Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Là Gì? Các Bước Xây Dựng Quy Trình Quản Lý Nhân Sự Tối Ưu

Mỗi doanh nghiệp, công ty đều có quy mô khác nhau, càng phức tạp thì việc vận hành và quản lý nhân sự cũng sẽ càng thêm khó khăn. Điều cốt lõi nhất ở đây nằm ở việc xây dựng quy trình quản lý nhân sự, nếu quy trình không chặt chẽ sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị cũng như công việc kinh doanh. Vậy quy trình quản lý nhân sự là gì? Làm cách nào để xây dựng một quy trình chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp? Hãy cùng GEM Global tìm hiểu qua bài viết bên dưới!

I. Thế Nào Là Quy Trình Quản Lý Nhân Sự?

Nhân sự là yếu tố chủ chốt trong doanh nghiệp, không có nhân sự thì doanh nghiệp không thể vận hành. Do đó việc quản lý nhân sự để đạt hiệu quả cao nhất là một trong những công việc cần thiết hàng đầu mà nhà lãnh đạo phải làm.

Quy trình quản lý nhân sự bao gồm việc khai thác, sử dụng và quản lý nhân sự một cách hiệu quả và hợp lý. Để làm được điều này, nhà lãnh đạo hay quản lý cần xây dựng quy trình gồm hoạt động tuyển dụng, đào tạo, hoạch định nội bộ, các quy tắc chung giúp gắn kết nhân viên và tối ưu hóa công việc.

II. Vì Sao Nhà Lãnh Đạo Cần Quan Tâm Quy Trình Quản Lý Nhân Sự?

Sau đại dịch COVID-19, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải đối mặt với một loạt thách thức mới, trong đó nhấn mạnh tầm quan trọng, thậm chí là cần thiết của sự linh hoạt và khả năng thích ứng trong kinh doanh. Khi cách thức hoạt động của các công ty thay đổi để giải quyết những thách thức mới này, bộ phận nhân sự đã tăng cường trở thành đối tác chiến lược trong đổi mới kinh doanh và thiết lập kế hoạch cho tương lai của doanh nghiệp, bao gồm:

• Công ty sẽ phát triển như thế nào. Các doanh nghiệp cần đánh giá những cách thức mà doanh nghiệp có thể dựa vào để phát triển, chẳng hạn như đào tạo và ứng dụng công nghệ được sử dụng để hỗ trợ tăng trưởng.
• Công ty nên hoạt động như thế nào. Điều này bao gồm áp dụng các mô hình làm việc mới cho một nơi làm việc linh hoạt hơn, thiết lập nhiều chính sách và quy trình quan tâm đến con người hơn, đơn giản hóa hệ sinh thái nhân sự hiện có và cải thiện tốc độ ra quyết định.
• Làm thế nào để công ty xác định chính nó. Điều này bao gồm xác định mục đích, văn hóa và giá trị kinh doanh cho cả khách hàng và nhân viên.

Do đó, có thể thấy được điều cần thiết là các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải xem xét lại chức năng của quy trình nhân sự tại công ty mình — như tuyển dụng, duy trì, quản lý và phát triển hiệu suất — và đảm bảo rằng chúng được xây dựng và quản lý theo cách thúc đẩy sự linh hoạt, tăng khả năng thích ứng của doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang phát triển và nhu cầu của nhân viên.

III. Mục Đích Của Quản Lý Nhân Sự

Quy trình quản lý nhân sự có phạm vi rộng và liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp của bạn. Quản lý nhân sự là một cách tiếp cận để giám sát tất cả mọi người và giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động.

Nếu không xây dựng quy trình quản lý, đội ngũ nhân sự của bạn có thể bị choáng ngợp bởi cảm giác lộn xộn và thiếu nhất quán. Có thể kể đến 3 lợi ích khi doanh nghiệp có quy trình quản lý:

• Các quy trình làm việc được tối ưu hiệu quả, và đây cũng là mục đích chính của việc xây dựng quy trình quản lý nhân sự.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp.

IV. Chi Tiết Quy Trình Quản Lý Nhân Sự

1. Thiết lập hệ thống tuyển dụng nhân sự

Quy chế quản lý nhân sự

Quy chế quản lý nhân sự là các chính sách, quy định chính thức và cụ thể mà các doanh nghiệp đưa ra để tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và khen thưởng nhân viên đang làm việc tại công ty mình.

