Sự

SỬ DỤNG HRIS ĐỂ THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU NHÂN SỰ

Mặc dù có thể đo lường một số KPI bằng tay hoặc thông qua bảng tính, nhưng đây không phải là cách bền vững để duy trì cái nhìn hiện tại và chính xác về công ty. Vì lý do này, nhiều công ty sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) để thu thập và phân tích dữ liệu của họ.

Với HRIS, họ có thể thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, giảm thiểu các silo (trạng thái tâm lý khi một số bộ phận không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với những người khác trong cùng một công ty). Phân tích nâng cao luôn sẵn sàng giúp bạn hiểu dữ liệu một cách rõ ràng để bạn có thể nhanh chóng đưa ra các quyết định tốt hơn và sáng suốt hơn.

VÍ DỤ VỀ CHỈ SỐ CON NGƯỜI TRONG THỰC TẾ: PHÁT TRIỂN MẠNH MẼ HƠN VỚI DỮ LIỆU

Theo nghiên cứu của HiBob, các giám đốc điều hành đồng ý rằng chức năng nhân sự rất quan trọng đối với sự thành công của công ty họ.

Các nhà lãnh đạo nhân sự đóng một vai trò ngày càng quan trọng trong các tổ chức ngoài chức năng của con người. Trong môi trường ngày nay, các công ty dựa vào các nhà lãnh đạo nhân sự để giúp đưa ra các quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Với trách nhiệm ngày càng tăng này, các nhà lãnh đạo nhân sự phải dựa trên dữ liệu nhiều hơn. Điều đó đòi hỏi phải truyền qua các nguồn dữ liệu vô tận và cộng tác với các chức năng khác để đưa ra các quyết định hợp lý và nhanh chóng.

Các số liệu được nêu trong hướng dẫn này có thể được các nhóm nhân sự sử dụng để chủ động giải quyết các mối quan tâm của mọi người trước khi chúng bắt đầu ảnh hưởng đến tỷ lệ tuyển dụng, tỷ lệ giữ chân và mức độ tương tác.

Trước đây, chỉ các tổ chức lớn mới có thể sử dụng các chiến lược nhân sự dựa trên dữ liệu như vậy. Nhưng công nghệ nhân sự hiện đại đang giúp các công ty dễ dàng phân tích, sử dụng và cung cấp dữ liệu mà các nhà lãnh đạo nhân sự cần để dẫn dắt công ty của họ đến thành công.

Kiến thức mà HR có thể thu thập được về con người tác động đến toàn bộ cấu trúc và chiến lược của tổ chức. Với nền tảng nhân sự và phân tích con người phù hợp, các công ty có thể kết hợp các chỉ số nhân sự này với các dữ liệu kinh doanh khác, chẳng hạn như thống kê tài chính và các gói bồi thường, để tối đa hóa hiệu quả và thúc đẩy thành công lâu dài.

Nguồn: HiBob