HƯỚNG DẪN VÀ CÔNG THỨC ĐO LƯỜNG CÁC CHỈ SỐ NHÂN SỰ QUAN TRỌNG (P1)

Tận dụng và khai thác hiệu quả dữ liệu nhân sự công ty không phải là một công việc dễ dàng đối với các nhà Nhân sự và Lãnh đạo nói chung. Thực tế, các công ty có sẵn quá nhiều luồng dữ liệu đến nỗi các nhà lãnh đạo cần trợ giúp để tiêu hóa tất cả thông tin để đưa ra quyết định đúng đắn. Thông thường, các công ty lớn sẽ có đội ngũ chuyên gia phân tích dữ liệu nhân sự để giúp sàng lọc thông tin và cung cấp thông tin chi tiết.

Thế nhưng, cho dù tổ chức của bạn không có chuyên viên phân tích dữ liệu nhân sự hoặc công nghệ nhân sự tinh vi, bạn vẫn có thể sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đánh giá doanh nghiệp của mình và đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu sáng suốt mà bạn cần để đảm bảo thành công cho doanh nghiệp.

Trong bài viết hướng dẫn này, GEM Global sẽ mang đến cho bạn hướng dẫn và các công thức đo lường chỉ số nhân sự quan trọng, giúp xác định sự thành công của doanh nghiệp.

TUYỂN DỤNG

Nghiên cứu gần đây của HiBob được thực hiện ở Châu Âu và Hoa Kỳ cho thấy 30% chuyên gia nhân sự coi việc tuyển dụng, giới thiệu và tìm kiếm nhân tài là trọng tâm kinh doanh chính trong sáu tháng tới.

Việc tạo ra một quy trình tuyển dụng suôn sẻ có sự tham gia của tất cả các bên liên quan – chẳng hạn như tài chính, người quản lý tuyển dụng và pháp lý – giúp bộ phận nhân sự xây dựng quy trình làm việc mạnh mẽ để họ có thể tuyển dụng nhân tài tốt hơn nhanh hơn. Sau đây là các số liệu chính để giúp đo lường tuyển dụng.

1. Time to fill và Time to hire

Time to fill và Time to hire là hai trong số các số liệu tuyển dụng quan trọng nhất — nhưng chúng không giống nhau. Sự khác biệt nhỏ nhưng có ý nghĩa, Time to fill là thời gian từ lúc xác định nhu cầu tuyển cho tới lúc tuyển thành công một ứng viên. Time to hire là khoảng thời gian từ lúc một ứng viên ứng tuyển vào một vị trí mởi cho tới lúc ứng viên chấp nhận công việc.

Công thức tính Time to fill: Số ngày từ lúc đăng tuyển một công việc lên, cho tới ngày tuyển được nhân sự tương ứng.

Công thức tính Time to hire: Số ngày khi nhân viên mới bắt đầu quá trình tuyển dụng, cho tới ngày tuyển được nhân sự tương ứng.

Industry Today trích dẫn điểm chuẩn về thời gian để bổ sung nhân sự là 42 ngày, trong khi Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực (SHRM) đặt chi phí trung bình cho mỗi lần thuê là 4.683 đô la.

Thời gian để bổ sung nhân sự có thể được đo lường trên toàn công ty hoặc theo bộ phận hoặc theo vai trò. Chi phí tuyển dụng cao hoặc dành nhiều thời gian cho các cuộc phỏng vấn, quy trình càng trở nên tốn kém.

Đi sâu vào hai chỉ số này có thể giúp bộ phận nhân sự tìm ra những điểm chậm trễ trong cả quy trình tuyển dụng (chẳng hạn như đăng tin tuyển dụng sai kênh hoặc quá ít nhà tuyển dụng để xử lý nhiều hồ sơ ứng viên) và quy trình phỏng vấn (người phụ trách phản hồi chậm, phức tạp hóa vấn đề, hoặc liên quan đến quá nhiều người trong việc ra quyết định).

2. Quality-of-hire (Chất lượng tuyển dụng)

Chất lượng tuyển dụng, thước đo giá trị mà một nhân viên mới bổ sung cho một tổ chức, được coi là “chén thánh” của các chỉ số nhân sự. Trong một nghiên cứu trên LinkedIn, 88% chuyên gia tuyển dụng cho biết dữ liệu này hữu ích. Tuy nhiên, chưa đến một nửa (48%) cho biết họ hiện đang sử dụng nó.

Điểm chất lượng tuyển dụng lành mạnh cho thấy rằng các nhà tuyển dụng mang đến những người giỏi, các nhà quản lý hỗ trợ các nỗ lực duy trì và những người được tuyển dụng mới phát triển tốt trong vai trò mới của họ. Bạn có thể đo điểm này bằng cách xem xét một số chỉ số nhân sự chính, dựa trên các mục tiêu và ưu tiên của công ty.