Nhìn chung, quy chế của các doanh nghiệp phải bao gồm:

• Chính sách tuyển dụng: gồm tuyển dụng, định hướng nhân viên mới và thử việc.
• Chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: nhằm nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn của nhân viên, cải thiện chất lượng nguồn nhân lực theo kế hoạch, định hướng phát triển của doanh nghiệp.
• Chính sách đãi ngộ và tiền lương: bao gồm các vấn đề về lương thưởng (phúc lợi, hình thức thanh toán lương, chu kỳ trả lương,…), số ngày nghỉ lễ, Tết, ngày phép, chế độ thai sản, nghỉ dưỡng,…

Quy chế quản lý đóng vai trò trong việc gắn kết nhân viên và nhà lãnh đạo. Mỗi doanh nghiệp đều có những quy chế riêng tùy thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng nhìn chung đều hướng đến mục tiêu mang lại cho nhân viên môi trường làm việc lành mạnh, thoải mái, an toàn và tích cực với các tiêu chuẩn về lợi ích vật chất.

Hệ thống văn bản quy phạm nội bộ

Hệ thống văn bản quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tổng thể các quy chế, quy trình, quy định, và các văn bản mang tính bắt buộc chung phù hợp với lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. Hệ thống này bao gồm:

• Văn bản định chế: các quy chế, quy định, quy trình, hướng dẫn,…
• Văn bản cá biệt: các quyết định, công văn, báo cáo, biên bản, tờ trình,… 

Văn bản quy phạm nội bộ được xem như một hành lang pháp lý quan trọng trong việc điều hành, giúp các nhà lãnh đạo không phải can thiệp quá sâu vào từng người nhân viên, để họ tự động có ý thức, điều chỉnh bản thân từ suy nghĩ đến hành vi khi đang công tác tại doanh nghiệp.

Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là toàn bộ giá trị văn hóa của một doanh nghiệp, được xây dựng nên trong suốt quá trình vận hành và phát triển, hình thành nên quy tắc, lối xử sự chung và chi phối suy nghĩ cũng như hành vi của các thành viên trong tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp tạo nên sự khác biệt, dựa trên các yếu tố:

• Sứ mệnh, tầm nhìn: gồm các mục tiêu cụ thể mà công ty đặt ra như mục tiêu dài hạn, ngắn hạn, mục tiêu trong suốt quá trình hoạt động và mục tiêu theo từng giai đoạn.
• Giá trị mà công ty đang có: gồm đội ngũ nhân sự, môi trường làm việc, hình thức và phương pháp làm việc, khách hàng,…

Để xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, người lãnh đạo cần:

• Xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của doanh nghiệp
• Tập trung soạn thảo, xây dựng và thực hiện các khía cạnh của văn hóa nội bộ
• Đánh giá kết quả việc thực hiện văn hóa doanh nghiệp
• Củng cố và điều chỉnh lại những điểm chưa phù hợp

2. Thực thi quy trình quản lý nhân sự

Bước 1: Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là quá trình thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn đến phỏng vấn và có khả năng làm việc cho công ty của bạn. Các chuyên gia nhân sự của bạn cần sở hữu tất cả các bước cần thiết để tuyển dụng nhân tài. Tùy theo vị trí tuyển dụng, nghiệp vụ yêu cầu và quy định của công ty mà bước tuyển dụng có thể được áp dụng linh hoạt, không có khuôn khổ chung.

Một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả và cụ thể bao gồm:

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: xem xét vị trí nào đang thiếu, vì sao cần bổ sung, nhân viên đã và đang đảm nhận vị trí đó đang làm việc như thế nào,…
• Chuẩn bị mô tả chi tiết yêu cầu công việc: vị trí, thời gian tuyển dụng, yêu cầu công việc, yêu cầu chuyên môn hay kỹ năng, quyền lợi và mức lương,…
• Tìm kiếm nguồn nhân sự: thông qua các nguồn tuyển dụng nội bộ hoặc bên ngoài
• Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ: bộ phận Nhân sự tiếp nhận, xử lý và phân tích hồ sơ ứng viên, chọn lọc phù hợp với yêu cầu công việc
• Tổ chức phỏng vấn, kiểm tra trình độ: tùy theo yêu cầu công việc đơn giản hay phức tạp mà bộ phận Nhân sự và bộ phận đang yêu cầu tuyển dụng tổ chức phỏng vấn hợp lý
• Ra quyết định tuyển dụng: sau phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn ứng viên phù hợp nhất để bắt đầu thử việc (không quá 2 tháng), sau đó đưa ra đánh giá và quyết định người đó có thể tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp hay không.
• Định hướng nhân viên mới: sau thời gian thử việc, nhà tuyển dụng cần hỗ trợ nhân viên mới các kiến thức chuyên môn trong công việc, cho tham gia các chương trình đào tạo,…

Bước 2: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một bước vô cùng quan trọng, vừa để giúp nâng cao trình độ của nhân viên, vừa là một yếu tố để nhân viên thêm gắn bó, đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp. Thông qua việc đào tạo, nhân viên sẽ có tinh thần trách nhiệm cao, tăng khả năng thích ứng với môi trường công nghệ mới, ngày càng cố gắng thăng tiến trong công việc.