Trước tiên, các công ty cần xác định số liệu họ muốn tập trung vào, chỉ định một số từ 1-5 để đo lường hiệu quả của nhân viên liên quan đến số liệu, sau đó tính toán như công thức trên hình.

Nghiên cứu của LinkedIn cho thấy ba chỉ số hàng đầu về chất lượng tuyển dụng là tỷ lệ giữ chân nhân viên, mức độ gắn kết của nhân viên và điểm đánh giá hiệu suất. Danh sách các số liệu có thể đo lường dài và đa dạng.

Chất lượng tuyển dụng có thể được đo lường liên tục trong suốt thời gian một người làm việc tại công ty hoặc thậm chí trước đó.

Chất lượng trước khi tuyển dụng là một biện pháp dự đoán dựa trên ấn tượng của người phỏng vấn, giới thiệu, điểm số trong các bài kiểm tra năng lực và hiệu suất trong các bài tập/đánh giá. Một phép đo chất lượng trước khi tuyển dụng chính xác có thể giúp dự đoán thành công trong tương lai của ứng viên tại một công ty và một số nghiên cứu cho thấy rằng “các tổ chức đầu tư vào trải nghiệm mạnh mẽ của ứng viên sẽ cải thiện chất lượng tuyển dụng của họ lên 70%”.

Chất lượng tuyển dụng có thể được đo lường vào cuối giai đoạn 90 ngày giới thiệu bằng cách xem xét thành công của nhân viên mới trong vai trò của họ, sự thích nghi xã hội và hiệu suất hàng ngày. Đánh giá của người quản lý và phản hồi 360 độ cũng có thể giúp đo lường chất lượng tuyển dụng ở giai đoạn đầu này.

3. Employee growth rate (Tốc độ tăng trưởng nhân viên)

Một công ty lành mạnh được định vị thành công là có sự phát triển và bổ sung thêm các thành viên mới. Tốc độ tăng trưởng của công ty đo lường mức độ tăng trưởng hoặc thu hẹp của một công ty trong khoảng thời gian cụ thể. Một số dương cho thấy tốc độ tăng trưởng dương, tức là công ty đang phát triển. Số âm cho thấy tốc độ tăng trưởng âm và số người rời đi cao hơn số người gia nhập công ty.

Đo lường tốc độ tăng trưởng của nhân viên có thể giúp HR hiểu được các mô hình tăng trưởng trong một tổ chức và lập kế hoạch tốt hơn cho tương lai. Công ty càng phát triển, nhu cầu của nó sẽ càng phức tạp hơn.

Để tính tốc độ tăng trưởng trong công ty của bạn, hãy so sánh số lượng nhân viên tại hai thời điểm khác nhau và chia số đó cho số lượng nhân viên tại khoảng thời gian thứ hai. Tốc độ tăng trưởng thường được thể hiện dưới dạng phần trăm.

Bạn cũng có thể tính tốc độ tăng trưởng của nhân viên trong một nhóm cụ thể trong tổ chức của mình, chẳng hạn như theo nhóm hoặc phòng ban.

Các KPI nhân sự khác liên quan đến sự phát triển của công ty bao gồm số lượng nhân viên trong công ty, số lượng nhân viên mới được tuyển dụng và số lượng nhân viên bị chấm dứt hợp đồng trong một khung thời gian cụ thể.

DEI&B

Các chuyên gia nhân sự đã quen thuộc với thuật ngữ DE&I cho sự đa dạng (Diversity), công bằng (Equity) và hòa nhập (Inclusion). Nhưng chữ “B” mang ý nghĩa thuộc về (Belonging) là cần thiết phải có bởi mọi người cần nhiều hơn là sự đa dạng, công bằng và hòa nhập để làm việc được tốt nhất. Họ phải cảm thấy họ là một phần không thể thiếu của tổ chức, nơi họ được nhìn nhận, lắng nghe và đánh giá cao.

Dưới đây là các số liệu để đo lường một cách khách quan những nỗ lực đa dạng và thành công của công ty, đồng thời xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

1. Pay gap (Chênh lệch mức lương thanh toán)

Không một nhà lãnh đạo lương thưởng hay chuyên gia nhân sự nào có thể giải quyết khoảng cách lương theo giới tính, đây là một vấn đề toàn cầu. Tuy nhiên, HR thực sự có khả năng thay đổi cuộc trò chuyện và ưu tiên thu hẹp khoảng cách lương.

Tại Hoa Kỳ, khoảng cách thanh toán theo giới tính giữa nam và nữ hiện ở mức 18%—có nghĩa là phụ nữ kiếm được khoảng 82 xu cho mỗi đô la. Nhưng khoảng cách lương cũng thay đổi theo chủng tộc và dân tộc.