Xác định nhu cầu đào tạo

Để thực hiện đào tạo và phát triển nhân lực, nhà lãnh đạo cần xác định nhu cầu đào tạo hiện tại trong doanh nghiệp nằm ở mức độ nào, đó có thể là mức độ tổ chức, phòng ban hay cá nhân, từ đó đưa ra các kế hoạch, chương trình đào tạo phù hợp.

Xác định được mục tiêu, nhu cầu đào tạo thông qua các báo cáo, đánh giá của nhân viên sẽ giúp nâng cao hiệu quả của việc đào tạo, tạo điều kiện cho nhân viên phát triển đúng chuyên môn và đáp ứng được yêu cầu công việc.

Xây dựng chương trình đào tạo

Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học, bài giảng giúp truyền đạt những kiến thức liên quan đến chuyên môn, kỹ năng cần thiết cho một người nhân viên phù hợp với nhu cầu đào tạo đã được định hướng trước. Xây dựng chương trình đào tạo có thể cân nhắc các yếu tố sau:

• Xác định đúng nội dung đào tạo, sắp xếp và phân bổ theo hệ thống một cách hợp lý
• Đề ra các nguyên tắc về ý nghĩa của việc đào tạo, truyền đạt đến nhân viên ý nghĩa và lợi ích khi tham gia đào tạo
• Xem xét những nhân viên nào thích hợp để tham gia vào chương trình đào tạo
• Cân nhắc về tình hình tài chính, cán bộ giảng dạy, thời gian, phương tiện đào tạo của doanh nghiệp, để đưa ra quyết định đào tạo trong nội bộ hay từ một tổ chức chuyên đào tạo khác ở bên ngoài

Thực hiện việc đào tạo

Sau khi đã xây dựng xong chương trình đào tạo, nhà lãnh đạo cần xem xét thực hiện việc đào tạo như thế nào, có thể dựa trên các phương pháp:

• Đào tạo nhà quản lý/chuyên viên: phương pháp nghiên cứu tình huống, phương pháp hội nghị, mô hình ứng xử,…
• Đào tạo nhân viên trực tiếp sản xuất/nhân viên nghiệp vụ: học nghề, sử dụng công cụ mô phỏng, đào tạo chính quy,…

Đánh giá chương trình đào tạo

Khi chương trình đào tạo kết thúc, nhà lãnh đạo có thể đánh giá hiệu quả thông qua:

• Thái độ của người học
• Kết quả học tập
• Cách áp dụng vào công việc thực tế
• Kết quả học của nhân viên ảnh hưởng như thế nào đến công việc chung của tổ chức
• Nhu cầu học tập của nhân viên trong tương lai

Bước 3: Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc và xây dựng kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp. Việc hoạch định bao gồm các bước:

Phân tích mục tiêu của doanh nghiệp

Nhu cầu nhân lực phụ thuộc vào chính sách và định hướng của doanh nghiệp. Vì vậy, việc phân tích các mục tiêu chiến lược sẽ giúp nhà lãnh đạo xác định rõ ràng các yếu tố đầu vào cần thiết để vận hành và phát triển tổ chức.

Xác định nhu cầu nhân lực

Nhà lãnh đạo có thể xác định nhu cầu nhân lực thông qua các phương pháp như: dự đoán của chuyên gia; xác định xu hướng; dự đoán nhu cầu nhân lực theo đơn vị; hồi quy tuyến tính đơn nhất; phân tích tương quan;…

Xác định nguồn cung nhân lực

Người chủ doanh nghiệp cần xác định nguồn cung nhân lực trong nội bộ, xác định cung cầu để sẵn sàng hoạch định, đảm bảo đủ nhân lực cho mọi hoạt động tại tổ chức.

Cân đối cung cầu nhân lực

Nhà lãnh đạo nên nhận định rõ thực trạng nguồn nhân lực hiện có và mức độ sử dụng hiện tại để điều chỉnh cho phù hợp như thuyên chuyển, đề bạt, đào tạo, sắp xếp lại, tuyển dụng thêm,…

Đánh giá thực hiện hoạch định

Việc đánh giá thực hiện hoạch định có thể dựa trên một số tiêu chí: kết quả đạt được có khớp với kế hoạch đã đề ra hay chưa, từ đó có cơ sở đánh giá về nguồn nhân lực mới; chỉ ra những thiếu sót, sai lệch trong quá trình thực hiện so với mục tiêu ban đầu và tìm ra nguyên nhân, đề xuất biện pháp cải thiện.

GEM Global đã chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết nhất về quy trình quản lý nhân sự, hi vọng các nhà lãnh đạo, những người hiện đang làm chủ doanh nghiệp có thể dựa vào để xây dựng và cải thiện bộ máy vận hành của tổ chức mình hiệu quả hơn.

GEM Global tổng hợp và biên soạn