Theo Cục Thống kê Lao động, phụ nữ da trắng kiếm được 82,3% so với nam giới da trắng, phụ nữ da đen kiếm được 85% so với đàn ông da đen, phụ nữ châu Á chỉ kiếm được 79% so với nam giới châu Á và phụ nữ gốc Tây Ban Nha kiếm được 85,7%. như những người đàn ông gốc Tây Ban Nha.

Để tính chênh lệch lương, hãy so sánh mức lương trung bình của hai nhóm khác nhau. Ví dụ: để đo khoảng cách về lương giữa nam và nữ, hãy tìm mức lương trung bình cho mỗi giới. Tiếp theo, trừ đi mức lương trung bình của phụ nữ từ mức lương trung bình của nam giới.

Lấy con số này, chia cho mức trung bình của nam giới và nhân nó với 100 để có phần trăm chênh lệch giữa hai nhóm. Trung bình tiền lương có thể đo lường khoảng cách lương tương tự (trung bình so sánh mức lương trung bình của mỗi nhóm).

Những khoảng cách này được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm có thể giúp các chuyên gia nhân sự hiểu được những khác biệt rõ ràng và tiềm ẩn trong cách áp dụng văn hóa và chính sách của tổ chức đối với các nhóm giới tính, chủng tộc và dân tộc khác nhau.

Khi xem xét khoảng cách về thu nhập theo giới tính, bạn cũng nên xem xét kỹ lưỡng tính giao thoa – khi mọi người có thể có nhiều danh tính khiến họ gặp bất lợi trong xã hội.

Ví dụ: phụ nữ Da đen và gốc Tây Ban Nha phải đối mặt với chênh lệch lương theo giới vì họ kiếm được ít tiền hơn nam giới và chênh lệch lương theo chủng tộc vì họ kiếm được ít hơn phụ nữ da trắng. Các bản sắc xã hội khác, chẳng hạn như khuyết tật, dân tộc, giai cấp, cân nặng và ngoại hình có thể kết hợp với giới tính và dẫn đến những bất lợi bổ sung về tiền lương.

Ý nghĩa của chênh lệch lương là ngay lập tức (mức lương hiện tại), tích lũy (tổng thiệt hại suốt đời) và liên quan đến lợi ích (sự khác biệt phi tiền tệ). Với dữ liệu này trong tay, HR có thể làm việc để xây dựng một hệ thống giải quyết những bất bình đẳng hiện có và ngăn ngừa những sai lầm trong tương lai.

2. Salary range penetration (Thâm nhập phạm vi lương)

Mỗi mô tả công việc trong một tổ chức nên đi kèm với một mức lương ước tính. Mặc dù đôi khi có thể có sai lệch so với phạm vi này đối với các ứng viên đặc biệt, nhưng phạm vi này phải phản ánh mức lương tiêu chuẩn cho vị trí này. Sử dụng phạm vi được chỉ định này, bộ phận nhân sự có thể tính toán mức thâm nhập phạm vi lương của một người nào đó – có nghĩa là họ ở bao xa trong phạm vi của mình.

Kiểm tra sự khác biệt trong thâm nhập phạm vi tiền lương có thể giúp tiết lộ các vấn đề về khoảng cách thanh toán. Thực hành tốt là tiến hành kiểm tra tiền lương thường xuyên và so sánh tiền lương cho các thành viên trong nhóm có vai trò tương tự với số lượng kinh nghiệm tương tự.

3. Salary average (Lương trung bình)

Một số liệu tương tự được sử dụng để phát hiện khoảng cách lương là mức lương trung bình. Đo lường mức lương trung bình theo nhóm, bộ phận, nhân khẩu học của nhân viên hoặc tổ chức.

Để tính mức lương trung bình, hãy cộng tất cả các mức lương trong nhóm bạn đã chọn và chia cho số người trong nhóm đó.

Mức lương trung bình là thước đo nhân sự quan trọng để hiểu được sự đa dạng, công bằng, hòa nhập và thuộc về tổ chức của bạn. Bằng cách chia nhỏ mức lương trung bình của bạn theo nhân khẩu học (tuổi, chủng tộc, giới tính, dân tộc, khuynh hướng tính dục, v.v.), bạn sẽ có thể xác định bất kỳ sự bất bình đẳng nào hiện có trong tổ chức của mình vượt ra ngoài vai trò và sự khác biệt của chúng.

4. Gender diversity ratio (Tỷ lệ đa dạng giới tính)

Để hiểu được sự phân chia giới tính trong nhóm của bạn, cách dễ nhất là đo lường ở dạng tỷ lệ. Sử dụng các tỷ lệ sẽ giúp bạn biết mức độ đa dạng của toàn bộ tổ chức, trong các nhóm và các nhóm khác.

Tỷ lệ đa dạng giới tính được sử dụng để xác định xem có sự đại diện hợp lý hoặc công bằng cho những người thuộc các giới tính khác nhau trong tổ chức của bạn hay không. Nó được sử dụng phổ biến nhất để đo tỷ lệ nam và nữ nhưng cũng có thể bao gồm cả những người không thuộc hệ nhị phân.

Để tính tỷ lệ đa dạng giới tính của công ty bạn, bạn cần chia nhân viên của mình thành các nhóm dựa trên giới tính đã công bố và sau đó chia họ thành những con số nhỏ nhất.

Tỷ lệ đa dạng cũng có thể đo lường mức độ đại diện của các loại nhóm khác nhau trong tổ chức của bạn, chẳng hạn như chủng tộc, sắc tộc hoặc độ tuổi. Để một công ty thể hiện rằng họ quan tâm đến DEI&B, công ty đó phải đặt tiền đúng chỗ: Công ty phải nuôi dưỡng một nền văn hóa hòa nhập, tôn vinh sự đa dạng và mang lại cơ hội thành công cho những người thuộc nhóm dân cư thiểu số.

Bằng cách theo dõi và xem xét các chỉ số này, bộ phận nhân sự có thể đảm bảo rằng mọi người từ tất cả các nhóm và tầng lớp xã hội đều được đại diện tốt trong các nhóm của họ và nhận được mức lương xứng đáng.

5. ERG ratio (tỉ lệ ERG)

Nhóm nguồn lực nhân viên (ERG) giúp thúc đẩy DEI&B và văn hóa công ty, tăng sự gắn bó và kết nối mọi người với cộng đồng. Bạn có thể đo lường mức độ hài lòng và mức độ tương tác thông qua khảo sát và theo dõi mức độ tham gia.

Bước đầu tiên để đo lường tỷ lệ tham gia là xác định thành viên tích cực trông như thế nào. Sử dụng công thức sau để tìm tỷ lệ tham gia các cuộc họp hoặc sự kiện phát triển do ERG tài trợ của công ty bạn.

Các số liệu khác có thể so sánh tỷ lệ thăng tiến và duy trì của thành viên với những người không phải là thành viên.

6. DEI&B initiative metrics (Số liệu sáng kiến DEI&B)

Đánh giá sự tiến bộ của công ty về sự đa dạng, công bằng, hòa nhập và thuộc về bằng cách đo lường nhận thức về nó. Bạn có thể đo lường tỷ lệ phần trăm nhân viên hoặc khách hàng biết về cam kết của công ty đối với DEI&B hoặc những người tham gia thảo luận trực tuyến về các chủ đề liên quan. Nếu bạn đã thiết lập các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như thiết lập một chương trình cố vấn, hãy theo dõi tiến trình của công ty bạn về những mục tiêu đó.

Việc đo lường một số khía cạnh của DEI&B, chẳng hạn như tuyển dụng và giữ chân, rất đơn giản. Nếu bạn muốn cải thiện sự đa dạng trong tuyển dụng, hãy bắt đầu với nhóm ứng viên của bạn (xem công thức để đánh giá xem bạn có bao gồm đủ người trong nhóm ứng viên của mình hay không trên hình).

Tiếp theo, hãy xem tỷ lệ phần trăm các ứng viên đa dạng được tuyển dụng so với tất cả các ứng viên được tuyển dụng. Tìm hiểu sâu hơn một chút về những công việc (và mức lương) mà các ứng viên đã chấp nhận. Nếu phần lớn các ứng viên đa dạng chấp nhận công việc cấp thấp hơn hoặc công việc tương tự với mức lương thấp hơn, thì điều này cần phải xem xét kỹ hơn.

Việc thu thập các số liệu nhân viên hòa nhập và thuộc về phức tạp hơn. Những người không cảm thấy hòa nhập sẽ rời khỏi công ty. Xem doanh thu theo nhân khẩu học cho các nhóm và phòng ban. Xem xét thời điểm phụ nữ và người da màu được thăng chức so với những người đồng cấp của họ. Hiệu suất và cơ hội sẽ tác động đến thống kê này, nhưng bạn vẫn có thể tìm kiếm các xu hướng có thể chỉ ra vấn đề.

Nhân khẩu học của một bộ phận hoặc hội đồng quản trị công ty cũng có thể chỉ ra các vấn đề về hòa nhập, đặc biệt nếu những nhóm đó bao gồm các đồng nghiệp và người quen lâu năm. Tìm hiểu sâu hơn bằng các cuộc khảo sát để tìm hiểu xem mọi người có cảm thấy được tôn trọng, có giá trị và tham gia hay không.

Nguồn: HiBob